PAGE檔案資料安全保管制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案資料的安全保管，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，充分發(fā)揮檔案資料在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案資料形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案資料不被泄露、篡改、丟失，嚴(yán)格限制查閱和使用范圍。2.集中統(tǒng)一原則：公司檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)。3.完整準(zhǔn)確原則：保證檔案資料的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)工作的真實(shí)情況。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，便于檔案資料的查閱、使用，提高工作效率。二、檔案資料的范圍及分類（一）檔案資料范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件及證照。2.公司各類會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要。3.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、訂單等。4.公司財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目、憑證等財(cái)務(wù)檔案。5.公司人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、考核等資料。6.公司技術(shù)研發(fā)資料，如項(xiàng)目報(bào)告、技術(shù)方案、圖紙等。7.公司市場營銷資料，如市場調(diào)研報(bào)告、客戶資料、宣傳資料等。8.公司行政辦公文件，如通知、通報(bào)、請示、批復(fù)等。9.公司固定資產(chǎn)檔案，包括設(shè)備清單、購置合同、維修記錄等。10.其他具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等。（二）檔案資料分類1.行政管理類：包括公司行政文件、會(huì)議記錄、規(guī)章制度等。2.人事管理類：涵蓋員工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)資料等。3.財(cái)務(wù)管理類：如財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目、審計(jì)報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)合同類：各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單等。5.技術(shù)研發(fā)類：技術(shù)方案、項(xiàng)目文檔、專利資料等。6.市場營銷類：市場調(diào)研、客戶信息、宣傳資料等。7.固定資產(chǎn)類：設(shè)備檔案、資產(chǎn)清單等。三、檔案資料的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地收集。2.對于公司內(nèi)部形成的文件、資料，承辦部門應(yīng)在工作完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)整理歸檔。3.涉及公司外部的文件、資料，如合同、協(xié)議等，應(yīng)在收到后立即進(jìn)行登記，并及時(shí)移交檔案管理部門。（二）整理規(guī)范1.檔案資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.每份文件應(yīng)進(jìn)行編號、編目，注明標(biāo)題、日期、來源、保管期限等信息。3.對于紙張破損、字跡模糊的文件，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案資料的可讀性。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可檢索性。四、檔案資料的歸檔（一）歸檔流程1.各部門收集整理好的檔案資料，應(yīng)定期移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案資料進(jìn)行審核，檢查其完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.審核通過的檔案資料，按照分類編號順序進(jìn)行排列，裝入檔案盒或檔案柜，并填寫檔案目錄。4.檔案管理人員應(yīng)在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。（二）歸檔時(shí)間1.年度檔案應(yīng)在次年的[X]月底前完成歸檔。2.專項(xiàng)檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。五、檔案資料的保管（一）保管場所及設(shè)施1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，按照年度、類別、保管期限等順序排列。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，確保其安全性。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案包括公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件，以及涉及公司權(quán)益、重大決策等具有長期保存價(jià)值的文件。3.長期保管的檔案期限為[X]年，主要包括公司年度財(cái)務(wù)報(bào)表、重要業(yè)務(wù)合同、人事檔案等。4.短期保管的檔案期限為[X]年，如一般性的行政文件、業(yè)務(wù)資料等。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案資料進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的損壞、變質(zhì)的檔案資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案資料的安全。六、檔案資料的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案資料，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案資料，查閱申請人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。3.公司外部人員查閱檔案資料，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，方可查閱。查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格限定在與查閱目的相關(guān)的檔案資料內(nèi)。（二）查閱登記1.檔案管理部門應(yīng)對查閱檔案資料的人員進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人姓名、部門、查閱內(nèi)容、審批人等信息。2.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還所查閱的檔案資料，如因特殊原因需要延長查閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）檔案利用1.檔案資料的利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，不得損害公司利益。2.如需對檔案資料進(jìn)行復(fù)制、摘抄、拍照等，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用臺(tái)賬，記錄檔案利用的時(shí)間、內(nèi)容、用途等信息，以便對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。七、檔案資料的銷毀（一）銷毀條件1.檔案資料保管期滿，且無繼續(xù)保存價(jià)值的，可以進(jìn)行銷毀。2.因公司機(jī)構(gòu)撤銷、合并等原因，導(dǎo)致檔案資料失去利用價(jià)值的，也可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案資料進(jìn)行清理，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在檔案管理部門和公司監(jiān)察部門的監(jiān)督下進(jìn)行。銷毀過程中應(yīng)確保檔案資料徹底銷毀，不得遺漏。4.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀申請表》上注明銷毀日期、銷毀人等信息，并將申請表歸檔保存。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等工作。3.制定檔案管理工作計(jì)劃，定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估。4.對公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，提高檔案管理水平。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案資料的安全保管。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案資料的日常收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全。3.按照規(guī)定的程序和要