PAGE施工監(jiān)測(cè)檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)施工監(jiān)測(cè)檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為工程建設(shè)、運(yùn)營(yíng)維護(hù)及相關(guān)決策提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織所承擔(dān)的各類(lèi)施工監(jiān)測(cè)項(xiàng)目檔案的歸檔管理工作，包括但不限于建筑工程、市政工程、交通工程等領(lǐng)域的施工監(jiān)測(cè)活動(dòng)形成的文件材料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映施工監(jiān)測(cè)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集施工監(jiān)測(cè)過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)文件材料，確保檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)記錄、分析結(jié)論等應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。4.系統(tǒng)性原則：對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、整理，使其具有系統(tǒng)性，便于查找和利用。5.及時(shí)性原則：及時(shí)對(duì)施工監(jiān)測(cè)檔案進(jìn)行歸檔，確保檔案的時(shí)效性。二、歸檔范圍（一）監(jiān)測(cè)方案及相關(guān)文件1.施工監(jiān)測(cè)總體方案，包括監(jiān)測(cè)目的、監(jiān)測(cè)內(nèi)容、監(jiān)測(cè)方法、監(jiān)測(cè)頻率、監(jiān)測(cè)點(diǎn)布置等。2.針對(duì)特定監(jiān)測(cè)項(xiàng)目或部位的專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)測(cè)方案。3.監(jiān)測(cè)方案的評(píng)審意見(jiàn)、修改記錄等。（二）監(jiān)測(cè)原始記錄1.各類(lèi)監(jiān)測(cè)儀器的觀(guān)測(cè)記錄，如全站儀測(cè)量記錄、水準(zhǔn)儀測(cè)量記錄、位移傳感器監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)記錄等。2.監(jiān)測(cè)點(diǎn)的現(xiàn)場(chǎng)巡查記錄，包括外觀(guān)檢查、周邊環(huán)境變化等情況。3.監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)采集過(guò)程中的異常情況記錄及處理措施。（三）監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)分析與報(bào)告1.定期的監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)分析報(bào)告，包括數(shù)據(jù)處理、變化趨勢(shì)分析、安全狀態(tài)評(píng)估等。2.階段性監(jiān)測(cè)總結(jié)報(bào)告，如月度總結(jié)、季度總結(jié)、年度總結(jié)等。3.異常情況分析報(bào)告及應(yīng)急處置建議。4.監(jiān)測(cè)成果報(bào)告，向建設(shè)單位、相關(guān)部門(mén)提交的正式監(jiān)測(cè)報(bào)告。（四）監(jiān)測(cè)儀器設(shè)備資料1.監(jiān)測(cè)儀器設(shè)備的采購(gòu)合同、技術(shù)說(shuō)明書(shū)、操作手冊(cè)等。2.儀器設(shè)備的校準(zhǔn)證書(shū)、檢定報(bào)告、維修記錄等。3.儀器設(shè)備的使用記錄，包括開(kāi)機(jī)時(shí)間、關(guān)機(jī)時(shí)間、使用人員等。（五）監(jiān)測(cè)人員資質(zhì)與培訓(xùn)資料1.監(jiān)測(cè)人員的資格證書(shū)、崗位證書(shū)等。2.監(jiān)測(cè)人員的培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)等。（六）與施工監(jiān)測(cè)相關(guān)的其他資料1.施工圖紙、設(shè)計(jì)變更文件等與監(jiān)測(cè)相關(guān)的工程資料。2.建設(shè)單位、監(jiān)理單位等對(duì)監(jiān)測(cè)工作的要求、指令等文件。3.監(jiān)測(cè)過(guò)程中涉及的會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往函件等。三、歸檔要求（一）文件材料的質(zhì)量要求1.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全。2.紙質(zhì)文件應(yīng)采用耐久性好的書(shū)寫(xiě)材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等。3.電子文件應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容完整，存儲(chǔ)載體應(yīng)符合長(zhǎng)期保存要求。（二）文件材料的整理要求1.按照歸檔范圍對(duì)文件材料進(jìn)行分類(lèi)整理，同一類(lèi)別的文件應(yīng)集中存放。2.每份文件材料應(yīng)編寫(xiě)頁(yè)碼，頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置應(yīng)統(tǒng)一、規(guī)范。3.對(duì)文件材料中的附件、附圖應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，并與正文對(duì)應(yīng)。（三）文件材料的裝訂要求1.紙質(zhì)文件應(yīng)左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字。2.裝訂厚度應(yīng)適中，一般不超過(guò)20mm，超過(guò)時(shí)應(yīng)分冊(cè)裝訂。（四）電子文件的歸檔要求1.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的分類(lèi)目錄進(jìn)行存儲(chǔ)，文件名應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確。2.電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)載體應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.