PAGE小學校檔案室制度一、總則（一）目的為加強我校檔案室管理，有效保護和利用檔案資源，提高學校管理水平和工作效率，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)，結合我校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我校各部門、各年級組在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學校檔案室負責集中統(tǒng)一管理全校各類檔案，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實性原則歸檔的文件材料應真實反映學校各項工作的實際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則全面收集學校在教學、科研、管理等活動中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，維護學校和師生的合法權益。二、檔案管理機構及職責（一）檔案室設置學校設立檔案室，配備專職檔案管理人員，檔案室隸屬于學校辦公室。（二）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本校檔案管理制度并組織實施。2.負責接收、整理、保管全校各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為學校各項工作提供檔案信息服務。4.對各部門的檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查，組織檔案業(yè)務培訓。5.定期對檔案進行鑒定、統(tǒng)計和銷毀工作。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，具備專業(yè)知識和技能。2.負責檔案的收集、整理、編目、上架、保管等日常工作。3.做好檔案的查閱、借閱登記和利用效果反饋工作。4.定期對檔案進行清點、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。5.積極參與檔案信息化建設，提高檔案管理效率和水平。三、檔案的收集與歸檔（一）歸檔范圍1.黨群工作類：包括學校黨組織的各類文件、會議記錄、黨員名冊等。2.行政管理類：學校行政事務管理中形成的文件、通知、報告、計劃、總結等。3.教學管理類：教學計劃、教學大綱、課程表、教案、學生成績冊、教學質(zhì)量分析等。4.學生管理類：學生學籍檔案、獎懲記錄、畢業(yè)生檔案等。5.后勤管理類：校園建設規(guī)劃、物資采購合同、維修記錄、財務賬目等。6.教師業(yè)務類：教師教學成果、科研項目、培訓記錄、考核材料等。（二）歸檔要求1.各部門應指定專人負責檔案材料的收集和整理工作，確保材料齊全、完整、真實。2.歸檔材料應按照分類方案進行整理，保持文件之間的有機聯(lián)系。3.歸檔文件應字跡清晰、紙張完好，電子文件應格式規(guī)范、存儲安全。4.各部門應在每年[具體時間]前將上一年度的檔案材料移交檔案室。（三）收集渠道1.內(nèi)部形成：各部門在日常工作中產(chǎn)生的文件材料，由部門兼職檔案員及時收集整理。2.外部接收：上級主管部門下發(fā)的文件、與其他單位往來的信函等，由學校辦公室統(tǒng)一接收后交檔案室歸檔。3.個人移交：教職工個人在教學、科研等活動中形成的具有保存價值的材料，應主動移交檔案室。四、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法采用年度機構（問題）保管期限分類法。即先按年度分開，再按機構（問題）分類，最后確定保管期限。（三）整理步驟1.裝訂：將歸檔文件按件裝訂，去除金屬物，保持文件整齊。2.分類：按照分類方案對文件進行分類。3.編號：為每份文件編制唯一的檔號，檔號格式為：年度+機構（問題）代碼+保管期限代碼+件號。4.編目：填寫歸檔文件目錄，包括檔號、文號、責任者、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。5.裝盒：將整理好的文件裝入檔案盒，并在盒脊上填寫相關信息。五、檔案的保管（一）保管條件1.檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設施。2.檔案庫房溫度應控制在[適宜溫度范圍]，相對濕度應控制在[適宜濕度范圍]。3.檔案架應排列整齊，便于通風和查找。（二）檔案存放1.按照檔案分類方案和保管期限，將檔案有序存放于檔案架上。2.不同保管期限的檔案應分開存放，便于管理和鑒定。3.電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并定期進行備份，異地存放。（三）檔案清點與檢查1.檔案管理人員應定期對檔案進行清點，核對檔案數(shù)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并報告。2.每年對檔案進行一次全面檢查，重點檢查檔案的完整性、安全性和保管狀況，對破損、褪色等檔案及時進行修復或復制。六、檔案的利用（一）利用范圍本校教職工因教學、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱檔案。外單位因工作需要查閱本校檔案，須經(jīng)學校領導批準。（二）利用方式1.查閱：教職工可直接到檔案室查閱檔案，檔案管理人員應提供必要的幫助和指導。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人簽字、檔案室負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[具體天數(shù)]，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案復印件，但應注明出處，并加蓋檔案室印章。（三）利用登記建立檔案利用登記制度，對查閱、借閱、復制檔案的時間、內(nèi)容、利用者等信息進行詳細記錄，以便跟蹤檔案利用情況和反饋利用效果。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)國家有關規(guī)定和學校實際情況，定期對檔案進行鑒定，準確判定檔案的保存價值，確保檔案的真實性和完整性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由學校領導、檔案室負責人及相關部門代表組成，負責對檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進行逐件審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其保存價值。2.參考檔案保管期限表：根據(jù)檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等因素，參考檔案保管期限表確定保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對失去保存價值的檔案編制銷毀清冊，注明檔案的檔號、題名、日期、數(shù)量等信息。2.銷毀清冊經(jīng)學校領導批準后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同在指定地點銷毀檔案。3.銷毀檔案時，應確保檔案信息無法恢復，銷毀過程應進行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理效率和服務水平，為學校各項工作提供更加便捷的檔案信息支持。（二）檔案數(shù)字化1.對重要檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)字化檔案應符合國家相關標準，圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準確。3.定期對電子檔案進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）檔案管理系統(tǒng)應用1.選用適合學校檔案管理的軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲、檢索、利用等全過程信息化管理。2.檔案管理人員應熟練掌握檔