PAGE殘聯(lián)檔案資料保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)殘聯(lián)檔案資料的科學(xué)管理，確保檔案資料的完整、安全與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于殘聯(lián)機(jī)關(guān)及所屬各部門在工作中形成的各類檔案資料的保管。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則殘聯(lián)檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管和提供利用。2.真實(shí)性與完整性原則確保檔案資料的真實(shí)性和完整性，如實(shí)反映殘聯(lián)各項(xiàng)工作的歷史過(guò)程和實(shí)際情況。3.保密性原則對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、工作秘密和個(gè)人隱私的檔案資料，嚴(yán)格保密，防止泄露。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案資料的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案資料的分類與編號(hào)（一）分類1.文書檔案包括上級(jí)文件、本級(jí)文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.業(yè)務(wù)檔案涵蓋殘疾人康復(fù)、教育、就業(yè)、扶貧、維權(quán)等業(yè)務(wù)工作中形成的檔案資料。3.人事檔案干部職工的個(gè)人檔案，包括履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲等材料。4.財(cái)務(wù)檔案財(cái)務(wù)收支憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)方面的檔案。5.聲像檔案照片、錄音、錄像等反映殘聯(lián)工作活動(dòng)的聲像資料。6.電子檔案以電子數(shù)據(jù)形式存儲(chǔ)的各類檔案資料。（二）編號(hào)1.文書檔案編號(hào)采用年度保管期限流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)。例如：2023永久001。2.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)根據(jù)業(yè)務(wù)類別進(jìn)行分類編號(hào)，如康復(fù)業(yè)務(wù)檔案編號(hào)為KF年份流水號(hào)，就業(yè)業(yè)務(wù)檔案編號(hào)為JY年份流水號(hào)等。3.人事檔案編號(hào)按照人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行編號(hào)。4.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)采用財(cái)務(wù)年度檔案類別流水號(hào)的方式編號(hào)，如2023會(huì)計(jì)憑證001。5.聲像檔案編號(hào)按照拍攝時(shí)間或錄制時(shí)間順序編號(hào)，如SX20230101001，表示2023年1月1日拍攝的第1份聲像檔案。6.電子檔案編號(hào)與相應(yīng)紙質(zhì)檔案編號(hào)一致，并在編號(hào)后加注“電子”標(biāo)識(shí)，如2023永久001（電子）。三、檔案資料的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保工作中形成的各類文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.對(duì)于上級(jí)下發(fā)的文件，應(yīng)在簽收后及時(shí)交檔案管理部門。3.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織部門應(yīng)將會(huì)議文件、記錄等材料整理后移交檔案管理部門。4.各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照要求將相關(guān)檔案資料整理歸檔，并移交檔案管理部門。（二）整理1.檔案管理部門收到收集的檔案資料后，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.文書檔案應(yīng)按照文件的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類排序，去除重復(fù)、無(wú)效的文件。3.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)流程和類別進(jìn)行整理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和邏輯性。4.人事檔案應(yīng)按照人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，做到材料齊全、順序規(guī)范。5.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)。6.聲像檔案應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行分類整理。7.電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類編號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的目錄索引。四、檔案資料的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。2.聲像檔案應(yīng)采用光盤、磁帶等載體進(jìn)行存儲(chǔ)，并注明相關(guān)信息，存放于專門的音像檔案盒中。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。4.人事檔案應(yīng)專柜保管，確保檔案的安全與保密。（三）保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案主要是具有重要?dú)v史價(jià)值和查考利用價(jià)值的文件；長(zhǎng)期保管期限為16年至50年；短期保管期限為15年以下。2.業(yè)務(wù)檔案的保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和相關(guān)規(guī)定確定。3.人事檔案的保管期限按照人事檔案管理規(guī)定執(zhí)行。4.財(cái)務(wù)檔案的保管期限按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法執(zhí)行。（四）檔案的清點(diǎn)與檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。2.每年應(yīng)對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行全面檢查，檢查檔案的保管狀況、庫(kù)房設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份檢查，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。五、檔案資料的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.因工作需要查閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.涉及重要機(jī)密檔案資料的查閱，需經(jīng)殘聯(lián)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外單位查閱殘聯(lián)檔案資料的，需持有單位介紹信，并經(jīng)殘聯(lián)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱登記表上記錄查閱人姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。2.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案資料，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案資料歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查，確保檔案資料無(wú)損壞、缺頁(yè)等情況。（三）利用范圍1.檔案資料主要用于殘聯(lián)內(nèi)部工作的查考、研究、決策等。2.經(jīng)批準(zhǔn)，可向有關(guān)部門或單位提供檔案資料的查閱、利用服務(wù)，但應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。六、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案資料進(jìn)行鑒定。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。3.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案資料進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)殘聯(lián)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并由監(jiān)銷人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。3.銷毀檔案資料時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案資料徹底銷毀，無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案資料的移交與交接（一）移交1.殘聯(lián)工作人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因，應(yīng)將本人保管的檔案資料及時(shí)移交檔案管理部門。2.移交時(shí)，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，注明移交檔案資料名稱、數(shù)量、編號(hào)等信息，交接雙方簽字確認(rèn)。（二）交接