PAGE鄭州大學(xué)檔案借閱制度一、總則1.目的為了加強學(xué)校檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，保障檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于鄭州大學(xué)各學(xué)院、部門及個人借閱學(xué)校各類檔案的活動。3.基本原則檔案借閱應(yīng)遵循嚴(yán)格審批、確保安全、限時歸還的原則，未經(jīng)許可，任何人不得擅自查閱、借閱檔案。二、檔案分類及借閱權(quán)限1.黨群類檔案內(nèi)容范圍：包括學(xué)校黨委及各黨群部門在工作中形成的各類文件、會議記錄、組織建設(shè)、宣傳教育等方面的檔案。借閱權(quán)限：學(xué)校黨委成員、黨群部門負(fù)責(zé)人因工作需要可借閱相關(guān)檔案；涉及重要機密的黨群類檔案，須經(jīng)黨委書記批準(zhǔn)方可借閱。2.行政類檔案內(nèi)容范圍：涵蓋學(xué)校行政機構(gòu)在行政管理、教學(xué)管理、科研管理、人事管理、財務(wù)管理等工作中形成的檔案。借閱權(quán)限：學(xué)校行政領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要可借閱相關(guān)檔案；涉及重大決策、敏感信息的行政類檔案，需經(jīng)校長審批后借閱。3.教學(xué)類檔案內(nèi)容范圍：包含學(xué)校教學(xué)管理部門、各學(xué)院在教學(xué)計劃、課程建設(shè)、教學(xué)改革、學(xué)生成績管理等方面形成的檔案。借閱權(quán)限：學(xué)校教學(xué)管理部門工作人員、各學(xué)院教學(xué)秘書、任課教師因教學(xué)研究、課程評估等工作需要可借閱相關(guān)檔案；學(xué)生因畢業(yè)論文、課程設(shè)計等需要查閱部分教學(xué)檔案，須經(jīng)所在學(xué)院批準(zhǔn)。4.科研類檔案內(nèi)容范圍：主要是學(xué)?？蒲泄芾聿块T、各科研項目組在科研項目申報、研究過程、成果鑒定等環(huán)節(jié)形成的檔案。借閱權(quán)限：學(xué)?？蒲泄芾聿块T工作人員、項目負(fù)責(zé)人、參與科研項目研究的人員可借閱相關(guān)檔案；涉及科研機密的檔案，需經(jīng)科研主管領(lǐng)導(dǎo)審批，并嚴(yán)格限制借閱范圍。5.基建類檔案內(nèi)容范圍：包括學(xué)?；窘ㄔO(shè)項目從項目立項、規(guī)劃設(shè)計、施工到竣工驗收等全過程形成的檔案。借閱權(quán)限：學(xué)?；ü芾聿块T工作人員、項目建設(shè)單位相關(guān)人員因工作需要可借閱相關(guān)檔案；查閱重要基建檔案需經(jīng)基建主管領(lǐng)導(dǎo)同意。6.設(shè)備類檔案內(nèi)容范圍：涵蓋學(xué)校購置、使用、維護各類教學(xué)、科研、行政設(shè)備過程中形成的檔案。借閱權(quán)限：學(xué)校設(shè)備管理部門工作人員、設(shè)備使用部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)技術(shù)人員可借閱相關(guān)檔案；涉及設(shè)備核心技術(shù)資料的檔案，借閱需經(jīng)設(shè)備主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。三、借閱申請與審批1.申請流程借閱人需填寫《鄭州大學(xué)檔案借閱申請表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、類別、借閱目的、預(yù)計歸還日期等信息。申請表應(yīng)提交至檔案管理部門。2.審批流程檔案管理部門收到借閱申請表后，根據(jù)借閱權(quán)限進行審核。對于權(quán)限范圍內(nèi)的借閱申請，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)；超出權(quán)限的申請，需報送相應(yīng)的主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，檔案管理部門留存申請表副本，并通知借閱人辦理借閱手續(xù)。四、借閱手續(xù)辦理1.借閱登記借閱人憑批準(zhǔn)后的申請表到檔案管理部門辦理借閱登記手續(xù)。檔案管理人員需對借閱人的身份信息、借閱檔案信息進行詳細(xì)登記，包括借閱人姓名、單位、聯(lián)系方式、借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱日期、預(yù)計歸還日期等。2.借閱憑證發(fā)放檔案管理部門向借閱人發(fā)放《鄭州大學(xué)檔案借閱憑證》，借閱人需妥善保管。借閱憑證是借閱檔案的唯一合法憑證，借閱人應(yīng)在憑證規(guī)定的范圍內(nèi)使用檔案。3.檔案交付檔案管理人員根據(jù)借閱申請表和借閱登記信息，按照規(guī)定的程序為借閱人提供所借閱的檔案。