PAGE行政單位檔案利用制度一、總則（一）目的為了加強行政單位檔案的利用管理，充分發(fā)揮檔案的作用，提高行政工作效率和服務質量，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規(guī)，結合本單位實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本行政單位各內設機構及所屬單位在開展工作過程中對檔案的利用活動。（三）基本原則1.依法利用原則：檔案利用活動必須遵守國家法律法規(guī)，確保檔案信息的安全與合法使用。2.服務為本原則：以服務行政工作、服務社會公眾為宗旨，積極主動地提供檔案利用服務。3.規(guī)范有序原則：建立健全檔案利用工作流程和管理制度，確保利用工作規(guī)范、有序進行。4.安全保密原則：在檔案利用過程中，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案利用的范圍與方式（一）利用范圍1.本單位內部工作查考：為行政決策、行政管理、行政執(zhí)法、日常工作等提供依據(jù)和參考。2.對外提供證明：為單位或個人出具相關證明材料，如工齡證明、學歷證明、工作經(jīng)歷證明等。3.社會利用：根據(jù)國家有關規(guī)定，向社會公眾提供檔案信息服務，滿足社會公眾對檔案信息的合理需求。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱紙質檔案或電子檔案。2.借閱：對于確需借出使用的檔案，經(jīng)批準后可辦理借閱手續(xù)。3.復制：根據(jù)利用者需求，可為其提供檔案復印件或電子副本。4.咨詢：利用者可就檔案相關問題向檔案管理人員進行咨詢。三、檔案利用的流程（一）提出利用申請1.本單位內部人員利用檔案，應填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、利用檔案名稱及范圍等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.外單位人員因工作需要利用本單位檔案，應提前向本單位檔案管理部門提交書面申請，說明利用目的、利用檔案名稱及范圍、身份證明等信息，并加蓋申請單位公章。3.社會公眾利用檔案，應按照檔案管理部門的要求，提供有效身份證件及相關證明材料，填寫《檔案利用申請表》，說明利用目的和檔案信息需求。（二）申請審核1.檔案管理部門收到利用申請后，應及時進行審核。審核內容包括利用目的的合理性、利用范圍的準確性、申請人身份及權限的合法性等。2.對于符合利用條件的申請，檔案管理部門應予以批準；對于不符合利用條件的申請，應向申請人說明理由，并退還申請材料。（三）查閱與借閱1.批準后的利用申請，利用者可按照檔案管理部門安排的時間和地點進行查閱或借閱。2.查閱紙質檔案時，利用者應在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出指定場所。查閱過程中，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損。3.借閱檔案時，利用者應填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱時間、歸還時間等信息，并簽字確認。檔案管理部門應按照規(guī)定收取一定的借閱保證金，借閱期滿后，如檔案無損壞、丟失等情況，應及時退還保證金。4.利用者應嚴格按照批準的利用范圍和期限使用檔案，如需延長借閱期限，應提前向檔案管理部門辦理續(xù)借手續(xù)。（四）復制1.利用者如需復制檔案，應填寫《檔案復制申請表》，注明復制檔案名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，方可進行復制。2.檔案管理部門應按照規(guī)定的復制方式和要求進行復制，確保復制件與原件內容一致。復制件應加蓋檔案管理部門印章，并注明“復制件”字樣。（五）歸還與注銷1.借閱期滿后，利用者應按時歸還所借檔案。檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并要求利用者承擔相應責任。2.利用申請結束后，檔案管理部門應及時將利用情況記錄在案，并注銷相關申請信息。四、檔案利用的安全與保密管理（一）安全管理1.檔案管理部門應采取必要的安全防護措施，確保檔案實體和信息的安全。如安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施，定期對檔案進行檢查和維護。2.利用檔案時，應嚴格遵守檔案管理部門的安全規(guī)定，不得擅自操作檔案管理設備，不得在檔案管理場所吸煙、使用明火等。3.電子檔案利用過程中，應注意保護電子信息安全，防止病毒感染、數(shù)據(jù)丟失等情況發(fā)生。嚴禁在連接外網(wǎng)的計算機上處理涉密檔案信息。（二）保密管理1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，對檔案內容嚴格保密。不得向無關人員泄露檔案信息。2.利用者在利用檔案過程中，應嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播、公布檔案信息。如需對外提供檔案信息，應按照規(guī)定履行審批手續(xù)。3.涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應按照相關保密法律法規(guī)進行管理和利用，嚴禁違規(guī)利用和泄露。五、檔案利用的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應定期對檔案利用工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括利用流程的執(zhí)行情況、檔案安全與保密措施的落實情況、利用效果等。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時督促整改，并記錄在案。對違反檔案利用制度的行為，應按照有關規(guī)定進行處理。（二）考核評價1.建立檔案利用工作考核評價機制，對檔案管理部門及相關利用人員的工作進行考核評價?？己嗽u價內容包括利用服務質量、利用效率、安全保密工作等方面。2.考核評價結果作為檔案管理部門及相關人員績效評定、獎懲的重要依據(jù)。對在檔案利用工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，給予表彰和獎勵；對工作不力、造成不良影響的，進行批評教育并責令整改。六、檔案利用的信息化建設（一）檔案信息系統(tǒng)建設1.加強檔案信息化建設，建立完善的檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和利用。檔案信息系統(tǒng)應具備檔案錄入、存儲、檢索、利用申請、審批、統(tǒng)計分析等功能。2.檔案信息系統(tǒng)應與本單位辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)等進行有效對接，實現(xiàn)檔案信息的共享和協(xié)同利用。（二）電子檔案利用管理1.規(guī)范電子檔案利用流程，利用者可通過檔案信息系統(tǒng)提交利用申請，并按照系統(tǒng)提示進行查閱、借閱、復制等操作。2.加強電子檔案安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、身份認證、訪問控制等技術措施，確保電子檔案信息的安全。3.定期對電子檔案進行清理和維護，確保電子檔案數(shù)據(jù)的完整性和