PAGE檔案室制度牌模板一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案管理方面的活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的各類檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映公司/組織的各項活動和業(yè)務(wù)情況。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各個階段形成的各類檔案，確保檔案資料的齊全。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理公司/組織的各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案等。3.對各部門形成的檔案進(jìn)行定期收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用等工作。4.開展檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和檢索利用。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，確保檔案的實體安全。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司/組織員工的檔案意識。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和整理工作，按照公司/組織檔案管理制度的要求，定期向檔案室移交檔案。2.明確一名檔案兼職管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和督促檢查，確保檔案資料的及時收集和整理。3.配合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀、統(tǒng)計等工作，提供檔案利用所需的相關(guān)信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，忠于職守，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)。2.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、上架、保管等日常工作，確保檔案的整理規(guī)范、排列有序。4.做好檔案的信息化錄入工作，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和準(zhǔn)確性。5.負(fù)責(zé)檔案的查詢、借閱登記和催還等工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)。6.定期對檔案進(jìn)行清查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。7.保守檔案機(jī)密，不得擅自提供、抄錄、公布檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的材料。2.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。3.本公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、營業(yè)執(zhí)照等文件。4.本公司/組織內(nèi)部的工作計劃、總結(jié)、報告、會議記錄、統(tǒng)計報表等文件。5.本公司/組織的科研項目、技術(shù)改造、設(shè)備采購等科技活動中形成的文件。6.本公司/組織員工的人事檔案、工資檔案、獎懲檔案等。7.本公司/組織的財務(wù)預(yù)算、決算、審計報告、會計憑證等財務(wù)檔案。8.本公司/組織的重大活動、重要事件的照片、錄像、錄音等聲像檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽署齊全，具有保存價值。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，并確保其真實性、完整性和可讀性。4.收集的檔案應(yīng)及時移交檔案室，不得擅自留存或銷毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合國家有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類整理，建立科技檔案目錄和底圖。3.人事檔案：按照干部檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，建立人事檔案索引和檔案冊。4.財務(wù)檔案：按照會計檔案管理的要求進(jìn)行整理，裝訂成冊，編制會計檔案目錄。5.聲像檔案：按照內(nèi)容、時間、載體等進(jìn)行分類整理，編制聲像檔案目錄，并配以文字說明。四、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合公司/組織的實際情況，對檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面審查、歷史地、發(fā)展地分析檔案價值的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案兼職管理員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映公司/組織的主要職能活動和歷史面貌。2.檔案是否具有現(xiàn)實利用價值和歷史研究價值。3.檔案的保管期限是否合理。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，確定其價值和保管期限。2.分析比較法：通過與同類檔案或相關(guān)檔案的比較，判斷檔案的價值。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)注明檔案的題名、年度、保管期限、文號、數(shù)量等內(nèi)容，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀清冊報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案室負(fù)責(zé)組織銷毀。4.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字注明銷毀情況。5.檔案銷毀后，檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。五、檔案的保管（一）保管期限劃分1.永久保管：反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌，對公司/組織、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。2.定期保管：在一定時期內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案。定期保管期限分為30年、10年。（二）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)安裝必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。4.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。5.檔案庫房應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，標(biāo)明檔案的類別、保管期限等信息。（三）檔案裝具管理1.檔案裝具應(yīng)符合檔案保管的要求，選用質(zhì)量好、耐久性強(qiáng)的裝具。2.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時更換。3.檔案裝具應(yīng)編號管理，便于識別和查找。（四）檔案數(shù)字化管理1.積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和檢索利用。2.檔案數(shù)字化工作應(yīng)按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.對數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行備份管理，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱本公司/組織檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：員工可在檔案室查閱檔案，查閱時應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案室審批。檔案室應(yīng)根據(jù)檔案的密級和利用情況，確定借閱期限和借閱范圍，并在檔案借閱登記簿上登記。借閱人應(yīng)按時歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自摘抄、復(fù)制、公布檔案內(nèi)容。2.查閱、借閱檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損。3.外單位查閱、借閱本公司/組織檔案，應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。查閱、借閱檔案的人員應(yīng)遵守本公司/組織的檔案管理制度，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人。七、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、鑒定、銷毀、利用等工作情況。3.檔案庫房的溫濕度、安全等情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的各項數(shù)據(jù)進(jìn)