PAGE檔案管理制度體制一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實完整原則：檔案應如實反映公司/組織各項活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的完整性。3.安全保密原則：加強檔案的安全保護措施，確保檔案的安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立健全檔案利用制度，簡化利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為公司/組織各項工作提供及時、有效的服務。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理中心，負責統(tǒng)籌管理公司/組織的各類檔案。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司/組織檔案管理制度并組織實施。2.負責公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。5.負責檔案的統(tǒng)計工作，及時準確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.開展檔案信息化建設(shè)，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和遠程查閱利用。7.負責組織檔案業(yè)務培訓，提高公司/組織員工的檔案意識和業(yè)務水平。8.積極提供檔案利用服務，為公司/組織各項工作提供檔案信息支持，做好檔案利用登記和效果反饋工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、領(lǐng)導講話、行政公文等。2.人事檔案：員工的個人基本信息、招聘錄用、培訓考核、薪酬福利、職務晉升、獎懲任免、勞動合同、離職交接等檔案材料。3.財務檔案：會計憑證、會計賬簿、財務報表、審計報告、稅務資料、資金管理等檔案。4.業(yè)務檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務范圍，分為市場營銷檔案（市場調(diào)研、客戶信息、營銷活動策劃與執(zhí)行等）、項目管理檔案（項目立項、項目計劃、項目實施過程記錄、項目驗收等）、生產(chǎn)管理檔案（生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量控制、設(shè)備管理等）、技術(shù)研發(fā)檔案（科研項目申報、技術(shù)方案、實驗數(shù)據(jù)、知識產(chǎn)權(quán)等）等。5.合同檔案：各類合同協(xié)議，包括采購合同、銷售合同、租賃合同、技術(shù)合同、服務合同等。6.資質(zhì)證照檔案：公司/組織的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、許可證、榮譽證書等相關(guān)證照文件。7.聲像檔案：照片、錄音、錄像等反映公司/組織重要活動、工作場景、產(chǎn)品形象等的聲像資料。8.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料、報表等。（二）檔案編號1.編號規(guī)則：采用分類編號法，按照檔案分類設(shè)置一級編號，每類檔案下再根據(jù)具體內(nèi)容設(shè)置二級及以下編號。編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和管理。2.示例：行政檔案編號為XZ001，其中XZ代表行政檔案，001為該類檔案的順序號；人事檔案編號為RS001，RS代表人事檔案，001為該類檔案的順序號，以此類推。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門職責：各部門負責本部門檔案的收集工作，指定專人負責檔案的整理和移交。在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，應及時收集齊全，整理規(guī)范，定期移交檔案管理部門。2.收集范圍：包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、數(shù)據(jù)、聲像資料等。具體收集范圍按照檔案分類確定。3.收集要求：收集的檔案應真實、完整、準確，字跡清晰，簽署完備，載體應符合檔案保管要求。電子文件應確保其原始性、真實性和完整性，按照規(guī)定格式和命名規(guī)則進行存儲。（二）檔案整理1.整理原則：遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.整理方法：按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類、排序、編目、裝訂等工作。紙質(zhì)檔案應使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒、檔案夾進行裝訂和存放；電子檔案應按照分類目錄進行存儲，并建立相應的索引和鏈接。3.整理流程：分類：將檔案按照預先確定的分類方案進行分類。排序：在每一類檔案中，按照文件的時間順序、重要程度等進行排序。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于查找和利用。裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保整齊、牢固。上架：將整理好并裝訂成冊的檔案上架存放，按照編號順序排列，便于管理和查閱。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房內(nèi)應配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，確保檔案存放環(huán)境良好。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應采用直立式存放，避免檔案折疊、卷曲，確保檔案的平整和完整。2.電子檔案應進行備份存儲，備份介質(zhì)應選用耐久性好、可靠性高的存儲設(shè)備，如磁帶、光盤、硬盤等，并定期進行檢查和更新。3.聲像檔案應根據(jù)其載體形式進行妥善保管，照片應沖印或掃描后分類存放，錄音、錄像帶應定期進行轉(zhuǎn)錄和檢查，確保聲像信息的可讀取性。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、重要會議紀要、重大項目檔案等。長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為15年至50年。如年度工作計劃與總結(jié)、一般性業(yè)務合同等。短期保管的檔案：凡是反映公司/組織局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有參考價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年至15年。如臨時性的會議記錄、一般性的文件材料等。2.檔案保管期限的劃定應嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實際情況進行，由檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務部門共同確定，并在檔案整理過程中明確標注。（四）檔案清查1.檔案管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況準確無誤。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號、題名、日期、保管期限、存放位置等信息，檢查檔案是否有損壞、丟失、霉變等情況。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行記錄和處理，采取相應的補救措施，如修復損壞檔案、補充缺失檔案等，并將清查結(jié)果形成報告，報送公司/組織領(lǐng)導。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門代表和專業(yè)人員組成。2.鑒定小組應根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價值、利用情況等因素，對檔案進行全面審查和評估，確定檔案是否仍具有保存價值。3.鑒定工作應遵循國家有關(guān)檔案鑒定的標準和規(guī)范，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。（二）檔案銷毀1.對經(jīng)過鑒定確無保存價值的檔案，應按照規(guī)定程序進行銷毀。2.檔案銷毀前，應編制檔案銷毀清冊，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限、數(shù)量等信息，并經(jīng)檔案鑒定小組負責人審核簽字。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.嚴禁擅自銷毀檔案，銷毀檔案的相關(guān)記錄應長期保存，以備查考。七、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案。2.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制查閱和使用范圍。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，應填寫《檔案查閱/借閱申請表》，注明查閱/借閱目的、檔案名稱及編號、查閱/借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理查閱/借閱手續(xù)。2.外單位查閱公司/組織檔案，應提前向公司/組織提出書面申請，說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱人員等信息，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并按照規(guī)定收取查閱費用。3.查閱、借閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定場所，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取頁面等。如需復印檔案，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。4.借閱檔案的期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案，檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時追究借閱人員的責任。（三）利用登記與統(tǒng)計1.檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用人、利用目的、查閱/借閱檔案名稱及編號、歸還時間等信息。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，掌握檔案利用的頻率、類型、流向等信息，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持，以便更好地優(yōu)化檔案管理和服務。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、管理、檢索和利用，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.通過信息化手段，實現(xiàn)檔案資源的共享和優(yōu)化配置，為公司/組織各項工作提供更加便捷高效的檔案信息服務。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應符合檔案存儲和利用要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對掃描后的電子文件進行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄錄入等工作，建立與紙質(zhì)檔案相對應的電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.電子檔案應按照檔案分類和編號規(guī)則進行存儲，建立科學合理的索引結(jié)構(gòu)，便于快速檢索和查詢。（三）信息系統(tǒng)管理1.檔案信息管理系統(tǒng)應具備用戶管理、權(quán)限管理、檔案錄入、查詢統(tǒng)計、借閱管理、備份恢復等功能模塊，滿足檔案管理工作的實際需求。2.設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，嚴格控制用戶對檔案信息的訪問范圍，確保檔案信息的安全保密。3.定期對檔案信息管理系統(tǒng)進行維護和升級，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性，及時處理系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的問題。（四）數(shù)據(jù)安全與備份