PAGE關(guān)于印發(fā)檔案借閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中涉及檔案借閱的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案借閱活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及公司的相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案在借閱過程中的安全，防止檔案信息泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生。3.合理使用原則：借閱者應(yīng)合理使用檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、銷毀檔案。二、檔案分類與保管（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、科技檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等類別。具體分類標(biāo)準(zhǔn)按照國家相關(guān)檔案管理規(guī)定及公司實(shí)際情況制定。（二）保管要求1.檔案庫房：設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案裝具：使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具存放檔案，按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行有序排列。3.檔案標(biāo)識：對每一份檔案進(jìn)行明確標(biāo)識，注明檔案名稱、類別、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。三、借閱申請與審批（一）借閱申請1.借閱者需填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、類別、借閱目的、預(yù)計歸還日期等信息。2.申請表應(yīng)由借閱者所在部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，以證明借閱用途的合理性。（二）審批流程1.普通檔案借閱：借閱部門為公司內(nèi)部部門，借閱期限在一周以內(nèi)的，由所在部門負(fù)責(zé)人審批。借閱期限超過一周的，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.重要檔案借閱：涉及公司核心機(jī)密、重大決策等重要檔案的借閱，無論借閱期限長短，均需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司外部單位借閱公司檔案的，必須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。四、借閱期限與歸還（一）借閱期限1.普通檔案借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案借閱期限根據(jù)實(shí)際情況確定，但最長不超過[X]個工作日。（二）歸還要求1.借閱者應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前將檔案歸還至檔案管理部門。如有特殊情況不能按時歸還，需提前向檔案管理部門說明原因并辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案管理部門在接收歸還檔案時，應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究借閱者的責(zé)任。五、借閱權(quán)限與范圍（一）內(nèi)部借閱權(quán)限1.公司各部門員工因工作需要，可在權(quán)限范圍內(nèi)借閱相關(guān)檔案。2.部門負(fù)責(zé)人有權(quán)借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案及與本部門工作相關(guān)的其他檔案。3.涉及跨部門工作的借閱需求，需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人協(xié)商同意后，方可借閱所需檔案。（二）外部借閱范圍1.因工作往來需要，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，可向政府部門、合作單位等外部機(jī)構(gòu)提供有限范圍內(nèi)的檔案借閱服務(wù)。2.外部借閱的檔案應(yīng)嚴(yán)格限定在與合作項(xiàng)目直接相關(guān)且不涉及公司核心機(jī)密的范圍內(nèi)。六、借閱登記與跟蹤（一）借閱登記1.檔案管理部門在批準(zhǔn)借閱申請后，應(yīng)建立《檔案借閱登記臺賬》，詳細(xì)記錄借閱者姓名、部門、借閱檔案名稱、類別、借閱日期、預(yù)計歸還日期等信息。2.借閱登記臺賬應(yīng)妥善保存，以便隨時查閱和跟蹤檔案借閱情況。（二）跟蹤管理1.檔案管理部門應(yīng)定期對借閱檔案進(jìn)行跟蹤，提醒借閱者按時歸還檔案。2.如發(fā)現(xiàn)借閱者未按時歸還檔案或存在違規(guī)借閱行為，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行催還或糾正，并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告。七、檔案使用規(guī)范（一）借閱者責(zé)任1.借閱者對所借閱的檔案負(fù)有妥善保管的責(zé)任，不得擅自將檔案帶出公司指定場所。2.嚴(yán)禁在借閱的檔案上涂改、圈劃、批注、污損、抽取、撤換、翻拍、復(fù)制等。3.因工作需要摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。摘錄、復(fù)制的檔案內(nèi)容應(yīng)妥善保管，不得用于與工作無關(guān)的目的。（二）檔案使用場所1.借閱檔案一般應(yīng)在公司內(nèi)部指定的檔案查閱室進(jìn)行查閱和使用。2.特殊情況下需將檔案帶出查閱室的，必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案安全。八、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)對檔案的保密工作負(fù)責(zé)，加強(qiáng)對檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識。2.借閱者在借閱檔案過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人管理等特殊保密措施。（二）安全保障1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施和設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等。2.定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.在檔案借閱過程中，如發(fā)生檔案丟失、損壞、泄密等安全事故，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時向上級報告。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門代表組成，負(fù)責(zé)對檔案借閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)定期對檔案借閱登記臺賬、檔案歸還情況等進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度的借閱行為，檔案管理部門應(yīng)及時制止，并視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理。2.如因違規(guī)借閱行為給公司造成損失的，借閱者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任。十、