PAGE畫室員工檔案管理制度一、總則（一）目的為加強畫室員工檔案管理，確保員工檔案的完整性、準確性和保密性，為畫室的人力資源管理提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于畫室全體員工的檔案管理工作。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一原則：畫室員工檔案由畫室統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容應真實反映員工的基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)等，不得虛假記載。3.保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對員工檔案信息予以保密，防止信息泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動、業(yè)績考核等情況，及時更新檔案內(nèi)容，確保檔案信息的時效性。二、員工檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.身份證號碼、聯(lián)系方式（手機號碼、電子郵箱等）。3.家庭住址、緊急聯(lián)系人姓名及聯(lián)系方式。（二）入職信息1.入職申請表：包括個人求職意向、教育背景、工作經(jīng)歷、技能證書等。2.錄用通知：記錄員工的錄用崗位、入職時間、試用期等信息。3.勞動合同：明確雙方的權(quán)利和義務，包括工作內(nèi)容、工作地點、工作時間、勞動報酬、社會保險等條款。（三）教育背景1.學歷證書、學位證書復印件。2.培訓經(jīng)歷：參加的各類專業(yè)培訓、進修課程等，包括培訓機構(gòu)名稱、培訓時間、培訓內(nèi)容等。（四）工作經(jīng)歷1.工作履歷：按時間順序記錄員工的工作單位、職位、工作時間、工作職責及業(yè)績等。2.離職證明：原工作單位出具的離職證明，注明離職原因、離職時間等。（五）專業(yè)技能與證書1.專業(yè)技能證書：如美術(shù)教師資格證、各類繪畫比賽獲獎證書等。2.語言能力證書：英語、日語等語言等級證書。3.計算機技能證書：如計算機等級證書等。（六）業(yè)績考核記錄1.年度、季度業(yè)績考核表：記錄員工的工作業(yè)績、工作態(tài)度、能力提升等方面的評價結(jié)果。2.獎勵與處罰記錄：包括獲得的畫室內(nèi)部獎勵、外部榮譽，以及受到的紀律處分、警告等情況。（七）培訓與發(fā)展記錄1.內(nèi)部培訓記錄：參加畫室組織的各類培訓課程的出勤情況、學習成果等。2.外部培訓申請及反饋：員工申請參加外部培訓的相關(guān)材料，以及培訓后的效果評估反饋。（八）薪酬福利記錄1.工資調(diào)整記錄：記錄員工工資調(diào)整的時間、原因、調(diào)整幅度等。2.獎金發(fā)放記錄：各類獎金的發(fā)放金額、發(fā)放時間、發(fā)放依據(jù)等。3.社會保險、住房公積金繳納記錄：記錄員工的社保和公積金繳納情況。（九）職業(yè)發(fā)展規(guī)劃1.員工個人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃書：包括員工的職業(yè)目標、發(fā)展計劃、培訓需求等。2.職業(yè)發(fā)展面談記錄：與員工進行職業(yè)發(fā)展面談的內(nèi)容記錄，包括對員工職業(yè)發(fā)展的建議、指導等。（十）其他重要信息1.員工健康狀況：如體檢報告、病假記錄等。2.員工異動記錄：崗位調(diào)動、晉升、降職等情況的記錄。3.其他與員工相關(guān)的重要信息，如參加的重要活動、取得的特殊成就等。三、檔案建立與收集（一）新員工檔案建立1.新員工入職時，人力資源部門負責發(fā)放《員工檔案信息登記表》，要求員工如實填寫個人基本信息、教育背景、工作經(jīng)歷等內(nèi)容。2.員工應在規(guī)定時間內(nèi)將填寫完整的《員工檔案信息登記表》及相關(guān)證明材料（學歷證書、學位證書、身份證復印件等）提交至人力資源部門。3.人力資源部門對新員工提交的材料進行審核，確保信息真實準確。審核無誤后，為新員工建立個人檔案，并將相關(guān)材料整理歸檔。（二）檔案材料收集1.人力資源部門定期收集員工的各類檔案材料，如業(yè)績考核表、培訓記錄、獎勵處罰通知等。2.各部門負責人應及時將涉及本部門員工的相關(guān)材料提交至人力資源部門，確保檔案信息的及時更新。3.員工個人如有需要補充或更新檔案材料的情況，應主動向人力資源部門提交相關(guān)材料，經(jīng)審核后予以歸檔。四、檔案整理與分類（一）整理原則1.按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和類別進行分類整理，確保檔案條理清晰，便于查找和使用。2.每份檔案材料應齊全完整，如有破損、缺失等情況，應及時進行修補或補充。3.檔案材料應使用統(tǒng)一規(guī)格的紙張和文件夾，保持檔案的整齊美觀。（二）分類方法1.個人基本信息類：按照員工姓名順序排列，將個人基本信息相關(guān)材料集中存放。2.入職信息類：包括入職申請表、錄用通知、勞動合同等，按照時間順序排列。3.教育背景類：學歷證書、學位證書復印件及培訓經(jīng)歷等材料，按照學歷層次和培訓時間順序排列。4.工作經(jīng)歷類：工作履歷和離職證明等材料，按照工作時間先后順序排列。5.專業(yè)技能與證書類：各類專業(yè)技能證書、語言能力證書、計算機技能證書等，按照證書類型和頒發(fā)時間順序排列。6.業(yè)績考核記錄類：年度、季度業(yè)績考核表及獎勵處罰記錄等，按照考核時間順序排列。7.培訓與發(fā)展記錄類：內(nèi)部培訓記錄和外部培訓申請及反饋等材料，按照培訓時間順序排列。8.薪酬福利記錄類：工資調(diào)整記錄、獎金發(fā)放記錄、社會保險和住房公積金繳納記錄等，按照時間順序排列。9.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃類：員工個人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃書和職業(yè)發(fā)展面談記錄等材料，單獨存放。10.其他重要信息類：員工健康狀況、員工異動記錄等其他相關(guān)材料，按照內(nèi)容性質(zhì)分類存放。（三）編號與標識1.