PAGE公司檔案合同保密制度一、總則（一）目的為加強公司檔案合同管理，保護公司及相關(guān)方的商業(yè)秘密和敏感信息，維護公司合法權(quán)益，特制定本保密制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工、合作伙伴、供應(yīng)商以及所有接觸公司檔案合同的人員。（三）定義1.公司檔案：指公司在經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、記錄等，包括但不限于合同協(xié)議、財務(wù)報表、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、技術(shù)文檔、人事檔案等。2.合同：指公司與外部單位或個人簽訂的各類協(xié)議、契約等法律文件。3.保密信息：指涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息、財務(wù)信息等不為公眾所知悉、能為公司帶來經(jīng)濟利益、具有實用性且公司采取保密措施的信息。二、保密責(zé)任（一）公司責(zé)任1.建立健全檔案合同保密管理制度，明確保密工作流程和要求。2.為員工提供必要的保密培訓(xùn)和教育，提高員工保密意識。3.對涉及保密信息的場所、設(shè)備等采取安全保密措施。4.對違反保密制度的行為進行調(diào)查處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。（二）員工責(zé)任1.嚴格遵守本保密制度，妥善保管和使用公司檔案合同及保密信息。2.未經(jīng)公司書面授權(quán)，不得向任何第三方披露公司檔案合同及保密信息。3.在工作中如需使用公司檔案合同及保密信息，應(yīng)按照規(guī)定的程序和方式進行，確保信息安全。4.離職時，應(yīng)將所保管的公司檔案合同及保密信息全部歸還公司，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。（三）合作伙伴及供應(yīng)商責(zé)任1.與公司簽訂保密協(xié)議，承諾遵守公司的保密制度。2.對在合作過程中知悉的公司檔案合同及保密信息予以保密，不得擅自使用或披露。3.如發(fā)現(xiàn)保密信息被泄露或可能被泄露，應(yīng)及時通知公司，并采取措施防止損失擴大。三、檔案合同管理（一）檔案管理1.檔案收集各部門應(yīng)指定專人負責(zé)收集本部門在工作中形成的各類文件、資料，確保檔案的完整性和準確性。對于重要的合同協(xié)議、會議紀要等文件，應(yīng)及時送交檔案管理部門歸檔。2.檔案整理檔案管理部門對收集到的檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作，建立檔案目錄和索引，便于查詢和利用。對電子檔案應(yīng)進行備份，并按照規(guī)定的格式和存儲位置進行保存。3.檔案保管公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，確保檔案的安全保管。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對涉及保密信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問等措施，防止信息泄露。4.檔案查閱公司內(nèi)部人員如需查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)按照審批意見提供檔案，并對查閱情況進行登記。查閱人員不得擅自復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容。涉及保密信息的檔案查閱，應(yīng)嚴格控制查閱范圍和審批程序，確保信息安全。5.檔案借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損。歸還時，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案內(nèi)容和完整性。6.檔案銷毀對已超過保管期限或失去保存價值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀意見，填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進行銷毀。檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，采用適當?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認。（二）合同管理1.合同簽訂合同簽訂前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)進行充分的市場調(diào)研和風(fēng)險評估，并對合同對方的主體資格、信用狀況等進行審查。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、保密條款、違約責(zé)任等內(nèi)容，確保合同的合法性和有效性。合同簽訂過程中，應(yīng)嚴格按照公司規(guī)定的審批流程進行，由相關(guān)部門負責(zé)人、法務(wù)人員、財務(wù)人員等進行審核，確保合同符合公司利益和法律法規(guī)要求。2.合同履行合同履行部門應(yīng)按照合同約定及時履行義務(wù)，并對合同履行情況進行跟蹤和記錄。如發(fā)現(xiàn)合同履行過程中出現(xiàn)問題或糾紛，應(yīng)及時與對方溝通協(xié)商，并向公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門報告，采取有效措施解決問題，維護公司合法權(quán)益。3.合同變更與解除合同變更或解除應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。變更或解除合同的申請應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進行，確保變更或解除行為的合法性和合理性。合同變更或解除后，應(yīng)及時對相關(guān)檔案進行更新和處理，確保檔案信息的準確性。4.合同歸檔合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)資料送交檔案管理部門歸檔。檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理要求進行整理、保管和利用。四、保密措施（一）物理安全措施1.對存放公司檔案合同及保密信息的場所進行安全防護，安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，限制無關(guān)人員進入。2.對存儲保密信息的計算機、服務(wù)器、存儲設(shè)備等進行加密處理，并設(shè)置訪問權(quán)限，防止信息被非法獲取。3.定期對辦公場所、設(shè)備等進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。（二）網(wǎng)絡(luò)安全措施1.建立公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全防護體系，安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。2.對公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進行分段管理，嚴格控制不同區(qū)域之間的網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限，防止內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)信息泄露。3.加強無線網(wǎng)絡(luò)安全管理，設(shè)置高強度密碼，并采用WPA2或更高級別的加密協(xié)議。4.定期對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行漏洞掃描和修復(fù)，確保網(wǎng)絡(luò)安全穩(wěn)定運行。（三）人員管理措施1.對涉及公司檔案合同及保密信息的人員進行背景審查，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.加強員工保密培訓(xùn)和教育，定期組織保密知識培訓(xùn)、案例分析等活動，提高員工保密意識和技能。3.對員工的工作行為進行監(jiān)督和管理，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時糾正和處理。4.在員工離職時，進行離職審計和保密提醒，確保員工妥善交接工作和保密信息。（四）文件管理措施1.對公司檔案合同及保密信息進行分類分級管理，根據(jù)信息的敏感程度和重要性采取不同的保密措施。2.在文件的起草、打印、復(fù)印、傳遞、存儲等過程中，嚴格按照保密規(guī)定進行操作，確保文件安全。3.對重要文件進行加密存儲，并設(shè)置訪問密碼，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問。4.定期對文件進行備份，防止文件丟失或損壞。五、保密信息的范圍（一）商業(yè)秘密1.公司的經(jīng)營策略、市場計劃、銷售渠道、客戶名單、價格體系等。2.公司的產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)創(chuàng)新、工藝流程、技術(shù)訣竅等。3.公司的財務(wù)狀況、財務(wù)報表、資金運作、成本核算等。（二）技術(shù)秘密1.公司擁有的專利技術(shù)、商標、著作權(quán)等知識產(chǎn)權(quán)。2.公司正在研發(fā)或尚未公開的技術(shù)方案、技術(shù)成果等。3.公司的技術(shù)標準、技術(shù)規(guī)范、技術(shù)文檔等。（三）客戶信息1.客戶的基本資料、聯(lián)系方式、交易記錄等。2.客戶的需求偏好、購買意向、合作意向等。3.與客戶簽訂的保密協(xié)議、合作協(xié)議等相關(guān)文件。（四）其他保密信息1.公司內(nèi)部的管理流程、規(guī)章制度、會議紀要等。2.公司尚未公開的重大決策、投資項目、業(yè)務(wù)活動等。3.其他涉及公司利益且公司認為需要保密的信息。六、保密協(xié)議（一）協(xié)議簽訂1.公司與員工、合作伙伴、供應(yīng)商等簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密權(quán)利和義務(wù)。2.保密協(xié)議應(yīng)包括保密信息的范圍、保密期限、違約責(zé)任等內(nèi)容，確保協(xié)議的有效性和可操作性。（二）協(xié)議履行1.協(xié)議雙方應(yīng)嚴格按照保密協(xié)議的約定履行各自的義務(wù)，確保保密信息的安全。2.如一方違反保密協(xié)議，應(yīng)承擔(dān)違約責(zé)任，賠償對方因此遭受的損失。（三）協(xié)議變更與解除1.保密協(xié)議的變更或解除應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。2.在保密協(xié)議變更或解除后，雙方應(yīng)按照新的協(xié)議內(nèi)容履行義務(wù)。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立保密管理工作小組，負責(zé)對公司檔案合同保密制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。2.定期對公司各部門的保密工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）違規(guī)處理1.對于違反本保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、解除勞動合同等處理。2.如因員工違反保密制度給公司造成損失的，公司將依法追究其賠償責(zé)任。3.對于合作伙伴、供應(yīng)商等違反保密協(xié)議的行為，公司將按照協(xié)議約定追究其違約責(zé)任，并采取相應(yīng)的法律措施維護公司權(quán)益。八、培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計劃1.制定年度保密培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)時間等。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括保密法律法規(guī)、