PAGE文化服務(wù)中心檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)文化服務(wù)中心檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于文化服務(wù)中心各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案由文化服務(wù)中心綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門和個(gè)人不得擅自留存、銷毀檔案。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映文化服務(wù)中心的工作活動(dòng)和歷史面貌，確保檔案內(nèi)容完整無缺。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理文化服務(wù)中心各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、接收、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作，確保檔案的安全和完整。4.開展檔案的查閱、借閱服務(wù)，為文化服務(wù)中心各項(xiàng)工作提供檔案支持。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。6.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）各部門檔案管理人員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案材料齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的檔案移交綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作，及時(shí)提供所需檔案資料。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與文化服務(wù)中心工作有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。2.文化服務(wù)中心制定的各種規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。3.各類會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。4.文化活動(dòng)的策劃方案、組織實(shí)施資料、照片、視頻等。5.文化服務(wù)中心工作人員的人事檔案、考核材料、獎(jiǎng)懲記錄等。6.文化設(shè)施建設(shè)、設(shè)備采購、維護(hù)等方面的文件資料。7.文化服務(wù)中心與其他單位簽訂的合同、協(xié)議等。8.其他具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，及時(shí)將本部門形成的檔案材料收集齊全。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，紙張質(zhì)量符合要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集和保存。（三）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行初步整理，按照檔案分類方案進(jìn)行分類。2.對(duì)分類后的檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫卷內(nèi)目錄和備考表。3.將整理好的檔案材料裝訂成冊(cè)，編制檔案盒封面和脊背標(biāo)簽。4.各部門檔案管理人員定期將整理好的檔案移交綜合檔案室，辦理交接手續(xù)。四）檔案的整理與分類（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化管理和檢索。（二）分類方法文化服務(wù)中心檔案采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法。1.年度：按照文件形成的年度進(jìn)行分類。2.機(jī)構(gòu)：按照文化服務(wù)中心內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行分類。3.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，將檔案分為永久、長期和短期三種保管期限。永久保管的檔案主要是反映文化服務(wù)中心主要職能活動(dòng)和歷史面貌的重要文件；長期保管的檔案是在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)文化服務(wù)中心工作有查考利用價(jià)值的文件；短期保管的檔案是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)文化服務(wù)中心工作有參考價(jià)值的文件。（三）整理要求1.對(duì)歸檔的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)排列，去除無關(guān)的紙張、金屬物等。2.對(duì)破損的文件進(jìn)行修補(bǔ)，字跡模糊或褪色的文件進(jìn)行復(fù)制。3.按照規(guī)定的格式和要求填寫檔案目錄、備考表等。4.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、排列有序、編號(hào)規(guī)范、編目準(zhǔn)確。五、檔案的編目與編號(hào)（一）編目1.編制卷內(nèi)文件目錄，包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)、備注等項(xiàng)目。2.填寫備考表，注明卷內(nèi)文件的數(shù)量、整理情況、缺損情況等。3.編制檔案盒封面，包括全宗名稱、年度、機(jī)構(gòu)、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等內(nèi)容。4.編制檔案盒脊背標(biāo)簽，包括全宗號(hào)、年度、機(jī)構(gòu)、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等內(nèi)容。（二）編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)年度機(jī)構(gòu)保管期限件號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號(hào)：由上級(jí)檔案管理部門賦予文化服務(wù)中心的編號(hào)。3.年度：文件形成的年度，采用公元紀(jì)年，如“2023”。4.機(jī)構(gòu)：文化服務(wù)中心內(nèi)部機(jī)構(gòu)代碼，如“辦公室”“文化活動(dòng)部”等。5.保管期限：“永久”“長期”“短期”。6.件號(hào)：每件檔案的順序號(hào)。六、檔案的保管與保護(hù)（一）保管條件1.綜合檔案室應(yīng)具備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、防盜門、除濕機(jī)、防蟲藥、防鼠板等。3.檔案架應(yīng)牢固、整齊，便于檔案的存放和查找。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，不同保管期限、不同機(jī)構(gòu)的檔案應(yīng)分開存放。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，如檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等情況，應(yīng)采取相應(yīng)的措施進(jìn)行修復(fù)和處理。3.對(duì)破損或字跡褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）檔案的鑒定與銷毀1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否仍有保存價(jià)值。2.成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。3.對(duì)已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)文化服務(wù)中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息徹底銷毀。5.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.文化服務(wù)中心工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱與文化服務(wù)中心相關(guān)的檔案，須經(jīng)文化服務(wù)中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交綜合檔案室審核。3.綜合檔案室根據(jù)查閱申請(qǐng)表，確定查閱檔案的范圍和數(shù)量，并安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。4.查閱人在指定地點(diǎn)查閱檔案，查閱過程中應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合檔案室，辦理歸還手續(xù)。（三）借閱范圍1.文化服務(wù)中心工作人員因工作需要借閱檔案，須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.外單位因工作需要借閱與文化服務(wù)中心相關(guān)的檔案，須經(jīng)文化服務(wù)中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂借閱協(xié)議。（四）借閱程序1.借閱人填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交綜合檔案室審核。3.綜合檔案室根據(jù)借閱申請(qǐng)表，確定借閱檔案的范圍和數(shù)量，并辦理借閱手續(xù)。4.借閱人領(lǐng)取檔案時(shí)，應(yīng)檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有問題及時(shí)向綜合檔案室反映。5.借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。6.借閱人歸還檔案時(shí)，綜合檔案室應(yīng)檢查檔案的歸還情況，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人的責(zé)任。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表