PAGE檔案工作部門歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司/組織的檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案工作部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)完整原則歸檔的檔案應(yīng)真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)，內(nèi)容完整，不得遺漏、篡改。3.分類科學(xué)原則按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找。4.安全保密原則確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、歸檔范圍（一）行政管理類檔案1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、組織機(jī)構(gòu)代碼證等。2.公司/組織年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。3.公司/組織會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。4.公司/組織發(fā)文、收文、簽報(bào)等文件材料。5.公司/組織內(nèi)部規(guī)章制度、辦法、細(xì)則等。6.公司/組織人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動(dòng)等相關(guān)材料。7.公司/組織財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。8.公司/組織審計(jì)檔案，包括審計(jì)報(bào)告、審計(jì)底稿等。9.公司/組織固定資產(chǎn)檔案，包括購(gòu)置合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。10.公司/組織印章管理檔案，包括印章使用記錄、印章保管登記表等。（二）業(yè)務(wù)管理類檔案1.市場(chǎng)調(diào)研檔案（包括調(diào)研報(bào)告、市場(chǎng)分析報(bào)告、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手分析報(bào)告等）。2.銷售業(yè)務(wù)檔案（包括銷售合同、訂單、客戶資料、銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表等）。3.采購(gòu)業(yè)務(wù)檔案（包括采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單、供應(yīng)商資料、采購(gòu)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等）。4.生產(chǎn)管理檔案（包括生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)報(bào)表、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備維護(hù)記錄等）。5.研發(fā)項(xiàng)目檔案（包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃書、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究成果報(bào)告等）。6.技術(shù)文檔檔案（包括技術(shù)方案、技術(shù)圖紙、操作規(guī)程、技術(shù)總結(jié)等）。7.質(zhì)量管理檔案（包括質(zhì)量體系文件、質(zhì)量認(rèn)證文件、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等）。8.物流管理檔案（包括物流合同、運(yùn)輸記錄、倉儲(chǔ)記錄等）。（三）項(xiàng)目檔案1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件，包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)等。2.項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件，包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等。3.項(xiàng)目招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。4.項(xiàng)目合同文件，包括項(xiàng)目總承包合同、分包合同、采購(gòu)合同等。5.項(xiàng)目施工文件，包括施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程變更記錄等。6.項(xiàng)目監(jiān)理文件，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)等。7.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件，包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告等。（四）其他檔案1.公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等相關(guān)材料。2.公司/組織參加的各類活動(dòng)的照片、視頻、音頻等資料。3.公司/組織與外部單位簽訂的合作協(xié)議、備忘錄等文件。4.公司/組織員工的培訓(xùn)記錄、學(xué)習(xí)資料等。5.公司/組織的外事活動(dòng)檔案，包括出國(guó)考察報(bào)告、接待外賓記錄等。三、歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件及其他載體形式的文件。3.對(duì)于重要文件應(yīng)收集原件，如無法收集原件，應(yīng)收集與原件核對(duì)無誤的復(fù)印件，并注明原件存放處。（二）文件材料的整理1.收集的文件材料應(yīng)按照分類方案進(jìn)行整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.紙質(zhì)文件應(yīng)進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，確保文件的整齊、美觀。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并建立相應(yīng)的索引目錄。（三）文件材料的歸檔時(shí)間1.行政管理類檔案應(yīng)在次年上半年歸檔完畢。2.業(yè)務(wù)管理類檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔完畢。3.項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔完畢。（四）文件材料的質(zhì)量要求1.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全。2.文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫材料。3.電子文件應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容完整、元數(shù)據(jù)齊全，并確保其可讀性和可利用性。四、歸檔流程（一）部門整理1.各部門負(fù)責(zé)將本部門形成的文件材料進(jìn)行初步整理，按照分類方案進(jìn)行分類、編號(hào)，并填寫《檔案移交清單》。2.《檔案移交清單》應(yīng)包括文件材料的名稱、編號(hào)、日期、頁數(shù)、保管期限等內(nèi)容。（二）部門審核1.各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門整理的文件材料進(jìn)行審核，確保文件材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。（三）檔案部門接收1.檔案工作部門收到各部門移交的文件材料后，對(duì)《檔案移交清單》進(jìn)行核對(duì)，并對(duì)文件材料進(jìn)行再次審核。2.如發(fā)現(xiàn)文件材料不符合要求，檔案工作部門應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通，要求其補(bǔ)充或更正。（四）檔案整理與上架1.檔案工作部門對(duì)接收的文件材料進(jìn)行進(jìn)一步整理，按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、編目等工作。2.整理后的檔案應(yīng)上架存放，便于查閱和利用。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案工作部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保檔案庫房的安全、整潔、通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜等條件符合要求。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，重要的合同、協(xié)議，財(cái)務(wù)審計(jì)檔案等。3.長(zhǎng)期保管的檔案主要包括公司/組織的年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告，業(yè)務(wù)管理類檔案等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括一般性的文件材料，保管期限為1年至10年。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照保管期限和分類順序進(jìn)行排列存放，便于查找和管理。2.檔案庫房應(yīng)定期進(jìn)行檢查和清理，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。4.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案利用（一）利用范圍及方式1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要可查閱、借閱檔案。2.查閱、借閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、用途、期限等內(nèi)容。3.檔案查閱一般應(yīng)在檔案工作部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，如需借出檔案，應(yīng)經(jīng)檔案工作部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)。4.外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。涉及重要檔案或機(jī)密檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用登記1.檔案工作部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括查閱或借閱日期、查閱或借閱人姓名、部門、檔案名稱、用途、期限等。（三）利用監(jiān)督1.檔案工作部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。2.查閱或借閱檔案的人員應(yīng)遵守檔案工作部門的相關(guān)規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案。3.檔案歸還時(shí)，檔案工作部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案工作部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案的存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況，按照檔案保管期限表進(jìn)行。2.對(duì)已失去保存價(jià)值或保管期限已滿的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核后，可予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案工作部門負(fù)責(zé)組織銷毀。3.檔