PAGE征收補(bǔ)償檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)征收補(bǔ)償檔案管理，確保征收補(bǔ)償工作合法、規(guī)范、有序進(jìn)行，維護(hù)征收當(dāng)事人的合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在征收補(bǔ)償工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映征收補(bǔ)償工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理與征收補(bǔ)償相關(guān)的各類文件、資料，確保檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的整理、歸檔、保管和利用。4.保密性原則：對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息予以嚴(yán)格保密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善征收補(bǔ)償檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門做好征收補(bǔ)償檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理征收補(bǔ)償檔案，建立健全檔案管理臺賬。4.負(fù)責(zé)檔案的保管、查閱、借閱、統(tǒng)計等日常管理工作。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的安全與完整。（二）征收部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理本部門在征收補(bǔ)償工作中形成的各類文件、資料，并及時移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的整理、歸檔、查閱等工作，提供必要的協(xié)助。3.對本部門形成的檔案資料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。（三）其他部門職責(zé)1.根據(jù)各自職責(zé)范圍，做好與征收補(bǔ)償相關(guān)的文件、資料的收集、整理工作，并及時移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的管理工作，確保檔案信息的有效利用。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.征收項(xiàng)目立項(xiàng)文件，包括項(xiàng)目批準(zhǔn)文件、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。2.征收補(bǔ)償方案及相關(guān)公告、公示材料。3.征收補(bǔ)償協(xié)議，包括房屋征收補(bǔ)償協(xié)議、土地征收補(bǔ)償協(xié)議等。4.被征收人身份證明、產(chǎn)權(quán)證明、土地權(quán)屬證明等相關(guān)資料。5.評估報告，包括房地產(chǎn)評估報告、土地評估報告等。6.征收補(bǔ)償資金支付憑證、財務(wù)賬目等。7.征收過程中的會議記錄、工作紀(jì)要、請示報告等文件。8.與征收補(bǔ)償相關(guān)的照片、錄像、錄音等視聽資料。9.其他與征收補(bǔ)償工作有關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)原件齊全，如有特殊情況需提供復(fù)印件的，應(yīng)注明原件存放處，并加蓋提供單位公章。3.對收集的檔案資料應(yīng)進(jìn)行初步審核，確保資料的真實(shí)性、合法性和有效性。（三）整理方法1.按照征收項(xiàng)目進(jìn)行分類，每個項(xiàng)目單獨(dú)整理成冊。2.對各類檔案資料進(jìn)行編號，編制檔案目錄，以便于查找和管理。3.檔案資料應(yīng)按照文件形成的時間順序進(jìn)行排列，同一事項(xiàng)的文件應(yīng)集中在一起。4.對破損、褪色的檔案資料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。四、檔案的歸檔（一）歸檔期限各部門應(yīng)在征收補(bǔ)償工作結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案資料移交檔案管理部門歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案資料后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案資料的齊全、完整。2.對核對無誤的檔案資料，檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理要求進(jìn)行進(jìn)一步整理、裝訂，并編制檔案盒封面、脊背及備考表。3.將整理好的檔案資料裝入檔案盒，存放在檔案庫房，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案信息，建立電子檔案。五、檔案的保管（一）保管期限征收補(bǔ)償檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案包括：征收項(xiàng)目立項(xiàng)文件、征收補(bǔ)償方案及相關(guān)公告、公示材料、征收補(bǔ)償協(xié)議、被征收人身份證明、產(chǎn)權(quán)證明、土地權(quán)屬證明等重要文件資料。2.長期保管的檔案包括：評估報告、征收補(bǔ)償資金支付憑證、財務(wù)賬目等與征收補(bǔ)償工作密切相關(guān)的文件資料，保管期限為[X]年。3.短期保管的檔案包括：征收過程中的會議記錄、工作紀(jì)要、請示報告等一般性文件資料，保管期限為[X]年。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放，并有明顯的標(biāo)識。4.定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱征收補(bǔ)償檔案的，可在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱。2.因司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依法履行職責(zé)需要查閱征收補(bǔ)償檔案的，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱程序1.本公司/組織內(nèi)部工作人員查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對《檔案查閱申請表》進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等。3.查閱人應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。4.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱申請表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱范圍1.因特殊情況需要借閱征收補(bǔ)償檔案的，僅限于本公司/組織內(nèi)部工作人員，且須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對《檔案借閱申請表》進(jìn)行審核，符合借閱條件的，辦理借閱手續(xù)，并將檔案交給借閱人。借閱手續(xù)應(yīng)包括借閱人簽字、借閱時間、歸還時間等。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，歸還時應(yīng)確保檔案的完整、無損。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時向借閱人提出。七、檔案的統(tǒng)計與鑒定（一）統(tǒng)計檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，并向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。（二）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。3.對確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。4.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。銷毀清冊應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀人等內(nèi)容，保存期限與被銷毀檔案相同。八、檔案的信息化管理（一）建立檔案管理系統(tǒng)本公司/組織應(yīng)建立征收補(bǔ)償檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整。同時，應(yīng)定期對檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行