PAGE會計檔案定期檢查制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會計檔案管理，確保會計檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計檔案管理。（三）定義1.會計檔案：是指公司在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。2.定期檢查：是指按照規(guī)定的時間間隔，對會計檔案的保管、整理、利用等情況進(jìn)行全面檢查和評估。二、會計檔案的范圍和分類（一）會計檔案的范圍1.會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證。2.會計賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財務(wù)會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告。4.其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。（二）會計檔案的分類1.按形成時間分類，可分為年度會計檔案、季度會計檔案、月度會計檔案等。2.按檔案內(nèi)容分類，可分為會計憑證類、會計賬簿類、財務(wù)會計報告類、其他會計資料類等。三、會計檔案的整理和歸檔（一）整理要求1.會計憑證應(yīng)按編號順序排列，附件應(yīng)整齊地粘貼在記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明附件張數(shù)。2.會計賬簿應(yīng)按頁次順序連續(xù)登記，不得跳行、隔頁。年度終了，應(yīng)將各賬戶的余額結(jié)轉(zhuǎn)下年，并在摘要欄注明“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣；在下一會計年度新建有關(guān)會計賬簿的第一行余額欄內(nèi)填寫上年結(jié)轉(zhuǎn)的余額，并在摘要欄注明“上年結(jié)轉(zhuǎn)”字樣。3.財務(wù)會計報告應(yīng)按規(guī)定的格式和內(nèi)容編制，數(shù)字準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，并由單位負(fù)責(zé)人、主管會計工作的負(fù)責(zé)人、會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會計主管人員）簽名并蓋章。4.其他會計資料應(yīng)分類整理，裝訂成冊，并編制目錄。（二）歸檔程序1.會計年度終了后，由會計機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)將會計檔案整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。2.當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。3.移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證保管期限為30年。2.會計賬簿保管期限為30年，其中固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務(wù)會計報告保管期限為年度財務(wù)會計報告永久保管，月度、季度、半年度財務(wù)會計報告保管期限為10年。4.其他會計資料保管期限為銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，納稅申報表保管期限為10年，會計檔案移交清冊保管期限為30年，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書永久保管。（二）保管地點1.公司應(yīng)設(shè)立專門的會計檔案保管庫（室），配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，確保會計檔案的安全保管。2.會計檔案保管庫（室）應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。3.會計檔案保管庫（室）應(yīng)設(shè)置防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）保管要求1.會計檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立索引目錄，便于查找和利用。2.會計檔案應(yīng)妥善保管，不得隨意堆放、毀損、散失或泄密。3.會計檔案管理人員應(yīng)定期對會計檔案進(jìn)行檢查和核對，確保會計檔案的完整和準(zhǔn)確。4.對電子會計檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。五、會計檔案的查閱和借閱（一）查閱程序1.本公司人員查閱會計檔案，應(yīng)填寫《會計檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到會計檔案保管部門查閱。2.外單位人員查閱會計檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)陪同，并不得將會計檔案攜帶出保管庫（室）。3.查閱會計檔案時，不得在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。（二）借閱程序1.本公司人員借閱會計檔案，應(yīng)填寫《會計檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到會計檔案保管部門辦理借閱手續(xù)。2.外單位人員借閱會計檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱時，應(yīng)簽訂《會計檔案借閱協(xié)議》，明確借閱期限、借閱范圍、歸還時間等事項，并由專人負(fù)責(zé)陪同，不得將會計檔案攜帶出公司。3.借閱期限一般不得超過[X]天，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管會計檔案，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、丟失或擅自銷毀。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還會計檔案。六、會計檔案的鑒定和銷毀（一）鑒定程序1.公司應(yīng)定期對已到保管期限的會計檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)由公司財務(wù)部門牽頭，會同檔案管理部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)會計檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對會計檔案進(jìn)行逐一審查，并提出鑒定意見。3.經(jīng)鑒定仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由鑒定小組提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊。（二）銷毀程序1.會計檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)公司負(fù)責(zé)人簽署意見后，報上級主管部門備案。2.銷毀會計檔案時，應(yīng)由公司檔案管理部門、財務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告公司負(fù)責(zé)人。3.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。七、會計檔案管理的監(jiān)督和檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對會計檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.會計檔案的整理、歸檔、保管、查閱、借閱、鑒定和銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.會計檔案管理人員是否履行職責(zé)，是否存在違規(guī)操作行為。3.會計檔案保管設(shè)施是否安全可靠，是否存在安全隱患。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年至少進(jìn)行一次全面的會計檔案管理檢查，檢查內(nèi)容包括會計檔案的整理、歸檔、保管、查閱、借閱、鑒定和銷毀等情況。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對會計檔案管理的某個環(huán)節(jié)或某些會計檔案進(jìn)行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項檢查：針對會計檔案管理中存在的突出問題或重要事項，開展專項檢查，深入分析原因，提出改進(jìn)措施。（四）問題處理1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)部門或人員限期整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。2.對違反本制度規(guī)定的行為，應(yīng)視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的處罰。對