PAGE公路路政管理檔案制度一、總則（一）目的為加強公路路政管理檔案工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在路政管理中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織公路路政管理工作中形成的各類檔案的管理，包括路政許可檔案、路政巡查檔案、路政處罰檔案、路政賠償檔案、路政宣傳檔案以及其他與路政管理相關(guān)的檔案資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公路路政管理檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實反映路政管理工作的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，手續(xù)完備。3.安全保密原則采取必要的安全保密措施，保護(hù)檔案的安全，防止檔案的泄露、損毀和丟失。同時，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不被非法利用。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于路政管理人員查閱和利用，提高工作效率，為路政管理決策提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本公司/組織公路路政管理檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計和利用公路路政管理檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案收集、整理工作，對歸檔文件進(jìn)行審核，確保歸檔質(zhì)量。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和維護(hù)，改善檔案保管條件。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高路政管理人員的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。（二）路政業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門路政管理文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，定期將本部門的文件材料移交檔案管理部門歸檔。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用工作，提供必要的信息和資料。4.負(fù)責(zé)對本部門保管的檔案進(jìn)行定期檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時向檔案管理部門報告。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，具備專業(yè)知識和技能，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.做好檔案的保管、保護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色的檔案及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和統(tǒng)計工作，按照規(guī)定程序辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時催還借出的檔案。5.嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，確保檔案信息安全。6.積極參與檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.路政許可檔案：包括路政許可申請書、申請人身份證明、申請材料、現(xiàn)場勘查記錄、許可決定書、許可證副本等。2.路政巡查檔案：包括巡查計劃、巡查記錄、巡查報告、巡查照片、視頻資料等。3.路政處罰檔案：包括立案審批表、調(diào)查詢問筆錄、證據(jù)材料、處罰決定書、送達(dá)回執(zhí)、執(zhí)行情況記錄等。4.路政賠償檔案：包括賠償申請書、事故現(xiàn)場照片、損失清單、賠償決定書、賠償支付憑證等。5.路政宣傳檔案：包括宣傳活動方案、宣傳資料、宣傳報道、宣傳照片、視頻資料等。6.其他與路政管理相關(guān)的檔案資料，如會議記錄、工作計劃、總結(jié)報告、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的可讀性和可利用性。4.路政業(yè)務(wù)部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時將相關(guān)文件材料移交檔案管理部門，不得積壓或自行留存。（三）整理方法1.分類按照路政管理業(yè)務(wù)類別，將檔案分為路政許可、路政巡查、路政處罰、路政賠償、路政宣傳等類別，每個類別下再根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容等進(jìn)行細(xì)分。2.編號對每一份檔案編制唯一的檔案編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年度、流水號等信息，便于管理和查找。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱和保存。四、檔案的保管（一）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。1.永久保管反映路政管理工作重大事件、重要決策、歷史沿革等具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。2.長期保管在較長時間內(nèi)對路政管理工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為10年至50年。3.短期保管在較短時間內(nèi)對路政管理工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為1年至10年。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，并配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。2.檔案架（柜）應(yīng)堅固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)安全可靠，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等，對清查結(jié)果應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并形成清查報告。五、檔案的利用（一）利用范圍本公司/組織內(nèi)部路政管理人員因工作需要可以查閱、借閱檔案。外單位因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.路政管理人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱、借閱的檔案名稱、日期、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門辦理手續(xù)。2.檔案管理部門對查閱、借閱申請進(jìn)行審核，符合規(guī)定的，予以辦理，并提供相應(yīng)的檔案。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.借閱檔案一般不得超過規(guī)定期限，確需延期的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損毀、丟失檔案。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱、借閱日期、查閱人或借閱人姓名、部門、檔案名稱、用途、歸還日期等信息。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、路政業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及相關(guān)專業(yè)人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定方法1.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對到期檔案進(jìn)行全面審查和評估。2.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對已失去保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點進(jìn)行，并采用適