PAGE檔案工作缺乏制度支撐關(guān)于檔案工作制度支撐的管理規(guī)定一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案工作，并接受綜合管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，確保檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露。二、檔案分類及范圍（一）行政檔案1.公司文件包括公司章程、董事會(huì)決議、股東會(huì)決議、公司發(fā)展規(guī)劃、年度工作計(jì)劃與總結(jié)、重要會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話等。2.行政事務(wù)文件涵蓋公司各類行政管理制度、人事任免文件、員工獎(jiǎng)懲記錄、資質(zhì)證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)資料。3.對(duì)外往來文件涉及公司與政府部門、合作伙伴、客戶等之間的往來信函、合同協(xié)議、合作意向書、項(xiàng)目申報(bào)材料等。（二）財(cái)務(wù)檔案1.會(huì)計(jì)憑證包括原始憑證和記賬憑證，如發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、轉(zhuǎn)賬憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿各類總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬等。3.財(cái)務(wù)報(bào)表月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。4.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告等。5.財(cái)務(wù)預(yù)算與決算資料年度財(cái)務(wù)預(yù)算方案、預(yù)算執(zhí)行情況分析報(bào)告、決算報(bào)告等。（三）業(yè)務(wù)檔案1.市場(chǎng)營(yíng)銷檔案市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶信息資料、營(yíng)銷活動(dòng)策劃方案與總結(jié)、廣告宣傳資料、銷售合同等。2.產(chǎn)品研發(fā)檔案產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)研發(fā)文檔、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、專利申請(qǐng)文件、新產(chǎn)品鑒定材料等。3.生產(chǎn)管理檔案生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)調(diào)度記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備維護(hù)檔案、生產(chǎn)安全事故記錄等。4.采購(gòu)與供應(yīng)鏈檔案采購(gòu)合同、供應(yīng)商評(píng)估資料、采購(gòu)訂單、物流配送記錄、庫(kù)存管理報(bào)表等。（四）項(xiàng)目檔案1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、項(xiàng)目預(yù)算書等。2.項(xiàng)目實(shí)施過程文件：項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目變更記錄、項(xiàng)目文檔管理記錄等。3.項(xiàng)目驗(yàn)收文件項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、項(xiàng)目成果鑒定證書、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等。（五）其他檔案1.聲像檔案公司重大活動(dòng)照片、錄像、錄音等資料。2.電子檔案以電子形式存儲(chǔ)的各類文件，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、電子報(bào)表等。三、檔案工作流程（一）檔案形成與收集1.各部門員工在工作過程中應(yīng)及時(shí)將形成的文件材料進(jìn)行分類整理，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于重要文件，應(yīng)在形成后[X]個(gè)工作日內(nèi)提交至本部門檔案管理人員。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)本部門文件進(jìn)行收集，確保無遺漏。（二）檔案整理1.檔案管理人員收到文件材料后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫文件題名、日期、來源、保管期限等信息。3.按照一定的排列順序?qū)⑽募b訂成冊(cè)或裝入檔案盒，并在盒脊或封面標(biāo)注檔案類別、年度、保管期限等信息。（三）檔案保管1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好檢查記錄。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。（四）檔案利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案資料的安全。3.如需借閱檔案原件，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容，歸還時(shí)應(yīng)確保檔案完好無損。（五）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際價(jià)值，確定檔案的存毀。2.成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表組成，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核。3.經(jīng)鑒定小組審核通過的擬銷毀檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實(shí)性和徹底性，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。四、檔案管理人員職責(zé)（一）綜合管理部門檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司各部門檔案工作，對(duì)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。3.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等工作。4.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。5.定期對(duì)檔案工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議，提高檔案管理水平。（二）部門檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和初步分類工作，并及時(shí)移交公司綜合管理部門。2.協(xié)助綜合管理部門做好本部門檔案的查閱、借閱等利用工作。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告。4.配合綜合管理部門做好檔案鑒定與銷毀工作。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司綜合管理部門定期對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理情況、檔案保管情況、檔案利用情況等。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，將檔案工作納入公司績(jī)效考核體系。2.考核內(nèi)容包括檔案管理制度建設(shè)、檔案工作流程執(zhí)行情況、檔案管理質(zhì)量、檔案利用效果等方面。3.根據(jù)考核結(jié)果