PAGE學(xué)校檔案管理自查制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本自查制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各學(xué)院在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的自查工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映學(xué)校各項工作的實際情況。2.完整性原則：全面收集、整理學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等活動中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照國家檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及學(xué)校制定的檔案管理制度進(jìn)行檔案管理工作。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理自查機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理自查工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立以學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)為組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理自查工作領(lǐng)導(dǎo)小組。其職責(zé)為：1.全面領(lǐng)導(dǎo)學(xué)校檔案管理自查工作，制定自查工作方案和計劃。2.協(xié)調(diào)解決檔案管理自查工作中出現(xiàn)的重大問題。3.對檔案管理自查工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保自查工作的順利開展。（二）檔案管理部門學(xué)校設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)具體實施檔案管理自查工作。其職責(zé)為：1.按照國家檔案管理法律法規(guī)和學(xué)校檔案管理制度，制定詳細(xì)的自查標(biāo)準(zhǔn)和流程。2.組織開展檔案管理自查工作，對各部門、各學(xué)院的檔案管理情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。3.對自查中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行匯總分析，提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實情況。4.建立檔案管理自查工作檔案，記錄每次自查的情況和結(jié)果。（三）各部門、各學(xué)院檔案管理人員各部門、各學(xué)院指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，其職責(zé)為：1.按照檔案管理自查標(biāo)準(zhǔn)和流程，對本部門、本學(xué)院的檔案進(jìn)行定期自查。2.及時發(fā)現(xiàn)并糾正檔案管理工作中存在的問題，確保檔案的整理規(guī)范、保管安全。3.積極配合學(xué)校檔案管理部門的檢查工作，提供相關(guān)檔案資料和信息。三、檔案管理自查內(nèi)容（一）檔案管理制度建設(shè)1.檢查學(xué)校是否建立健全檔案管理制度，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等方面的規(guī)定。2.審核檔案管理制度是否符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，是否與學(xué)校實際情況相適應(yīng)。3.查看檔案管理制度是否得到有效執(zhí)行，是否有相應(yīng)的監(jiān)督和考核機(jī)制。（二）檔案收集與整理1.檢查檔案收集范圍是否全面，是否涵蓋學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項工作中形成的具有保存價值的文件材料。2.審核檔案整理是否符合國家檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和學(xué)校檔案分類方案的要求，檔案分類是否科學(xué)合理，編號是否規(guī)范統(tǒng)一。3.查看檔案整理質(zhì)量，包括文件材料的齊全性、完整性、準(zhǔn)確性，以及裝訂、編目等是否符合要求。（三）檔案保管1.檢查檔案保管場所是否符合安全要求，是否具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備。2.審核檔案庫房的溫濕度控制是否符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，檔案存放是否有序，排列是否合理。3.查看檔案保管期限劃分是否準(zhǔn)確，檔案的銷毀是否按照規(guī)定程序進(jìn)行，有無銷毀清冊等相關(guān)記錄。（四）檔案利用1.檢查檔案利用制度是否完善，是否明確了利用范圍、利用方式、利用手續(xù)等規(guī)定。2.審核檔案利用登記是否詳實，是否記錄了利用者的姓名、單位、利用時間、利用內(nèi)容等信息。3.查看檔案利用效果反饋情況，是否對檔案利用工作進(jìn)行了總結(jié)和分析，是否根據(jù)利用需求對檔案管理工作提出改進(jìn)建議。（五）電子檔案管理1.檢查學(xué)校是否建立電子檔案管理制度，對電子檔案的收集、整理、存儲、利用、備份等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范管理。2.審核電子檔案的格式、元數(shù)據(jù)等是否符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，電子檔案與紙質(zhì)檔案是否同步歸檔、對應(yīng)一致。3.查看電子檔案存儲設(shè)備的安全性和可靠性，是否定期進(jìn)行備份和維護(hù)，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。四、檔案管理自查方式與頻率（一）自查方式1.定期自查：各部門、各學(xué)院檔案管理人員按照規(guī)定的時間周期，對本部門、本學(xué)院的檔案進(jìn)行全面自查，并填寫自查報告。2.不定期抽查：學(xué)校檔案管理部門根據(jù)工作需要，不定期對各部門、各學(xué)院的檔案管理情況進(jìn)行抽查，重點檢查檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)和突出問題。3.專項檢查：針對檔案管理中的特定問題或重要事項，開展專項自查工作，如檔案數(shù)字化工作專項檢查、檔案安全專項檢查等。（二）自查頻率1.各部門、各學(xué)院每年至少進(jìn)行一次全面自查，并于每年年底前將自查報告報送學(xué)校檔案管理部門。2.學(xué)校檔案管理部門每半年對各部門、各學(xué)院的檔案管理情況進(jìn)行一次抽查。3.根據(jù)學(xué)校工作安排和實際需要，適時開展專項自查工作。五、檔案管理自查程序（一）準(zhǔn)備階段1.制定自查方案：明確自查的目的、范圍、內(nèi)容、方式、時間安排等。2.組建自查小組：由檔案管理部門人員和相關(guān)專業(yè)人員組成，明確小組成員的職責(zé)分工。3.收集自查資料：準(zhǔn)備好檔案管理制度、檔案分類方案、檔案整理規(guī)范等相關(guān)文件資料，以及自查所需的表格、工具等。（二）實施階段1.開展自查工作：按照自查方案確定的內(nèi)容和方式，對各部門、各學(xué)院的檔案管理情況進(jìn)行全面檢查。2.做好記錄：對檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括問題的描述、所在部門、責(zé)任人、發(fā)現(xiàn)時間等。3.分析問題：對自查中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行深入分析，查找問題產(chǎn)生的原因，評估問題的嚴(yán)重程度和影響范圍。（三）總結(jié)階段1.撰寫自查報告：根據(jù)自查情況，撰寫詳細(xì)的自查報告，內(nèi)容包括自查工作的基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題、原因分析、整改建議等。2.召開總結(jié)會議：組織召開檔案管理自查工作總結(jié)會議，通報自查情況，討論整改措施，明確整改責(zé)任人和整改期限。3.形成整改方案：根據(jù)總結(jié)會議的討論結(jié)果，制定具體的整改方案，明確整改目標(biāo)、整改措施、整改時間節(jié)點等。六、檔案管理自查結(jié)果處理（一）問題反饋1.學(xué)校檔案管理部門將自查中發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋給相關(guān)部門和學(xué)院，并提出整改要求。2.反饋方式可以采用書面通知、會議通報等形式，確保相關(guān)部門和學(xué)院明確問題所在和整改要求。（二）整改落實1.各部門、各學(xué)院根據(jù)整改要求，制定具體的整改措施，明確整改責(zé)任人，認(rèn)真組織實施整改工作。2.在整改期限內(nèi)，定期向?qū)W校檔案管理部門報告整改進(jìn)展情況，確保整改工作按時完成。（三）復(fù)查驗收1.學(xué)校檔案管理部門對整改情況進(jìn)行復(fù)查驗收，檢查整改措施是否落實到位，問題是否得到有效解決。2.對復(fù)查驗收不合格的部門和學(xué)院，要求繼續(xù)整改，直至達(dá)到要求為止。（四）結(jié)果運用1.將檔案管理自查結(jié)果納入學(xué)校各部門、各學(xué)院的年度考核內(nèi)容，對檔案管理工