PAGE機關(guān)檔案查閱利用制度一、總則（一）目的為了加強機關(guān)檔案的管理，規(guī)范檔案查閱利用行為，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本機關(guān)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關(guān)各部門及所屬單位檔案的查閱利用工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案查閱利用工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和本機關(guān)的相關(guān)規(guī)定，確保檔案信息的安全與合法使用。2.服務(wù)為本原則以服務(wù)機關(guān)工作、服務(wù)社會發(fā)展為宗旨，積極為查閱利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。3.安全保密原則在檔案查閱利用過程中，要切實保障檔案的安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案查閱利用的范圍與條件（一）查閱利用范圍1.本機關(guān)工作人員因工作需要查閱本機關(guān)形成的各類檔案。2.外單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱本機關(guān)相關(guān)檔案。3.司法機關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱本機關(guān)相關(guān)檔案。4.其他符合法律法規(guī)規(guī)定的查閱利用情形。（二）查閱利用條件1.本機關(guān)工作人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位查閱檔案，需持有單位介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)本機關(guān)檔案管理部門負責人審核同意后，辦理查閱手續(xù)。3.司法機關(guān)、行政執(zhí)法部門查閱檔案，需持有相關(guān)法律文書和工作證件，經(jīng)本機關(guān)檔案管理部門負責人審核同意后，辦理查閱手續(xù)。三、檔案查閱利用的程序（一）申請查閱利用者需填寫《檔案查閱申請表》，詳細說明查閱檔案的目的、內(nèi)容、范圍、期限等信息。申請表應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.查閱利用者姓名、單位、聯(lián)系方式。2.查閱檔案的具體名稱、文號、日期等。3.查閱目的及用途。4.查閱期限。（二）審核1.本機關(guān)工作人員申請查閱檔案，由所在部門負責人進行審核，重點審核查閱目的是否與工作需要相符，查閱內(nèi)容是否在其工作職責范圍內(nèi)。審核通過后，在申請表上簽字確認。2.外單位申請查閱檔案，檔案管理部門收到申請表后，對單位介紹信及查閱內(nèi)容進行審核。審核重點包括查閱單位的合法性、查閱目的的合理性、查閱內(nèi)容與本機關(guān)檔案的關(guān)聯(lián)性等。審核通過后，報檔案管理部門負責人審批。3.司法機關(guān)、行政執(zhí)法部門申請查閱檔案，檔案管理部門對其法律文書和工作證件進行審核，確認其身份和查閱權(quán)限。審核通過后，報檔案管理部門負責人審批。（三）審批檔案管理部門負責人根據(jù)審核情況進行審批。對于符合查閱利用條件的申請，予以批準；對于不符合條件的申請，應(yīng)說明理由，不予批準。（四）查閱1.經(jīng)批準的查閱申請，檔案管理部門根據(jù)查閱內(nèi)容，確定具體的檔案資料，并安排專人負責提供查閱服務(wù)。2.查閱利用者應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出指定場所。查閱過程中，應(yīng)愛護檔案，不得涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的操作規(guī)程進行。復(fù)印、摘抄的檔案材料應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。（五）歸還查閱利用完畢后，查閱利用者應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行認真核對，確保檔案完整無損。四、檔案利用的方式與限制（一）利用方式1.查閱：查閱利用者可直接查閱檔案原件，了解檔案內(nèi)容信息。2.復(fù)?。焊鶕?jù)查閱利用者的需要，檔案管理部門可依規(guī)提供檔案復(fù)印件。3.摘抄：查閱利用者可摘抄檔案中的相關(guān)內(nèi)容，但摘抄內(nèi)容應(yīng)保持原意，不得斷章取義。（二）利用限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，未經(jīng)批準，不得查閱利用。2.重要檔案資料的查閱利用，應(yīng)根據(jù)檔案的密級和重要程度，實行分級審批制度。3.檔案查閱利用期限一般不得超過規(guī)定的時間，如需延長，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。五、檔案管理部門的職責（一）檔案收集與整理負責機關(guān)各類檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整、準確。（二）查閱利用服務(wù)1.受理檔案查閱利用申請，按照規(guī)定程序進行審核、審批。2.為查閱利用者提供檔案查閱場所和設(shè)備，協(xié)助查閱利用者查找所需檔案。3.對查閱利用過程進行監(jiān)督管理，確保檔案安全和查閱利用工作的規(guī)范進行。（三）檔案保管與維護1..做好檔案的保管工作，確保檔案存放環(huán)境安全、適宜，防止檔案損壞、丟失。2.定期對檔案進行檢查、清點、核對，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中存在的問題。3.按照檔案保管期限的規(guī)定進行檔案鑒定和銷毀工作，確保檔案信息的時效性和準確性。(四)統(tǒng)計與分析1.建立檔案查閱利用統(tǒng)計臺賬，對查閱利用情況進行詳細記錄，包括查閱利用者姓名、單位、查閱檔案名稱、查閱日期、查閱目的等。2.定期對檔案查閱利用數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，了解檔案利用需求和趨勢，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。六、查閱利用者的權(quán)利與義務(wù)（一）權(quán)利1.在規(guī)定范圍內(nèi)查閱利用本機關(guān)檔案的權(quán)利。2.對檔案查閱利用過程中遇到的問題提出咨詢和建議的權(quán)利。（二）義務(wù)1.遵守本機關(guān)檔案查閱利用制度，按照規(guī)定程序申請和進行查閱利用。2.愛護檔案，不得擅自涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。3.嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容信息。4.查閱利用完畢后，及時歸還檔案。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對檔案查閱利用工作進行自查，檢查查閱利用手續(xù)是否齊全、查閱過程是否規(guī)范、檔案保管是否安全等。2.機關(guān)內(nèi)部審計部門定期對檔案查閱利用情況進行審計監(jiān)督，重點檢查檔案查閱利用的合規(guī)性和經(jīng)費使用情況。（二）外部監(jiān)督接受上級主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，對提出的問題及時整改落實。八、責任追究（一）查閱利用者責任1.查閱利用者違反本制度規(guī)定，擅自涂改、污損、抽取、撤換檔案材料的，責令其恢復(fù)原狀，并視情節(jié)輕重給予批評教育或相應(yīng)的紀律處分。2.查閱利用者泄露檔案內(nèi)容信息，造成不良后果的，依法追究其法律責任。（二）檔案管理人員責任1.檔案管理人員違反本制度規(guī)定操作流程，導(dǎo)致檔案信息泄露或檔案損壞、丟失的，視情節(jié)輕