PAGE辦公室查借閱檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案的查借閱行為，確保檔案的安全與完整，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中涉及檔案查借閱的相關(guān)活動。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項(xiàng)工作活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）基本原則1.檔案查借閱應(yīng)遵循合法、合規(guī)、有序的原則，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。2.確保檔案的安全與保密，防止檔案的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。3.提高檔案利用效率，滿足公司各項(xiàng)工作對檔案信息的需求。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理公司各類檔案。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案的完整與安全。3.負(fù)責(zé)建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄和索引，方便檔案的查詢與利用。4.負(fù)責(zé)對檔案查借閱申請進(jìn)行審核，辦理檔案查借閱手續(xù)，并對查借閱過程進(jìn)行監(jiān)督。5.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。三、檔案查借閱申請與審批（一）申請流程1.查借閱人需填寫《檔案查借閱申請表》，詳細(xì)注明查借閱檔案的名稱、文號、日期、用途等信息。2.將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作需要對申請進(jìn)行認(rèn)真審查，并簽署意見。3.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，提交至檔案管理部門。（二）審批權(quán)限1.查閱一般性檔案，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.借閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.如需將檔案帶出公司查閱或借閱，必須經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）審批時間檔案管理部門應(yīng)在收到申請表后的[X]個工作日內(nèi)完成審批工作。如遇特殊情況需要延長審批時間，應(yīng)及時向查借閱人說明原因。四、檔案查閱（一）查閱地點(diǎn)檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場所進(jìn)行，未經(jīng)許可不得擅自將檔案帶出查閱場所。（二）查閱方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查借閱人的申請，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。查閱時，查借閱人應(yīng)在檔案管理部門工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的檔案材料應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，注明“與原件核對無誤”字樣。（三）查閱限制1.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。2.查閱檔案時，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、檔案借閱（一）借閱期限1.一般性檔案的借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請。2.重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，借閱期限不得超過[X]個工作日，確因工作需要延長借閱期限的，必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱數(shù)量借閱檔案的數(shù)量應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需要合理確定，原則上每次借閱不得超過[X]卷（冊）。（三）借閱歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如遇特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說明原因，并辦理延期手續(xù)。2.借閱人歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、完整性等情況，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案歸還與銷毀（一）歸還1.查借閱人在完成檔案查借閱工作后，應(yīng)及時將檔案歸還至檔案管理部門。2.檔案管理部門在接收歸還的檔案時，應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、完整性等情況，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與查借閱人溝通解決。（二）銷毀1.對于已失去保存價值的檔案，檔案管理部門應(yīng)定期進(jìn)行清理，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，詳細(xì)注明擬銷毀檔案的名稱、文號、日期、數(shù)量等信息，并提交至檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核。3.經(jīng)審核同意后，檔案管理部門應(yīng)組織專人對擬銷毀檔案進(jìn)行清點(diǎn)、登記，并在指定的場所進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行全程監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底、安全。4.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀申請表》上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。同時，應(yīng)將銷毀情況記錄在檔案管理臺賬中。七、檔案安全與保密（一）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全，防止檔案被盜、被搶、被破壞等情況發(fā)生。2.定期對檔案保管場所進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識和應(yīng)急處理能力。（二）保密管理1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對涉及公司機(jī)密的檔案信息予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.查借閱人在查閱或借閱檔案時，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾對檔案內(nèi)容予以保密。3.嚴(yán)禁在非保密場所談?wù)?、傳播檔案內(nèi)容，不得在互聯(lián)網(wǎng)等公共平臺上發(fā)布涉及公司機(jī)密的檔案信息。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督檔案管理部門應(yīng)定期對檔案查借閱情況進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。同時，應(yīng)接受公司內(nèi)部審計部門的監(jiān)督檢查，積極配合審計部門開展相關(guān)工作。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的查借閱行為，檔案管理部門應(yīng)及時制止，并責(zé)令其改正。2.如因違規(guī)查借閱行為給公司造成損失的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.對違反檔案安全與保密規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究法律責(zé)