定期對(duì)電子文件進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保其可讀性和完整性。四、歸檔流程（一）文件材料的收集1.監(jiān)測(cè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，各監(jiān)測(cè)小組應(yīng)及時(shí)將各自產(chǎn)生的文件材料收集整理，交至項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。2.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)各小組提交的文件材料進(jìn)行初步審核，檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性等。（二）文件材料的整理與編目1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織專(zhuān)人對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行進(jìn)一步整理，按照歸檔要求進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等工作。2.編目?jī)?nèi)容應(yīng)包括文件材料的題名、日期、編號(hào)、責(zé)任者等，確保編目信息準(zhǔn)確、完整。（三）文件材料的裝訂與裝盒1.對(duì)整理好的紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，裝訂完成后進(jìn)行裝盒。2.裝盒時(shí)應(yīng)在盒脊上填寫(xiě)檔案類(lèi)別、年度、起止卷號(hào)等信息，便于查找和管理。（四）電子文件的歸檔1.由專(zhuān)人負(fù)責(zé)將整理好的電子文件按照規(guī)定的存儲(chǔ)路徑進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)。2.在電子文件歸檔過(guò)程中，應(yīng)同時(shí)生成相應(yīng)的元數(shù)據(jù)，確保電子文件的可追溯性和可讀性。（五）檔案的移交與接收1.文件材料整理歸檔完成后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)將檔案移交至公司/組織的檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核、驗(yàn)收，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)退回項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，要求其重新整理。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類(lèi)上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。3.對(duì)重要的檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份，確保檔案的安全性。（三）檔案的定期檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、存儲(chǔ)狀況等。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，如對(duì)損壞的檔案進(jìn)行修復(fù)、對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)等。（四）檔案的保密管理1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.檔案管理人員應(yīng)具備保密意識(shí)，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.查閱、借閱檔案應(yīng)履行嚴(yán)格的審批手續(xù)，確保檔案的安全。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部的工程技術(shù)人員、管理人員等因工作需要可查閱、借閱施工監(jiān)測(cè)檔案。2.建設(shè)單位、監(jiān)理單位、相關(guān)政府部門(mén)等因工作需要可按照規(guī)定查閱施工監(jiān)測(cè)檔案。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部人員查閱、借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位查閱、借閱檔案應(yīng)出具單位介紹信，并填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱、借閱手續(xù)。3.查閱、借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，如需延期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用方式1.查閱檔案可在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助。2.借閱檔案一般應(yīng)限在本單位使用，如需帶出單位應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)登記手續(xù)。（四）利用記錄1.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱、借閱時(shí)間、查閱人、借閱人、查閱內(nèi)容等。2.利用記錄應(yīng)妥善保存，以便日后查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)施工監(jiān)測(cè)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面審查、科學(xué)分析、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的客觀(guān)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)專(zhuān)家等組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)制定鑒定方案、組織鑒定工作、出具鑒定意見(jiàn)等。（三）鑒定內(nèi)容1.對(duì)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保存期限等進(jìn)行全面審查，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)已超過(guò)保存期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確需銷(xiāo)毀的檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)