PAGE會計電子檔案保管制度一、總則（一）目的為了加強公司會計電子檔案的管理，確保會計電子檔案的安全、完整和有效利用，根據《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬單位的會計電子檔案管理工作。（三）定義1.會計電子檔案：指公司在進行會計核算等過程中形成的，記錄和反映經濟業(yè)務事項的電子會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等電子會計資料。2.保管期限：根據會計檔案的重要性和性質，確定不同的保管期限，包括永久、定期（如3年、5年、10年、15年、25年等）。二、會計電子檔案的形成與收集（一）會計電子檔案的形成1.公司財務部門應按照國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定，使用合法、合規(guī)的會計軟件進行會計核算，確保會計電子檔案的真實性、完整性和準確性。2.在會計核算過程中，應及時將各項經濟業(yè)務數據錄入會計信息系統(tǒng)，形成電子會計憑證、會計賬簿等。電子會計憑證應具備完整的原始憑證信息，包括發(fā)票、報銷單等紙質憑證的電子影像或電子數據鏈接。（二）會計電子檔案的收集1.財務部門應定期對會計電子檔案進行收集和整理。每月末，應對當月形成的會計電子檔案進行分類、編號，并存儲到指定的存儲介質或存儲系統(tǒng)中。2.在收集過程中，應確保電子檔案的格式統(tǒng)一、命名規(guī)范，便于后續(xù)的查找和管理。會計電子檔案的命名應包含年份、月份、檔案類別、序號等關鍵信息，如“202301會計憑證001”。三、會計電子檔案的存儲（一）存儲介質1.公司應選擇安全可靠的存儲介質存儲會計電子檔案，如磁帶、磁盤、光盤、移動硬盤等。存儲介質應具備良好的讀寫性能和數據保護功能，能夠有效防止數據丟失和損壞。2.對于重要的會計電子檔案，應采用多種存儲介質進行備份，并分別存儲在不同的物理位置，以防止因自然災害、設備故障等原因導致數據丟失。（二）存儲系統(tǒng)1.公司應建立專門的會計電子檔案存儲系統(tǒng)，對會計電子檔案進行集中存儲和管理。存儲系統(tǒng)應具備數據加密、訪問控制、數據備份與恢復等功能，確保會計電子檔案的安全性和可靠性。2.在存儲系統(tǒng)中，應按照會計檔案的類別和保管期限進行分類存儲，建立清晰的目錄結構，便于快速查找和調用。同時，應定期對存儲系統(tǒng)進行維護和檢查，確保系統(tǒng)的正常運行。（三）存儲環(huán)境1.會計電子檔案的存儲環(huán)境應保持適宜的溫度、濕度和通風條件，防止因環(huán)境因素導致存儲介質損壞或數據丟失。2.存儲場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保會計電子檔案的安全存儲。四、會計電子檔案的保管期限與銷毀（一）保管期限1.會計電子檔案的保管期限應按照國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準執(zhí)行。具體保管期限如下：會計憑證：保管期限為30年。會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等保管期限為30年；固定資產卡片在固定資產報廢清理后保管5年。財務會計報告：月度、季度、半年度財務會計報告保管期限為10年；年度財務會計報告保管期限為永久。其他會計資料：銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年；會計檔案移交清冊保管期限為30年；會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊保管期限為永久。2.對于涉及公司重要經濟決策、重大財務事項等的會計電子檔案，應適當延長保管期限，以滿足公司內部管理和外部審計等需求。（二）銷毀1.會計電子檔案保管期滿，需要銷毀時，應由公司財務部門提出銷毀申請，填寫《會計電子檔案銷毀申請表》，詳細說明銷毀檔案的名稱、數量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《會計電子檔案銷毀申請表》應經財務部門負責人、公司分管領導審批同意后，方可進行銷毀。3.在銷毀會計電子檔案時，應采用安全可靠的方式進行，確保數據無法恢復。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。4.對于保管期限未滿但已失去使用價值或因其他特殊原因需要提前銷毀的會計電子檔案，應按照上述銷毀程序進行審批和處理。五、會計電子檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱會計電子檔案時，應填寫《會計電子檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息。