PAGE何時(shí)實(shí)行電子檔案制度總則1.目的為了適應(yīng)公司數(shù)字化轉(zhuǎn)型的發(fā)展需求，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，確保檔案信息的安全與完整，特制定本規(guī)定，明確公司實(shí)行電子檔案制度的相關(guān)事宜。2.適用范圍本規(guī)定適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案管理工作中涉及電子檔案的創(chuàng)建、存儲(chǔ)、使用、保管和銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。3.基本原則合法性原則：電子檔案管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保電子檔案的法律效力。真實(shí)性原則：電子檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。完整性原則：保證電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息完整，不遺漏重要數(shù)據(jù)。安全性原則：采取有效措施保障電子檔案的信息安全，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失和損壞。便利性原則：在確保檔案安全和質(zhì)量的前提下，充分利用信息技術(shù)手段提高檔案管理工作的效率，方便檔案的查閱、利用和共享。電子檔案的定義與范圍1.定義電子檔案是指公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的，以數(shù)字形式存儲(chǔ)于電子介質(zhì)上的各種記錄。2.范圍文件類(lèi)：包括公司發(fā)布的各類(lèi)公文、通知、報(bào)告、決議等。合同類(lèi)：各類(lèi)業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、意向書(shū)等。人事檔案類(lèi)：?jiǎn)T工個(gè)人基本信息、履歷、考核記錄、培訓(xùn)記錄、薪資待遇等相關(guān)資料。財(cái)務(wù)檔案類(lèi)：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。業(yè)務(wù)檔案類(lèi)：項(xiàng)目文檔、銷(xiāo)售記錄、采購(gòu)訂單、客戶資料等與公司業(yè)務(wù)活動(dòng)直接相關(guān)的檔案。其他類(lèi)：公司認(rèn)為具有保存價(jià)值的其他電子數(shù)據(jù)，如會(huì)議紀(jì)要、技術(shù)文檔、宣傳資料等。電子檔案的創(chuàng)建與收集1.創(chuàng)建要求格式規(guī)范：電子檔案應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)定的格式進(jìn)行創(chuàng)建，確保文檔的規(guī)范性和可讀性。如文件類(lèi)一般采用.doc、.docx、.pdf等格式；圖像類(lèi)采用.jpg、.png等格式；音頻視頻類(lèi)采用.mp4、.wav等格式。內(nèi)容準(zhǔn)確：電子檔案的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)錄入應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，涉及簽名、蓋章等具有法律效力的信息應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定。元數(shù)據(jù)完整：創(chuàng)建電子檔案時(shí)應(yīng)同時(shí)生成并記錄相關(guān)元數(shù)據(jù)，元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件名稱(chēng)、日期、作者、來(lái)源、保管期限等，以便于檔案的檢索、管理和利用。2.收集流程部門(mén)負(fù)責(zé)：各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)電子檔案的收集工作，確保在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)電子檔案收集齊全。定期整理：收集人員應(yīng)定期對(duì)收集到的電子檔案進(jìn)行整理，按照檔案類(lèi)別和時(shí)間順序進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，確保檔案的有序性。移交審核：整理后的電子檔案應(yīng)及時(shí)移交至公司檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)對(duì)移交的電子檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)于不符合要求的檔案應(yīng)退回原部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充完善。電子檔案的存儲(chǔ)與管理1.存儲(chǔ)方式服務(wù)器存儲(chǔ)：公司應(yīng)建立專(zhuān)門(mén)的電子檔案服務(wù)器，用于集中存儲(chǔ)電子檔案。服務(wù)器應(yīng)具備足夠的存儲(chǔ)空間和可靠的性能，以滿足公司電子檔案存儲(chǔ)的需求。備份存儲(chǔ)：為防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失，應(yīng)定期對(duì)服務(wù)器存儲(chǔ)的電子檔案進(jìn)行備份。備份方式可采用磁帶備份、磁盤(pán)陣列備份、云存儲(chǔ)備份等多種方式相結(jié)合，確保備份數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、火災(zāi)等原因?qū)е卤镜卮鎯?chǔ)數(shù)據(jù)和備份數(shù)據(jù)同時(shí)損壞。2.存儲(chǔ)分類(lèi)按年度分類(lèi)：按照檔案形成的年度進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，便于查找和管理不同年份的檔案。按類(lèi)別分類(lèi)：在年度分類(lèi)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步按照檔案的類(lèi)別進(jìn)行細(xì)分，如文件類(lèi)、合同類(lèi)、人事檔案類(lèi)等，每個(gè)類(lèi)別下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化分類(lèi)。建立索引：為便于快速檢索電子檔案，應(yīng)建立完善的索引系統(tǒng)。索引應(yīng)包括檔案的名稱(chēng)、日期、作者、關(guān)鍵詞、保管期限等信息，通過(guò)索引能夠快速定位到所需的電子檔案。3.權(quán)限管理用戶權(quán)限設(shè)置：根據(jù)公司員工的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，為不同用戶設(shè)置相應(yīng)的電子檔案訪問(wèn)權(quán)限。訪問(wèn)權(quán)限分為查閱、下載、修改、刪除等不同級(jí)別，確保只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和操作相應(yīng)的電子檔案。權(quán)限審批：對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的電子檔案，如需修改、刪除等操作，應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的權(quán)限審批流程。