PAGE職工檔案出錯(cuò)追責(zé)制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司職工檔案管理，確保職工檔案信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，維護(hù)公司和職工的合法權(quán)益，特制定本追責(zé)制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體職工檔案的管理及因檔案出錯(cuò)引發(fā)問題的責(zé)任追究。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保責(zé)任追究有法可依、有章可循。2.實(shí)事求是原則：以事實(shí)為依據(jù)，準(zhǔn)確認(rèn)定檔案出錯(cuò)的原因、責(zé)任主體及造成的后果。3.公平公正原則：對(duì)檔案出錯(cuò)責(zé)任的追究，不偏袒、不歧視，確保公平公正。4.教育與懲戒相結(jié)合原則：通過責(zé)任追究，達(dá)到教育相關(guān)人員、規(guī)范檔案管理行為的目的。二、職工檔案管理職責(zé)分工（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)職工檔案的建立、收集、整理、保管和查閱等日常管理工作。2.指導(dǎo)各部門做好職工檔案材料的及時(shí)歸檔工作。3.對(duì)檔案出錯(cuò)問題進(jìn)行初步調(diào)查，提出責(zé)任認(rèn)定和處理建議。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門職工檔案材料的形成、積累和定期移交工作。2.確保移交的檔案材料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并對(duì)材料的真實(shí)性負(fù)責(zé)。（三）檔案管理人員1.嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定，對(duì)職工檔案進(jìn)行科學(xué)分類、妥善保管。2.負(fù)責(zé)檔案的查閱登記、借閱歸還等工作，確保檔案安全。3.協(xié)助人力資源部門對(duì)檔案出錯(cuò)問題進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。三、職工檔案出錯(cuò)情形及認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)（一）基本信息錯(cuò)誤1.姓名、性別、出生日期、民族、身份證號(hào)碼等個(gè)人基本信息與實(shí)際情況不符。2.認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)：以職工提供的有效身份證件、戶籍證明或其他權(quán)威文件為依據(jù)，如檔案信息與上述依據(jù)不一致，則認(rèn)定為基本信息錯(cuò)誤。（二）學(xué)歷信息錯(cuò)誤1.學(xué)歷層次、畢業(yè)院校、專業(yè)、畢業(yè)時(shí)間等信息虛假或錯(cuò)誤。2.認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)：以學(xué)歷證書原件、學(xué)信網(wǎng)查詢結(jié)果等為依據(jù)，若檔案學(xué)歷信息與上述證明不符，視為學(xué)歷信息錯(cuò)誤。（三）工作經(jīng)歷錯(cuò)誤1.工作單位、入職時(shí)間、離職時(shí)間記錄不實(shí)，工作經(jīng)歷存在偽造、編造情況。2.認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)：通過職工提供的勞動(dòng)合同、離職證明、工作證、工資發(fā)放記錄等相關(guān)材料進(jìn)行核實(shí)，如檔案工作經(jīng)歷信息與核實(shí)材料不符，判定為工作經(jīng)歷錯(cuò)誤。（四）獎(jiǎng)懲記錄錯(cuò)誤1.獎(jiǎng)勵(lì)或處罰的事實(shí)不存在、時(shí)間錯(cuò)誤、獎(jiǎng)勵(lì)級(jí)別或處罰種類錯(cuò)誤等。2.認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)：以公司正式發(fā)布的獎(jiǎng)勵(lì)文件、處罰決定、相關(guān)會(huì)議紀(jì)要等原始記錄為依據(jù)，若檔案獎(jiǎng)懲記錄與上述依據(jù)不符，認(rèn)定為獎(jiǎng)懲記錄錯(cuò)誤。（五）其他重要信息錯(cuò)誤1.政治面貌、職業(yè)資格證書、培訓(xùn)經(jīng)歷等其他對(duì)職工權(quán)益或公司管理有重要影響的信息錯(cuò)誤。2.認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)相關(guān)證書原件、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證明、官方文件等進(jìn)行核對(duì)，檔案信息與上述材料不一致的，確定為其他重要信息錯(cuò)誤。四、檔案出錯(cuò)責(zé)任追究程序（一）發(fā)現(xiàn)與報(bào)告1.檔案管理人員在日常檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)檔案出錯(cuò)情況，應(yīng)及時(shí)向人力資源部門報(bào)告。2.職工本人或其他相關(guān)人員發(fā)現(xiàn)檔案出錯(cuò)，可向人力資源部門或所在部門反映，由接收部門負(fù)責(zé)記錄并及時(shí)轉(zhuǎn)至人力資源部門。（二）調(diào)查核實(shí)1.人力資源部門接到檔案出錯(cuò)報(bào)告后，應(yīng)立即組織調(diào)查。