交付檔案時，雙方應(yīng)進行認(rèn)真核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、檔案內(nèi)容完整無損。五、借閱期限與歸還1.借閱期限規(guī)定各類檔案的借閱期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度設(shè)定。一般情況下，短期借閱檔案的期限為[X]個工作日，中期借閱檔案的期限為[X]個自然月，長期借閱檔案的期限為[X]個自然年。特殊情況需延長借閱期限的，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。2.歸還要求借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前將所借閱的檔案歸還至檔案管理部門。歸還時，檔案管理人員需對歸還檔案進行仔細(xì)檢查，確保檔案齊全、完整，無缺頁、損壞、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)檔案有問題，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。檔案管理人員在確認(rèn)檔案無誤后，在借閱登記冊上注明歸還日期，并注銷借閱憑證。六、檔案利用限制1.查閱范圍限制借閱人只能在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，未經(jīng)許可不得擅自將檔案帶出指定場所。查閱檔案時，應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。對于涉及保密內(nèi)容的檔案，借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。2.復(fù)制限制借閱人如需復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)事先向檔案管理部門提出申請。經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人按照規(guī)定的程序進行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明復(fù)制日期、份數(shù)等信息。復(fù)制后的檔案應(yīng)與原件具有同等效力，借閱人需妥善保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。3.特殊檔案利用限制對于涉及學(xué)校重大機密、知識產(chǎn)權(quán)等特殊檔案，其利用受到更為嚴(yán)格的限制。借閱此類檔案需經(jīng)學(xué)校保密委員會或相關(guān)知識產(chǎn)權(quán)管理部門批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。借閱人必須嚴(yán)格按照協(xié)議要求使用檔案，不得泄露檔案內(nèi)容，不得用于與工作無關(guān)的目的。七、檔案安全與保密1.安全保障措施檔案管理部門應(yīng)采取必要的安全保障措施，確保檔案在借閱過程中的安全。檔案存放場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，定期對檔案進行檢查和維護。借閱人在使用檔案時，應(yīng)注意保護檔案安全，不得將檔案置于不安全的環(huán)境中，不得擅自對檔案進行拆解、裝訂等操作。2.保密責(zé)任借閱人在借閱檔案過程中應(yīng)承擔(dān)保密責(zé)任，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和學(xué)校的保密制度。不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容，不得利用檔案謀取私利。對于違反保密規(guī)定的行為，學(xué)校將依法依規(guī)追究責(zé)任。檔案管理部門工作人員在檔案借閱管理過程中，也應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對借閱人的身份信息、借閱檔案內(nèi)容等予以保密。八、監(jiān)督與檢查1.定期檢查學(xué)校檔案管理部門應(yīng)定期對檔案借閱情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括借閱登記記錄、檔案歸還情況、檔案利用限制執(zhí)行情況等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進行整改。2.違規(guī)處理如發(fā)現(xiàn)借閱人違反本制度規(guī)定，檔案管理部門應(yīng)視情節(jié)輕重給予警告、暫停借閱權(quán)限、直至取消借閱資格等處理。對于因違規(guī)借閱導(dǎo)致檔案丟失、損壞、泄露等嚴(yán)重后果的，學(xué)校將依法依規(guī)追究借閱人的法律責(zé)任。同時，對于檔案管理部門工作人員在檔案借閱管理過程中存在的違規(guī)行為，也將按照學(xué)校相