PAGE檔案追究制度包括哪些檔案追究制度細則一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的真實性、完整性和安全性，維護公司合法權(quán)益，特制定本檔案追究制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、保管、利用等過程中的行為規(guī)范及責任追究。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.實事求是原則：以事實為依據(jù)，準確認定責任，客觀公正地進行追究。3.預防為主原則：通過完善制度、加強培訓等手段，預防檔案管理違規(guī)行為的發(fā)生。4.教育與懲戒相結(jié)合原則：追究責任的同時，注重對相關(guān)人員進行教育，提高檔案管理意識。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，指導和監(jiān)督各部門檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。3.定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案的安全與完整。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的真實、準確、完整。2.明確專人負責檔案管理，按照公司檔案管理制度要求，及時將檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的清查、盤點及利用等工作。（三）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度，認真履行崗位職責。2.負責檔案的日常管理工作，包括整理、編目、上架、保管等，確保檔案存放有序、查找方便。3.做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。4.積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)。三、檔案形成與收集（一）檔案形成要求1.公司各部門及員工在工作中形成的各類文件、資料、圖表、記錄等，均應(yīng)按照檔案管理要求進行整理和歸檔。2.文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、簽署齊全，采用耐久性強的書寫材料和載體。3.電子文件應(yīng)按照相關(guān)標準進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保其可讀性和可利用性。（二）收集范圍1.行政管理類檔案：包括公司文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理記錄等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案：涵蓋市場營銷、銷售合同、客戶資料、采購訂單、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗報告等。3.財務(wù)審計類檔案：包含會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等。4.項目建設(shè)類檔案：涉及項目立項、可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、竣工驗收資料等。5.其他類檔案：如知識產(chǎn)權(quán)檔案、資質(zhì)證書、榮譽證書、對外合作協(xié)議等。（三）收集時間1.各部門應(yīng)在文件材料形成后的[X]個工作日內(nèi)進行初步整理，并定期移交至檔案管理部門。2.對于重大事項或項目形成的檔案，應(yīng)在事項結(jié)束或項目完成后的[X]個工作日內(nèi)完成收集和歸檔工作。四、檔案整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.分類科學、編號規(guī)范、排列有序、編目準確。（二）分類方法1.按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等因素進行分類，可采用年度機構(gòu)保管期限分類法或年度問題保管期限分類法等。2.具體分類如下：行政管理類檔案：可分為綜合管理、人力資源管理、行政管理、黨群工作等類別。業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)板塊分為市場營銷、銷售管理、采購管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理等類別。財務(wù)審計類檔案：按照會計年度和檔案類別分為會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計檔案等。項目建設(shè)類檔案：依據(jù)項目階段分為項目前期文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等。其他類檔案：根據(jù)檔案性質(zhì)分為知識產(chǎn)權(quán)檔案、資質(zhì)證書檔案、榮譽證書檔案等。（三）編號規(guī)則1.檔案編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。2.編號一般由全宗號、年度號、類別號、保管期限號、件號或卷號等組成。3.全宗號：公司檔案管理部門統(tǒng)一編制，代表公司檔案全宗。4.年度號：采用公元紀年，如“20XX”表示年份。5.類別號：根據(jù)檔案分類結(jié)果編制，用大寫字母或數(shù)字表示。6.保管期限號：分為“永久”“長期”“短期”，分別用“Y”“C”“D”表示。7.件號或卷號：按照順序依次編排。（四）歸檔要求1.各部門應(yīng)將整理好的檔案按照歸檔范圍和要求進行裝訂，并編制歸檔目錄。2.歸檔目錄應(yīng)包括檔案題名、日期、文號、責任者、保管期限等內(nèi)容，確保目錄準確、清晰。3.檔案管理部門對接收的檔案進行審核，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、溫濕度計等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜存放，電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行備份。3.對于重要檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如進行復制、縮微等。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案：反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司和社會具有長遠利用價值的檔案。3.長期保管的檔案：在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為[X]年。（四）定期清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制清查報告，總結(jié)檔案管理工作情況，提出改進措施和建議。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案。2.根據(jù)法律法規(guī)要求或公司規(guī)定，外部單位或個人經(jīng)批準可查閱公司相關(guān)檔案。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)本部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.外部單位或個人查閱公司檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好記錄。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換、拆散等。2.如需復印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。3.查閱、借閱檔案人員應(yīng)在規(guī)定的時間和地點內(nèi)使用檔案，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。七、檔案安全與保密（一）安全措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房、設(shè)施設(shè)備的安全管理。2.安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫房24小時處于監(jiān)控狀態(tài)。3.定期對檔案管理人員進行安全培訓，提高安全意識和應(yīng)急處理能力。4.制定檔案安全應(yīng)急預案，定期組織演練，確保在突發(fā)情況下能夠迅速有效地保護檔案安全。（二）保密規(guī)定1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個人隱私等檔案信息予以保密。2.未經(jīng)公司批準，不得擅自向任何單位或個人提供、泄露檔案內(nèi)容。3.在檔案利用過程中，對涉及保密內(nèi)容的檔案應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，如限定查閱范圍、使用專用設(shè)備等。（三）責任追究1.對于違反檔案安全與保密規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.因保管不善導致檔案丟失、損壞或泄露的，相關(guān)責任人應(yīng)承擔賠償責任，并根據(jù)公司規(guī)定給予紀律處分。3.構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為公司決策提供及時、準確的檔案信息支持。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理與歸檔要求，及時將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化錄入，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，并做好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)安全與管理1.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對系統(tǒng)進行檢查和維護，確保系統(tǒng)正常運行。3.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，提高信息化管理水平。九、檔案移交與處置（一）移交1.公司因機構(gòu)變動、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，需要對檔案進行移交的，應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時，移交部門應(yīng)編制檔案移交清單，詳細注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容，并與接收部門進行核對。3.接收部門應(yīng)對移交的檔案進行認真審核，對不符合要求的檔案有權(quán)要求移交部門補充或更正。（二）處置1.對于超過保管期限且已無保存價值的檔案，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門和相關(guān)部門共同派人監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認。3.銷毀清冊應(yīng)永久保存，以備查考。十、責任追究（一）責任認定1.在檔案管理過程中，凡因故意或過失導致檔案出現(xiàn)丟失、損壞、泄露、篡改、延誤歸檔等情況的，均應(yīng)認定相關(guān)責任人的責任。2.責任認定應(yīng)根據(jù)檔案管理的各個環(huán)節(jié)，明確直接責任人和間接責任人。（二）追究方式1.批評教育：對情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予批評教育，責令其改正。2.警告：對初次違規(guī)且造成一定影響的責任人，給予警告處分。3.罰款：根據(jù)違規(guī)行為的嚴重程度和造成的損失，對責任人處以一定金額的罰款。4.降職或撤職：對嚴重違規(guī)、給公司造成重大損失的責任人，給予降職或撤職處分。5.解除勞動合同：對違規(guī)情節(jié)惡劣、構(gòu)成嚴重違紀的責任人，依法解除勞動合同。6.法律追究：對因違規(guī)行為構(gòu)成犯罪的責任人，依法追究刑事責任。（三）責任申訴1.責任人