調(diào)查人員不少于兩人，通過查閱檔案原始材料、與相關(guān)人員面談、核實(shí)外部證明文件等方式，全面了解檔案出錯(cuò)的具體情況。2.調(diào)查過程中，應(yīng)做好詳細(xì)記錄，收集相關(guān)證據(jù)材料，包括但不限于文件、證書、合同、會(huì)議記錄、談話筆錄等。（三）責(zé)任認(rèn)定1.根據(jù)調(diào)查核實(shí)情況，人力資源部門對(duì)檔案出錯(cuò)的責(zé)任主體進(jìn)行認(rèn)定。責(zé)任主體可能包括檔案管理人員、材料移交部門工作人員、職工本人等。2.對(duì)于多人共同導(dǎo)致檔案出錯(cuò)的情況，應(yīng)根據(jù)各自的過錯(cuò)程度，分別確定責(zé)任。（四）處理建議1.人力資源部門根據(jù)責(zé)任認(rèn)定結(jié)果，提出相應(yīng)的處理建議。處理方式包括批評(píng)教育、責(zé)令改正、經(jīng)濟(jì)處罰、行政處分等。2.對(duì)于情節(jié)較輕的檔案出錯(cuò)，可給予批評(píng)教育，要求責(zé)任主體限期改正錯(cuò)誤信息；對(duì)于造成一定影響或損失的，可給予經(jīng)濟(jì)處罰，處罰金額根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度確定；對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重、違反公司規(guī)章制度或法律法規(guī)的，給予相應(yīng)的行政處分，如警告、記過、降職、撤職等。（五）審批與執(zhí)行1.處理建議報(bào)公司管理層審批。管理層應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定和實(shí)際情況，對(duì)處理建議進(jìn)行審核，做出最終決定。2.責(zé)任主體應(yīng)按照公司決定，接受相應(yīng)的處理。處理決定應(yīng)及時(shí)通知責(zé)任主體，并在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，以起到警示教育作用。五、職工檔案出錯(cuò)后的糾正與補(bǔ)救措施（一）錯(cuò)誤信息糾正1.責(zé)任主體應(yīng)按照公司要求，及時(shí)對(duì)出錯(cuò)的檔案信息進(jìn)行更正。更正過程應(yīng)嚴(yán)格遵循檔案修改的相關(guān)規(guī)定，確保修改痕跡可查。2.對(duì)于涉及基本信息、學(xué)歷信息等重要內(nèi)容修改的，應(yīng)要求責(zé)任主體提供充分的證明材料，并經(jīng)人力資源部門審核后進(jìn)行修改。（二）相關(guān)材料補(bǔ)充與完善1.因檔案出錯(cuò)導(dǎo)致相關(guān)材料缺失或不完整的，責(zé)任主體應(yīng)負(fù)責(zé)補(bǔ)充完善。補(bǔ)充的材料應(yīng)真實(shí)、有效，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理歸檔。2.如因工作經(jīng)歷錯(cuò)誤導(dǎo)致勞動(dòng)合同、離職證明等材料缺失，責(zé)任主體應(yīng)盡快與原工作單位聯(lián)系，補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)，并及時(shí)提交至人力資源部門。（三）對(duì)職工權(quán)益影響的評(píng)估與處理1.檔案出錯(cuò)可能對(duì)職工的薪酬待遇、晉升、福利等權(quán)益產(chǎn)生影響的，人力資源部門應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)估。2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的處理方案，如調(diào)整薪酬、恢復(fù)晉升資格、補(bǔ)發(fā)福利等，以保障職工的合法權(quán)益。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)職工檔案管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案信息的準(zhǔn)確性等。2.人力資源部門應(yīng)定期對(duì)職工檔案進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正檔案管理中存在的問題。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、勞動(dòng)監(jiān)察部門等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)檔案資料。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查提出的問題和整改要求，應(yīng)及時(shí)落實(shí)整改措施，并將整改情況報(bào)告上級(jí)主管部門。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期組織檔案管理人員、各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)工作人員參加檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、檔案出錯(cuò)追責(zé)制度、檔案信息收集與整理規(guī)范等，確保相關(guān)人員熟悉檔案管理流程和要求，避免因工作失誤導(dǎo)致檔案出錯(cuò)。（二）宣傳1.通過公司內(nèi)部公告、宣傳欄、培訓(xùn)會(huì)議等形式，向全體職工宣傳職工檔案出錯(cuò)追責(zé)制度，提高職工對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，引