PAGE檔案工作人員離崗制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案工作人員離崗交接行為，確保檔案的安全、完整與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及檔案管理工作的人員，包括但不限于檔案管理人員、兼職檔案員等在離崗時(shí)的交接工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保離崗交接工作合法合規(guī)。2.全面交接原則檔案工作人員離崗時(shí)，應(yīng)將所負(fù)責(zé)的全部檔案及相關(guān)資料、設(shè)備等進(jìn)行全面交接，不得遺漏。3.明確責(zé)任原則通過規(guī)范交接流程，明確交接雙方的責(zé)任，避免因交接不清導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)問題。二、離崗情形界定（一）離職包括辭職、辭退、解除勞動(dòng)合同等離開公司的情況。（二）崗位調(diào)動(dòng)因工作需要，檔案工作人員調(diào)至公司內(nèi)其他崗位，不再負(fù)責(zé)原檔案管理工作。（三）退休檔案工作人員達(dá)到法定退休年齡，辦理退休手續(xù)離崗。（四）其他離崗情形如長(zhǎng)期病假、借調(diào)至其他單位等導(dǎo)致無法繼續(xù)履行檔案管理職責(zé)的情況。三、交接準(zhǔn)備（一）交接人員安排1.離崗人員負(fù)責(zé)整理本人所管檔案及相關(guān)資料，編制交接清單，并向接交人員進(jìn)行詳細(xì)說明。2.接交人員由公司指定熟悉檔案管理業(yè)務(wù)、具備相應(yīng)資質(zhì)的人員擔(dān)任。接交人員應(yīng)提前了解交接工作的要求和范圍，做好接收準(zhǔn)備。（二）資料整理1.檔案整理離崗人員應(yīng)對(duì)所負(fù)責(zé)的檔案進(jìn)行全面清查和整理，確保檔案分類準(zhǔn)確、編號(hào)連續(xù)、目錄清晰、裝訂整齊。2.相關(guān)資料整理收集整理與檔案管理相關(guān)的文件、記錄、圖表、電子數(shù)據(jù)等資料，如檔案管理制度、借閱登記冊(cè)、檔案利用統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.設(shè)備及物品清查對(duì)檔案管理工作中使用的設(shè)備（如檔案柜、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等）、辦公用品（如文件夾、裝訂機(jī)等）及其他物品進(jìn)行清點(diǎn)，確保數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)良好。（三）交接清單編制1.清單內(nèi)容交接清單應(yīng)包括檔案名稱、類別、數(shù)量、存放位置，相關(guān)資料名稱、數(shù)量，設(shè)備及物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等詳細(xì)信息。2.清單格式交接清單應(yīng)采用統(tǒng)一格式，一式兩份，由交接雙方簽字確認(rèn)。清單應(yīng)注明交接日期、交接雙方姓名及所在部門等信息。四、交接流程（一）初步溝通1.離崗人員提前[X]個(gè)工作日向所在部門負(fù)責(zé)人提出離崗申請(qǐng)，并告知檔案交接事宜。2.部門負(fù)責(zé)人接到申請(qǐng)后，及時(shí)與檔案管理部門溝通協(xié)調(diào)，確定接交人員，并通知離崗人員開始準(zhǔn)備交接工作。（二）現(xiàn)場(chǎng)交接1.交接雙方按照約定時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)交接。2.離崗人員按照交接清單，逐一向接交人員移交檔案、資料、設(shè)備及物品，并對(duì)重要事項(xiàng)進(jìn)行口頭說明。3.接交人員對(duì)照交接清單進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不清楚或有疑問的地方及時(shí)向離崗人員詢問，確保交接內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。（三）簽字確認(rèn)1.交接完成后，交接雙方在交接清單上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)交接內(nèi)容與清單不符，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行更正后再簽字。2.部門負(fù)責(zé)人作為監(jiān)交人，在交接清單上簽字見證交接過程。（四）電子檔案交接對(duì)于電子檔案，離崗人員應(yīng)將存儲(chǔ)電子檔案的載體（如硬盤、光盤等）移交給接交人員，并確保電子檔案的完整性和可讀性。同時(shí)，提供電子檔案的目錄清單及相關(guān)說明，協(xié)助接交人員熟悉電子檔案管理系統(tǒng)的操作。（五）特殊情況處理1.如因特殊原因無法在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成交接，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可適當(dāng)延長(zhǎng)交接期限，但最長(zhǎng)不得超過[X]個(gè)工作日。2.對(duì)于涉及商業(yè)秘密、國(guó)家機(jī)密等重要檔案的交接，應(yīng)按照公司相關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行操作，采取必要的保密措施，防止信息泄露。五、交接監(jiān)督（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案工作人員離崗交接工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保交接工作符合制度要求。2.公司審計(jì)部門可根據(jù)需要對(duì)重要崗位檔案工作人員離崗交接情況進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查交接手續(xù)是否完備、檔案資料是否完整、責(zé)任劃分是否清晰等。（二）外部審計(jì)如公司涉及上市、重組、重大項(xiàng)目驗(yàn)收等情況，可能會(huì)接受外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理及人員離崗交接工作的審計(jì)。在此情況下，公司應(yīng)積極配合外部審計(jì)機(jī)構(gòu)的工作，提供真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的檔案資料和交接記錄。六、責(zé)任界定（一）離崗人員責(zé)任1.離崗人員應(yīng)確保所移交的檔案、資料、設(shè)備及物品真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，符合檔案管理要求。2.如因離崗人員未按規(guī)定進(jìn)行交接或交接內(nèi)容存在虛假、遺漏等問題，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)問題或給公司造成損失的，離崗人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）接交人員責(zé)任1.接交人員在接收檔案、資料、設(shè)備及物品后，應(yīng)妥善保管和使用，承擔(dān)后續(xù)檔案管理的責(zé)任。2.如接交人員在交接過程中未認(rèn)真核對(duì)，導(dǎo)致接收的內(nèi)容存在問題，接交人員應(yīng)及時(shí)與離崗人員溝通解決，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）監(jiān)交人員責(zé)任監(jiān)交人員應(yīng)對(duì)交接過程進(jìn)行全程監(jiān)督，確保交接工作公正、規(guī)范。如因監(jiān)交不力導(dǎo)致交接出現(xiàn)問題，監(jiān)交人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任。七、后續(xù)管理（一）培訓(xùn)與指導(dǎo)1.接交人員在接收檔案管理工作后，如對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)不熟悉，檔案管理部門應(yīng)安排專人進(jìn)行培訓(xùn)與指導(dǎo)，幫助接交人員盡快熟悉工作流程和要求。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、整理方法、保管期限規(guī)定、利用服務(wù)流程、電子檔案管理系統(tǒng)操作等方面。（二）定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)接交后的檔案管理工作進(jìn)行檢查，確保檔案管理工作的質(zhì)量和規(guī)范。檢查內(nèi)容包括檔案整理情況、借閱登記情況、安全保管情況等。（三）問題整改如在檢查過程中發(fā)現(xiàn)檔案管理工作存在問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求接交人員限期整改。接交人員應(yīng)認(rèn)真分析問題原因，采取有效措施進(jìn)行整改，并將整改情況及時(shí)反饋給檔