為每份員工檔案編制唯一的檔案編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于管理和查詢。2.在檔案文件夾上標明員工姓名、檔案編號、入職時間等信息，以便快速識別和查找。五、檔案保管與存放（一）保管要求1.設立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全存放。2.檔案保管室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管的要求。3.定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。（二）存放方式1.按照檔案類別和編號順序，將員工檔案存放在檔案柜中。每個檔案柜應標明存放檔案的類別和范圍，便于查找。2.對于重要的、機密性較高的檔案材料，應單獨存放，并采取加密措施，如設置密碼鎖、限制查閱權(quán)限等。3.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案的存儲應按照與紙質(zhì)檔案相同的分類方法進行管理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和關(guān)聯(lián)性。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.員工本人有權(quán)查閱自己的檔案，但應提前向人力資源部門提出申請，經(jīng)批準后在指定地點查閱。2.人力資源部門負責人、畫室領導及相關(guān)部門負責人因工作需要，可以查閱員工檔案，但應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等，并經(jīng)畫室領導批準。3.其他人員如需查閱員工檔案，必須經(jīng)過畫室領導的特別批準，并嚴格遵守查閱規(guī)定。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫《檔案查閱申請表》，提交至人力資源部門。2.人力資源部門對申請進行審核，符合查閱權(quán)限的，報畫室領導批準。3.經(jīng)批準后，人力資源部門安排專人陪同查閱人員在檔案保管室查閱檔案，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱完畢后，查閱人員應將檔案材料歸還原位，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案材料。（三）借閱權(quán)限1.因工作需要借閱員工檔案的，必須嚴格控制借閱范圍和借閱時間，并填寫《檔案借閱申請表》。借閱申請表應注明借閱原因、借閱期限、歸還時間等信息。2.借閱申請經(jīng)人力資源部門負責人審核，報畫室領導批準后方可借閱。3.借閱人員應在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱期間，借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損，確保檔案的安全和完整。（四）特殊情況處理1.如因司法機關(guān)或其他政府部門依法要求查閱或借閱員工檔案的，應及時提供相關(guān)檔案材料，并按照法律程序辦理手續(xù)。2.在提供檔案材料時，應做好記錄，并要求查閱或借閱方出具相關(guān)證明文件。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.加強對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任。2.嚴格限制檔案的查閱和借閱范圍，非經(jīng)授權(quán)人員不得接觸員工檔案。3.在檔案查閱和借閱過程中，采取必要的保密措施，如限定查閱地點、專人陪同、禁止拍照、復印等。4.對涉及員工個人隱私和機密信息的檔案材料，應進行加密處理，防止信息泄露。（二）安全管理1.確保檔案保管場所的安全，安裝必要的安全防范設備，如監(jiān)控攝像頭、門禁系統(tǒng)等。2.定期對檔案保管設備進行檢查和維護，確保設備正常運行，防止因設備故障導致檔案損壞或丟失。3.制定檔案安全應急預案，如火災、水災、盜竊等突發(fā)事件的應對措施，確保在緊急情況下能夠迅速保護檔案的安全。八、檔案更新與維護（一）定期更新1.人力資源部門定期對員工檔案進行更新，一般每年進行一次全面審查和更新。2.更新內(nèi)容包括員工的基本信息變更、工作經(jīng)歷變動、業(yè)績考核結(jié)果、培訓記錄、薪酬福利調(diào)整等。（二）即時更新1.員工的基本信息、工作崗位、薪酬福利等發(fā)生變動時，相關(guān)部門應及時通知人力資源部門，人力資源部門應在收到通知后及時更新檔案信息。2.員工取得新的學歷證書、學位證書、專業(yè)技能證書等，應在證書頒發(fā)后一個月內(nèi)將證書復印件提交至人力資源部門，以便更新檔案。（三）檔案清理1.定期對員工檔案進行清理，對于已離職員工的檔案，在離職手續(xù)辦理完畢后，按照規(guī)定的保管期限進行整理歸檔，并妥善保管。2.對于超過保管期限且無保存價值的檔案材料，經(jīng)批準后按照規(guī)定的程序進行銷毀處理。銷毀檔案時，應做好記錄，包括銷毀時間、銷毀內(nèi)容、銷毀人員等信息。九、檔案信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)1.利用信息技術(shù)手段，建立畫室員工電子檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理。2.電子檔案系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、修改、刪除、統(tǒng)計分析等功能，方便檔案管理人員進行操作和管理。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.安排專人負責將紙質(zhì)檔案中的信息錄入電子檔案系統(tǒng)，確保錄入數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.定期對電子檔案系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，保證數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案的一致性。