審批流程應(yīng)明確審批人員的職責(zé)和權(quán)限，確保操作的合法性和安全性。審計(jì)監(jiān)督：公司應(yīng)建立電子檔案權(quán)限審計(jì)機(jī)制，定期對(duì)用戶的權(quán)限使用情況進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理違規(guī)操作行為。電子檔案的利用與共享1.利用流程申請(qǐng)：?jiǎn)T工如需查閱、利用電子檔案，應(yīng)填寫(xiě)電子檔案利用申請(qǐng)表，注明申請(qǐng)利用的檔案名稱(chēng)、利用目的、利用時(shí)間等信息，并提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。審批：部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的保密級(jí)別和利用目的，決定是否批準(zhǔn)申請(qǐng)。對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案利用申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。查閱利用：經(jīng)審批通過(guò)后，申請(qǐng)人可按照規(guī)定的權(quán)限在檔案管理系統(tǒng)中查閱或下載電子檔案。如需對(duì)電子檔案進(jìn)行復(fù)制、打印等操作，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.共享原則內(nèi)部共享：在確保檔案安全和保密的前提下，公司內(nèi)部各部門(mén)之間可根據(jù)工作需要共享電子檔案。共享電子檔案應(yīng)遵循審批流程，明確共享的范圍、期限和使用要求。外部共享：如因業(yè)務(wù)合作等原因需要向外部單位或個(gè)人提供電子檔案，應(yīng)按照公司對(duì)外信息披露管理規(guī)定進(jìn)行審批，并簽訂保密協(xié)議，確保檔案信息的安全。3.利用記錄建立利用記錄臺(tái)賬：檔案管理部門(mén)應(yīng)建立電子檔案利用記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每一次電子檔案的利用情況，包括利用申請(qǐng)人、利用時(shí)間、利用檔案名稱(chēng)、利用目的等信息。統(tǒng)計(jì)分析：定期對(duì)電子檔案利用記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的利用頻率、利用目的等情況，為檔案管理工作的優(yōu)化提供參考依據(jù)。電子檔案的安全與保密1.安全防護(hù)措施防火墻設(shè)置：在公司網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置防火墻，阻止外部非法網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。病毒防護(hù)：安裝正版的殺毒軟件和惡意軟件防護(hù)系統(tǒng)，定期對(duì)電子檔案服務(wù)器和終端設(shè)備進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)漏洞掃描，及時(shí)更新病毒庫(kù)和系統(tǒng)補(bǔ)丁。數(shù)據(jù)加密：對(duì)存儲(chǔ)在服務(wù)器上的電子檔案以及在傳輸過(guò)程中的電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中的安全性。加密算法應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。訪問(wèn)控制：通過(guò)身份認(rèn)證、授權(quán)管理等手段，嚴(yán)格控制對(duì)電子檔案的訪問(wèn)權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問(wèn)電子檔案系統(tǒng)。2.保密制度保密培訓(xùn)：公司應(yīng)定期組織員工參加電子檔案保密培訓(xùn)，提高員工的保密意識(shí)和技能，使其了解電子檔案保密工作的重要性和相關(guān)規(guī)定。保密協(xié)議簽訂：對(duì)于涉及電子檔案管理工作的員工，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確其在電子檔案保密方面的責(zé)任和義務(wù)。保密標(biāo)識(shí)與管理：對(duì)涉及機(jī)密或敏感信息的電子檔案應(yīng)進(jìn)行保密標(biāo)識(shí)，明確保密級(jí)別和保密期限。在檔案利用和共享過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照保密標(biāo)識(shí)的要求進(jìn)行操作。泄密處理：如發(fā)現(xiàn)電子檔案存在泄密情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，包括停止相關(guān)操作、封鎖信息傳播渠道、調(diào)查泄密原因等。同時(shí)，按照公司相關(guān)規(guī)定對(duì)泄密責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。電子檔案的保管期限與銷(xiāo)毀1.保管期限確定依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)：電子檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)定進(jìn)行確定。一般來(lái)說(shuō)，具有重要?dú)v史價(jià)值、法律憑證作用或長(zhǎng)期業(yè)務(wù)參考價(jià)值的電子檔案應(yīng)長(zhǎng)期保管；對(duì)于在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的電子檔案，可根據(jù)其性質(zhì)和用途確定相應(yīng)的保管期限，如短期保管期限為15年，中期保管期限為510年等。定期評(píng)估：公司應(yīng)定期對(duì)電子檔案的保管期限進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和法律法規(guī)變化等情況，及時(shí)調(diào)整保管期限，確保電子檔案的保管期限合理、準(zhǔn)確。2.銷(xiāo)毀流程鑒定審批：在電子檔案保管期限屆滿前，檔案管理部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)擬銷(xiāo)毀的電子檔案進(jìn)行鑒定，確認(rèn)其是否已失去保存價(jià)值。經(jīng)鑒定確需銷(xiāo)毀的電子檔案，應(yīng)填寫(xiě)電子檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，報(bào)公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。銷(xiāo)毀實(shí)施：審批通過(guò)后，由檔案管理部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)電子檔案的銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀方式可采用物理銷(xiāo)毀（如粉碎存儲(chǔ)介質(zhì)）或邏輯銷(xiāo)毀（如數(shù)據(jù)擦除）等方式，確保電子檔案數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。記錄備案：銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀檔