PAGE社區(qū)檔案管理規(guī)章制度一、總則（一）目的為了加強社區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在社區(qū)建設(shè)、管理和服務(wù)中的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本社區(qū)內(nèi)各類檔案的管理，包括但不限于社區(qū)黨組織建設(shè)檔案、社區(qū)居委會工作檔案、社區(qū)服務(wù)檔案、社區(qū)文化活動檔案、社區(qū)治安管理檔案、社區(qū)環(huán)境衛(wèi)生檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：社區(qū)檔案由社區(qū)檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確地反映社區(qū)工作的實際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于社區(qū)工作人員和居民查閱利用，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立社區(qū)檔案管理室，負責(zé)社區(qū)檔案的日常管理工作。檔案管理室配備專職檔案管理人員，負責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的完整和規(guī)范。2.做好檔案的保管工作，定期對檔案進行檢查和維護，防止檔案的損壞、丟失和霉變。3.按照規(guī)定的程序和要求，為社區(qū)工作人員和居民提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和記錄。4.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。5.積極參與檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和工作能力。（三）各部門職責(zé)1.社區(qū)黨組織：負責(zé)黨組織建設(shè)檔案的收集、整理和歸檔工作，包括黨員檔案、黨組織活動記錄等。2.社區(qū)居委會：負責(zé)居委會工作檔案的管理，包括社區(qū)工作計劃、總結(jié)、會議記錄、居民意見建議等。3.社區(qū)服務(wù)站：負責(zé)社區(qū)服務(wù)檔案的整理和保管，包括服務(wù)對象檔案、服務(wù)項目記錄、服務(wù)評估等。4.社區(qū)文化活動中心：負責(zé)社區(qū)文化活動檔案的管理，包括活動方案、活動照片、活動總結(jié)等。5.社區(qū)治安管理辦公室：負責(zé)社區(qū)治安管理檔案的收集和整理，包括治安巡邏記錄、案件處理情況等。6.社區(qū)環(huán)境衛(wèi)生管理站：負責(zé)社區(qū)環(huán)境衛(wèi)生檔案的管理，包括環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄、垃圾清運情況等。各部門應(yīng)明確一名檔案工作聯(lián)絡(luò)員，負責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，并配合檔案管理部門做好檔案管理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.反映社區(qū)黨組織建設(shè)、居委會工作、社區(qū)服務(wù)、社區(qū)文化、社區(qū)治安、社區(qū)環(huán)境衛(wèi)生等方面的文件、資料、圖表、照片、音像等。2.社區(qū)居民的各類信息檔案，如居民基本情況、家庭收入、就業(yè)情況、社會保障等。3.社區(qū)與上級部門、其他社區(qū)及社會組織之間的往來文件、函件、協(xié)議等。4.其他與社區(qū)工作相關(guān)的有保存價值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，定期將本部門形成的檔案資料收集齊全，整理規(guī)范后移交檔案管理部門。2.檔案資料應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)及時收集并進行備份，防止丟失。（三）整理方法1.檔案管理人員按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類，編制分類目錄。2.對每份檔案資料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。3.按照檔案的類別，依次排列檔案，并編制檔案目錄，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.對檔案資料進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于查閱。四、檔案的保管(一)保管場所1.檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案管理室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。(二)保管期限1.社區(qū)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：主要包括社區(qū)黨組織建設(shè)的重要文件、社區(qū)居委會的重大決策、社區(qū)服務(wù)的重要記錄、社區(qū)文化活動的標(biāo)志性資料、社區(qū)治安管理的重大案件檔案等。長期保管的檔案：保管期限為10年至50年，主要包括社區(qū)黨組織建設(shè)的一般性文件、社區(qū)居委會的日常工作記錄、社區(qū)服務(wù)的常規(guī)資料、社區(qū)文化活動的一般性記錄、社區(qū)治安管理的一般案件檔案等。短期保管的檔案：保管期限為1年至10年，主要包括社區(qū)黨組織建設(shè)的臨時性文件、社區(qū)居委會的短期工作計劃、社區(qū)服務(wù)的臨時性記錄、社區(qū)文化活動的臨時性資料、社區(qū)治安管理的臨時性案件檔案等。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，確定檔案的保管期限，并在檔案目錄中注明。(三)保管措施1.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。2.對破損、褪色的檔案進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.按照檔案保管期限，定期對到期檔案進行鑒定和銷毀，銷毀檔案應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案信息的安全。五、檔案的利用(一)利用范圍1.社區(qū)工作人員因工作需要查閱檔案。2.社區(qū)居民因個人事務(wù)需要查閱與其相關(guān)的檔案。3.上級部門、其他社區(qū)及社會組織因工作需要查閱本社區(qū)檔案。(二)利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意。2.檔案管理人員根據(jù)《檔案查閱申請表》，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記，注明查閱人姓名、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理室內(nèi)進行，如需借出檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，注明借閱期限、歸還時間等信息。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失檔案，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.查閱或借閱檔案完畢后，借閱人應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時處理。(三)利用限制1.涉及國家機密、個人隱私等敏感信息的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱和利用。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案利用的各項規(guī)定，不得擅自擴大檔案利用范圍，不得為無關(guān)人員提供檔案查閱服務(wù)。六、檔案的信息化管理(一)信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立社區(qū)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，方便社區(qū)工作人員和居民查閱利用檔案。(二)信息化管理措施1.配備必要的計算機設(shè)備、掃描設(shè)備和存儲設(shè)備，確保檔案信息化管理工作的順利開展。2.對檔案資料進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的電子化存儲。3.在檔案管理信息系統(tǒng)中，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的快速檢索和利用。4.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息的泄露和篡改。5.定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。七、檔案的鑒定與銷毀(一)鑒定組織成立社區(qū)檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、各部門檔案工作聯(lián)絡(luò)員及相關(guān)專業(yè)人員組成，負責(zé)檔案的鑒定工作。(二)鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要性、歷史價值等因素，對檔案進行鑒定。2.對已過保管期限且無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核批準(zhǔn)后，予以銷毀。(三)銷毀程序1.檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)鑒定工作小組組長簽字同意后，報社區(qū)主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實施，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀檔案時，應(yīng)做好記錄，注明銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。5.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存。八、監(jiān)督與檢查(一)監(jiān)督檢查部門社區(qū)成立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由社區(qū)紀(jì)檢部門負責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理部門負責(zé)人、各部門檔案工作聯(lián)絡(luò)員等，負責(zé)對社區(qū)檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。(二)監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化管理工作情況。4.檔案鑒定與銷毀工作情況。(三)監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督檢查小組定期對社區(qū)檔案管理工作進行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.不定期抽查：監(jiān)督檢查小組不定期對檔案管理工作進行抽查，重點檢查檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要檔案。3.專項檢查：針對檔案管理中的突出問題或重要事項，開展專項檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。(四)整改措施1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的