PAGE檔案公章使用管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案公章的管理，規(guī)范檔案公章的使用行為，確保檔案資料的真實(shí)性、完整性和安全性，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及檔案相關(guān)業(yè)務(wù)時對檔案公章的使用。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：檔案公章的使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保使用事由合法合規(guī)。2.登記備案原則：每次使用檔案公章都應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，留存使用記錄以備查。3.專人保管原則：檔案公章由專人負(fù)責(zé)保管，確保公章存放安全。二、檔案公章的定義與種類（一）定義檔案公章是指公司用于確認(rèn)檔案資料的真實(shí)性、合法性及完整性，在檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)中使用的印章。（二）種類1.檔案專用章：用于在各類檔案文件、資料上加蓋，以確認(rèn)檔案的原始性、完整性等。2.電子檔案章：針對電子檔案管理，用于電子文檔的簽署、確認(rèn)等操作，具備電子簽名的法律效力。三、檔案公章的保管（一）保管部門檔案公章由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)保管。（二）保管人員1.設(shè)立專門的檔案公章保管崗位，配備責(zé)任心強(qiáng)、具備一定保密意識的人員擔(dān)任保管人員。2.保管人員應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的背景審查和培訓(xùn)，熟悉檔案公章管理規(guī)定。（三）保管要求1.檔案公章應(yīng)存放在專門的保險柜或安全的保管設(shè)施內(nèi)，確保存放環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)。2.保險柜應(yīng)設(shè)置密碼和鑰匙雙重防護(hù)，鑰匙由保管人員隨身攜帶，密碼定期更換。3.非保管人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入存放檔案公章的區(qū)域。四、檔案公章的使用流程（一）申請1.使用部門或個人需要使用檔案公章時，應(yīng)填寫《檔案公章使用申請表》，詳細(xì)注明使用事由、使用時間、使用文件名稱及份數(shù)等信息。2.申請表應(yīng)由申請部門負(fù)責(zé)人簽字審批，確保申請事項真實(shí)、合理。（二）審核1.檔案管理部門收到申請表后，對申請事項進(jìn)行審核。重點(diǎn)審核使用事由是否符合檔案管理規(guī)定及公司相關(guān)政策，申請文件是否齊全、合規(guī)。2.對于涉及重要檔案、重大事項或存在疑問的申請，應(yīng)提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行二次審核。（三）用印1.經(jīng)審核通過后，保管人員根據(jù)審批意見，在指定的文件或資料上加蓋檔案公章。蓋章應(yīng)清晰、端正，確保印章完整、清晰可辨。2.對于電子檔案章的使用，應(yīng)按照電子簽名相關(guān)規(guī)定和操作流程進(jìn)行，確保電子簽章的有效性和安全性。（四）登記1.每次使用檔案公章后，保管人員應(yīng)及時在《檔案公章使用登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄使用日期、申請部門、使用事由、文件名稱、蓋章份數(shù)、批準(zhǔn)人等信息。2.登記簿應(yīng)妥善保存，以備隨時查閱。五、檔案公章使用的限制與禁止情形（一）限制情形1.檔案公章不得用于與檔案管理無關(guān)的業(yè)務(wù)或事項。2.未經(jīng)公司書面授權(quán)，不得在空白紙張、空白表格、空白合同等文件上加蓋檔案公章。（二）禁止情形1.嚴(yán)禁私自使用檔案公章，嚴(yán)禁將檔案公章轉(zhuǎn)借他人使用。2.不得在虛假、違法或不符合公司規(guī)定的文件上加蓋檔案公章。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計部門定期對檔案公章的使用情況進(jìn)行審計檢查，重點(diǎn)檢查使用流程是否合規(guī)、登記記錄是否完整準(zhǔn)確等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案公章的保管和使用情況進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度使用檔案公章的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。2.如因違規(guī)使用檔案公章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成違法犯罪的，將依法追究法律責(zé)任。七、電子檔案章使用特別規(guī)定（一）數(shù)字證書管理1.電子檔案章的使用依托數(shù)字證書進(jìn)行身份認(rèn)證和電子簽名。數(shù)字證書由公司統(tǒng)一申請、管理和更新。2.保管人員應(yīng)妥善保管數(shù)字證書的密鑰，不得泄露給他人。如發(fā)現(xiàn)密鑰丟失或被盜用，應(yīng)立即報告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。（二）使用環(huán)境要求1.電子檔案章應(yīng)在公司內(nèi)部安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下使用，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩浴?.使用電子檔案章的設(shè)備應(yīng)安裝必要的安全防護(hù)軟件，定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)更新。（三）數(shù)據(jù)備份與存儲1.電子檔案章使用產(chǎn)生的電子簽名數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.備份數(shù)據(jù)的保存期限應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定，以便在需要時能夠進(jìn)行追溯和驗(yàn)證。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。（二）修