PAGE檔案室專用章制度范本一、總則（一）目的為加強公司檔案室專用章的管理，規(guī)范印章的使用流程，確保印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案室專用章的使用、保管、審批等相關管理活動。（三）定義檔案室專用章是公司在檔案管理工作中用于標識檔案文件來源、確認檔案資料真實性和有效性的專用印章。二、印章的刻制與啟用（一）印章的刻制1.檔案室專用章的刻制由公司行政部門統(tǒng)一負責，根據(jù)公司檔案管理的實際需求，按照國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準進行設計和制作。2.刻制印章時，應選擇具有資質的正規(guī)印章制作單位，確保印章的質量和安全性。3.印章刻制完成后，制作單位應提供印章印模及相關證明文件，交檔案室備案。（二）印章的啟用1.檔案室專用章啟用前，需由檔案室填寫《印章啟用申請表》，詳細說明印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息，并經檔案室負責人審核簽字。2.《印章啟用申請表》經審核通過后，報公司分管領導審批。3.印章啟用后，檔案室應及時將啟用情況通知公司各部門，并在公司內部發(fā)布啟用公告，明確印章的使用規(guī)范和注意事項。三、印章的使用范圍（一）檔案文件的蓋章1.各類檔案的歸檔章，用于標識檔案的類別、年度、保管期限等信息。2.檔案借閱章，用于在檔案借閱登記冊上蓋章確認借閱信息。3.檔案查閱章，用于在檔案查閱登記表上蓋章確認查閱信息。4.檔案證明章，用于出具檔案相關的證明文件，如檔案資料復印件與原件相符證明等。（二）其他相關事項1.與檔案管理工作相關的文件、報表、信函等材料，在辦理必要手續(xù)后，可加蓋檔案室專用章。2.經公司領導批準，用于檔案管理工作對外宣傳、交流等活動的資料，可加蓋檔案室專用章。四、印章的使用流程（一）申請1.使用檔案室專用章時，需由使用人填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱及份數(shù)、用印日期等信息。2.《印章使用申請表》應經使用部門負責人簽字確認，確保用印事項真實、合法、合規(guī)。（二）審批1.《印章使用申請表》提交至檔案室，由檔案室負責人根據(jù)用印事項的性質和審批權限進行審核。2.對于一般性的檔案用印事項，如檔案借閱、查閱登記等，由檔案室負責人直接審批。3.對于涉及重要檔案文件證明、對外提供檔案資料等重大用印事項，需經公司分管領導審批。（三）用印1.經審批通過的《印章使用申請表》交檔案室印章管理人員，印章管理人員應嚴格按照審批意見進行用印操作。2.用印時，應確保印章清晰、端正，蓋印位置準確無誤。3.用印完成后，印章管理人員應在《印章使用申請表》上記錄用印時間、用印人等信息，并將申請表妥善保存。（四）登記1.檔案室應建立《印章使用登記簿》，詳細記錄每一次印章使用的情況，包括用印日期、用印事項、用印文件名稱及份數(shù)、審批人、用印人等信息。2.《印章使用登記簿》應定期進行整理和歸檔，以便查閱和追溯。五、印章的保管（一）保管人員檔案室專用章由檔案室指定專人負責保管，保管人員應具備高度的責任心和保密意識。（二）保管方式1.印章應存放在專門的保險柜或保管箱內，確保印章存放安全。2.保險柜或保管箱應放置在檔案室的安全區(qū)域，并有專人負責鑰匙的保管。（三）保管要求1.保管人員應妥善保管印章，不得擅自將印章轉借他人使用。2.非工作時間，印章應存放在保險柜或保管箱內，嚴禁隨身攜帶。3.保管人員應定期對印章進行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、丟失等情況，應及時報告檔案室負責人，并采取相應的措施進行處理。六、印章的停用與銷毀（一）停用1.因公司檔案管理工作調整、印章?lián)p壞等原因，需要停用檔案室專用章時，由檔案室填寫《印章停用申請表》，詳細說明停用原因、停用日期等信息。2.《印章停用申請表》經檔案室負責人審核簽字后，報公司分管領導審批。3.印章停用后，檔案室應及時將停用情況通知公司各部門，并收回已發(fā)放的印章使用申請表等相關文件。（二）銷毀1.經批準停用的檔案室專用章，由檔案室負責組織銷毀。2.銷毀印章時，應采用適當?shù)姆绞竭M行，確保印章無法恢復使用。3.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認。4.銷毀記錄應妥善保存，以備查閱。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司內部審計部門負責對檔案室專用章的管理情況進行定期監(jiān)督檢查。（二）檢查內容1.印章的使用是否符合本制度規(guī)定的使用范圍和流程。2.印章的保管是否安全、規(guī)范。3.《印章使用登記簿》等相關記錄是否完整、準確。（三）檢查頻率內部審計部門應每年至少對檔案室專用章的管理情況進行一次全面檢查，并形成檢查報告。（四）問題處理與整改1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，內部審計部門應及時下達整改通知書，要求檔案室限期整改。2.檔案室應針對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，制定具體的整改措施，并認真組織實施，確保問題得到有效解決。八、責任追究（一）違規(guī)行為1.未經審批擅自使用檔案室專用章。2.超越印章使用范圍使用印章。3.因保管不善導致印章丟失、損壞或被盜用。4.在印章使用過程中弄虛作假、違規(guī)操作。（二）責任追究方式1.對于違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重，對相關責任人給予批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.如因違規(guī)行