2.《會計電子檔案查閱申請表》應經財務部門負責人審批同意后，方可查閱。查閱人員應在指定的場所進行查閱，不得擅自將會計電子檔案帶出公司或進行復制、傳播等操作。3.查閱過程中，應嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露會計電子檔案中的敏感信息。查閱完畢后，應及時將會計電子檔案歸還財務部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱1.公司外部單位或個人因工作需要借閱會計電子檔案時，應按照國家有關規(guī)定辦理相關手續(xù)，并提供有效的證明文件。借閱申請應經公司分管領導審批同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管借閱的會計電子檔案，不得轉借他人或用于其他非借閱目的。3.借閱過程中，公司應安排專人進行監(jiān)督，確保會計電子檔案的安全和完整。借閱人員歸還會計電子檔案時，應進行認真檢查，如發(fā)現檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并追究借閱人員的責任。六、會計電子檔案的安全與保密（一）安全管理1.公司應建立健全會計電子檔案安全管理制度，加強對存儲介質、存儲系統(tǒng)、網絡環(huán)境等方面的安全管理。定期對會計電子檔案進行安全檢查和風險評估，及時發(fā)現和處理安全隱患。2.對會計電子檔案存儲介質應進行定期備份，并將備份數據存儲在安全的位置。同時，應建立數據恢復機制，確保在數據丟失或損壞時能夠及時恢復。3.加強對會計信息系統(tǒng)的安全防護，設置合理的用戶權限，防止未經授權的人員訪問會計電子檔案。定期更新系統(tǒng)密碼，安裝殺毒軟件和防火墻等安全軟件，防范網絡攻擊和病毒感染。（二）保密管理1.公司應加強對會計電子檔案的保密管理，制定嚴格的保密制度，明確保密責任。對涉及公司商業(yè)秘密、財務機密等敏感信息的會計電子檔案，應采取加密存儲、專人保管等措施，防止信息泄露。2.財務人員及其他接觸會計電子檔案的人員應簽訂保密協(xié)議，承諾保守公司的會計信息秘密。在工作中，應嚴格遵守保密規(guī)定，不得私自傳播、泄露會計電子檔案中的信息。3.對于因工作需要必須對外提供會計電子檔案的情況，應按照國家有關法律法規(guī)和公司規(guī)定進行審批，并采取必要的保密措施，確保信息安全。七、會計電子檔案的信息化管理（一）信息化系統(tǒng)建設1.公司應建立完善的會計電子檔案信息化管理系統(tǒng)，實現會計電子檔案的電子化采集、存儲、檢索、利用等功能。信息化管理系統(tǒng)應具備良好的兼容性和擴展性，能夠與公司現有的會計信息系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)等進行有效集成。2.在信息化管理系統(tǒng)中，應建立會計電子檔案的索引目錄和元數據管理模塊，方便快速查找和定位會計電子檔案。同時，應利用信息技術手段對會計電子檔案進行分類、標注、統(tǒng)計等管理，提高管理效率和準確性。（二）電子簽名與電子印章1.對于符合國家法律法規(guī)規(guī)定的電子會計憑證等，應采用電子簽名、電子印章等技術手段進行確認，確保其法律效力。公司應按照相關規(guī)定，對電子簽名和電子印章的使用進行規(guī)范管理，確保其真實性、完整性和安全性。2.在會計電子檔案信息化管理系統(tǒng)中，應設置電子簽名和電子印章的使用流程和權限控制，防止非法使用和篡改。同時，應定期對電子簽名和電子印章的有效性進行檢查和更新。（三）數據遷移與格式轉換1.隨著信息技術的不斷發(fā)展和公司業(yè)務的變化，可能需要對會計電子檔案進行數據遷移和格式轉換。在進行數據遷移和格式轉換前，應進行充分的測試和驗證，確保數據的準確性和完整性。2.數據遷移和格式轉換過程中，應制定詳細的操作方案和應急預案，防止因操作失誤導致數據丟失或損壞。同時應做好記錄，包括遷移和轉換的時間、內容、結果等信息，以便后續(xù)查詢和追溯。八、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司財務部門應定期對會計電子檔案的保管、查閱、借閱等情況進行自查，確保會計電子檔案管理工作符合本制度要求。自查內容包括檔案的完整性、準確性、安全性、保密性等方面。2.財務部門應建立會計電子檔案管理工作臺賬，詳細記錄會計電子檔案的形成、收集、存儲、保管、查閱、借閱、銷毀等情況，以便進行內部監(jiān)督和管理。（二）外部審計與檢查1.公司應積極配合外部審計機構、監(jiān)管部門等對會計電子檔案的審計和檢查工作，提供真實、完整的會計電子檔案資料。2.對于外部審計和