PAGE校園應急檔案管理制度一、總則（一）目的為加強校園應急檔案管理，有效記錄和保存校園應急管理工作中的各類信息，提高校園應對突發(fā)事件的能力，保障師生生命財產(chǎn)安全，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于校園內各部門、各單位在應急管理工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實性原則：應急檔案應如實反映校園應急管理工作的實際情況，確保檔案信息的真實性和可靠性。2.完整性原則：全面收集、整理應急管理工作中的各類文件、資料、記錄等，保證檔案內容的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范對應急檔案進行分類、編號、整理、存儲，確保檔案管理工作的規(guī)范化。4.保密性原則：對應急檔案中涉及的敏感信息和機密內容，嚴格保密，防止信息泄露。二、應急檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定校園應急檔案管理制度和工作流程，指導和監(jiān)督各部門的應急檔案管理工作。2.集中收集、整理、保管校園應急管理工作中的各類檔案資料，建立應急檔案數(shù)據(jù)庫。3.定期對應急檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的質量和安全。4.為校園應急管理工作提供檔案查閱、借閱服務，保障應急工作的順利開展。（二）各部門職責1.負責本部門應急管理工作中文件、資料、記錄等的收集、整理和歸檔工作，并按照規(guī)定定期移交至檔案管理部門。2.明確專人負責本部門應急檔案管理工作，確保檔案資料的及時、準確和完整。3.配合檔案管理部門做好應急檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）檔案管理人員職責1.熟悉應急檔案管理業(yè)務，掌握檔案管理的基本知識和技能。2.負責應急檔案的日常收集、整理、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的整齊有序。3.嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，保守檔案機密，維護檔案安全。4.積極為檔案利用者提供服務，及時、準確地提供所需檔案資料。三、應急檔案的分類與編號（一）分類1.應急預案類：包括校園總體應急預案、專項應急預案、部門應急預案等。按應急事件類型分為自然災害類、事故災難類、公共衛(wèi)生事件類、社會安全事件類等。2.應急處置記錄類：記錄校園應急事件發(fā)生、發(fā)展、處置全過程的文件、資料，如事件報告、現(xiàn)場照片、視頻、會議記錄、決策文件等。3.應急資源管理類：涉及應急物資儲備、應急設備管理、應急隊伍建設等方面的檔案資料。4.應急培訓與演練類：包括應急培訓計劃、培訓教材、培訓記錄、演練方案、演練總結等。5.應急評估與改進類：對應急管理工作進行評估的報告、總結，以及針對存在問題提出的改進措施和建議等檔案。（二）編號采用“年度類別流水號”的編號方式。例如，2023YJYA001，表示2023年應急預案類的第一份檔案。編號應確保唯一性，便于檔案的查找和管理。四、應急檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應在應急事件發(fā)生后及時收集相關文件、資料、記錄等，并按照要求進行初步整理。2.檔案管理部門定期對應急檔案進行收集，可通過定期催交或主動上門收集相結合的方式，確保檔案資料的及時集中。3.對于重要應急事件，檔案管理部門應提前介入，指導相關部門做好檔案收集工作。（二）整理1.對應急檔案進行分類整理，按照分類標準將收集到的檔案資料歸入相應類別。2.對每份檔案進行編號、編目，填寫檔案目錄卡片，注明檔案的名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。3.對檔案資料進行裝訂、編頁，去除金屬物，確保檔案的整齊、牢固。4.根據(jù)檔案的重要性和相關性，對檔案進行組卷，卷內文件應排列有序，編寫頁號。五、應急檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.采用紙質檔案與電子檔案相結合的存儲方式。紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列。2.電子檔案應存儲在服務器或存儲設備上，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，進行分類存儲，并定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管環(huán)境1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施設備，確保檔案的安全保管。（三）保管期限1.應急預案類檔案長期保存。2.應急處置記錄類檔案根據(jù)事件的重要程度和影響范圍確定保管期限，一般重要事件的檔案保管期限為10年，特別重大事件的檔案永久保存。3.應急資源管理類、應急培訓與演練類、應急評估與改進類檔案保管期限為5年。（四）檔案清查1.檔案管理部門定期對應急檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質量和存儲情況與檔案目錄一致。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或其他問題，應及時查明原因，采取相應措施進行處理，并記錄清查結果。六、應急檔案的查閱與借閱（一）查閱1.校內各部門因工作需要查閱應急檔案，應填寫《應急檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)部門負責人簽字后提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合條件的予以批準，并安排專人負責查閱服務。查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱檔案時，應保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等。如需復印或摘錄檔案內容，應經(jīng)檔案管理部門同意。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱應急檔案的，應填寫《應急檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自擴大利用范圍。3.借閱期滿，借閱人員應按時歸還檔案。檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應追究借閱人員的責任。七、應急檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對應急檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實利用價值，確定檔案的存毀。2.成立應急檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組按照鑒定標準和程序，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的應急檔案，應填寫《應急檔案銷毀申請表》，附上鑒定小組的鑒定意見，報學校主管領導批準后進行銷毀。2.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞剑_保檔案信息