PAGE村委換屆檔案制度范本一、總則（一）目的為規(guī)范村委換屆選舉工作檔案管理，確保換屆選舉檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，為村委換屆選舉工作提供可靠的依據(jù)和歷史憑證，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本地區(qū)村委換屆選舉過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映村委換屆選舉工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集換屆選舉各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件材料，確保檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，做到規(guī)范有序。4.保密性原則：對涉及選舉工作秘密的檔案資料，嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善村委換屆檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督換屆選舉工作中各部門的檔案收集、整理和歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理村委換屆選舉檔案，建立健全檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。（二）各部門職責(zé)1.明確專人負(fù)責(zé)本部門在換屆選舉工作中產(chǎn)生的文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，并及時移交檔案管理部門。2.嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的日常管理工作，確保檔案的安全和完整。三、檔案收集（一）收集范圍1.換屆選舉工作方案、計劃、通知等文件材料。2.選民登記冊、候選人推薦表、候選人資格審查報告等選民和候選人相關(guān)材料。3.選舉公告、選票、計票結(jié)果、選舉結(jié)果報告等選舉過程中的文件材料。4.換屆選舉工作中的會議記錄、紀(jì)要、決議等。5.換屆選舉工作中的各類統(tǒng)計報表。6.換屆選舉工作中的宣傳資料、影像資料等。7.換屆選舉工作中的信訪、舉報材料及處理結(jié)果。8.其他與換屆選舉工作有關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在換屆選舉工作結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將本部門產(chǎn)生的文件材料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對破損、褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制；對電子文件，應(yīng)確保其可讀性和完整性，并進(jìn)行備份存儲。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.綜合類：包括換屆選舉工作方案、總結(jié)、報告等綜合性文件材料。2.選民類：包括選民登記冊、選民資格審查材料等。3.候選人類：包括候選人推薦表、候選人資格審查報告、候選人簡歷等。4.選舉類：包括選舉公告、選票、計票結(jié)果、選舉結(jié)果報告等。5.會議類：包括換屆選舉工作中的各類會議記錄、紀(jì)要、決議等。6.統(tǒng)計類：包括換屆選舉工作中的各類統(tǒng)計報表。7.宣傳類：包括換屆選舉工作中的宣傳資料、影像資料等。8.信訪類：包括換屆選舉工作中的信訪、舉報材料及處理結(jié)果。（二）整理方法1.按照分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的文件材料進(jìn)行分類。2.對每一類文件材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.對文件材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊。4.編制文件材料目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、文件名稱、日期、來源等信息。5.將整理好的文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。五、檔案歸檔（一）歸檔時間各部門應(yīng)在文件材料整理完畢后[X]個工作日內(nèi)，將檔案移交檔案管理部門歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.對審核合格的檔案，進(jìn)行登記入庫，并按照檔案保管期限進(jìn)行分類存放。3.建立檔案臺賬，記錄檔案的入庫時間、保管期限、存放位置等信息。六、檔案保管（一）保管期限1.永久保管：涉及村委換屆選舉工作重大決策、重要事項、歷史憑證等文件材料，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他文件材料根據(jù)其重要程度和保存價值，確定保管期限為[X]年或[X]年。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案架上，排列整齊，便于查找和利用。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量是否齊全、保管狀況是否良好、檔案的整理和分類是否準(zhǔn)確等。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。七、檔案利用（一）利用范圍1.為村委換屆選舉工作提供歷史憑證和參考依據(jù)。2.為上級部門檢查指導(dǎo)換屆選舉工作提供資料。3.為研究村委換屆選舉工作提供素材。4.為有關(guān)部門和人員了解換屆選舉情況提供信息。（二）利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的理由、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后，指定專人負(fù)責(zé)提供檔案，并做好查閱記錄。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時歸還檔案，并在查閱記錄上簽字確認(rèn)。（三）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)，借閱人員應(yīng)出具本人有效身份證件，并繳納一定的押金。3.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容，如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合村委換屆選舉工作的實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和專家組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、形成時間、保管期限等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價值。2.對已過保管期限的檔案，重點(diǎn)審查其是否仍具有查考利用價值。3.對涉及保密、隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)檔案鑒定小組組長簽字同意。2.檔案管理部門對銷毀申請進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后，指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案。3.銷毀檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。