PAGE編辦檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)編辦檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在機(jī)構(gòu)編制管理工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于編辦機(jī)關(guān)各科室及所屬事業(yè)單位在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則編辦檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合檔案室負(fù)責(zé)全辦檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映機(jī)構(gòu)編制管理工作的歷史和現(xiàn)狀，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，嚴(yán)禁對檔案進(jìn)行涂改、偽造等行為。3.完整性原則全面收集和整理編辦在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，避免遺漏重要文件和資料。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及國家機(jī)密、工作秘密和個人隱私的檔案，采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為編辦工作人員及其他相關(guān)人員提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的價值。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室綜合檔案室是編辦檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)全辦檔案工作的組織、協(xié)調(diào)和實(shí)施。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施編辦檔案工作制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管編辦機(jī)關(guān)各科室及所屬事業(yè)單位形成的各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目、上架等整理工作，建立科學(xué)合理的檔案檢索體系，方便檔案的查找和利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案提出存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行相應(yīng)處理。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時準(zhǔn)確地填報(bào)檔案工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表，掌握檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.做好檔案的安全防護(hù)工作，配備必要的檔案保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案實(shí)體安全。7.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。8.積極為編辦各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)工作需要及時提供檔案資料，辦理檔案查閱、借閱、復(fù)印等手續(xù)，并做好登記和跟蹤管理。9.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高編辦工作人員的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。10.參與編辦重大活動和重要工作的文件資料收集、整理和歸檔工作，確保相關(guān)檔案的完整和規(guī)范。（二）各科室及所屬事業(yè)單位檔案管理人員各科室及所屬事業(yè)單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步保管工作，并定期向綜合檔案室移交。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本科室及所屬事業(yè)單位在工作中形成的各類文件、資料、圖表等材料，按照檔案管理要求進(jìn)行分類整理，確保材料的齊全完整。2.對整理好的檔案進(jìn)行臨時保管，做好檔案的日常保管工作，防止檔案丟失、損壞。3.按照規(guī)定的時間和要求，將本科室及所屬事業(yè)單位的檔案及時移交至綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助綜合檔案室開展檔案利用工作，根據(jù)工作需要提供相關(guān)檔案信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與編辦工作相關(guān)的文件、指示、通知、通報(bào)等。2.編辦制定的各類政策文件、規(guī)章制度、工作方案、請示報(bào)告、會議紀(jì)要等。3.機(jī)構(gòu)編制管理工作中形成的各類業(yè)務(wù)文件、報(bào)表、臺賬、審批材料、調(diào)研資料等。4.編辦組織召開的各類會議的文件、資料、記錄等。5.編辦工作人員參加各類培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察等活動形成的文件、筆記、總結(jié)等。6.編辦與其他部門之間的往來文件、函件、協(xié)議等。7.編辦在機(jī)構(gòu)改革、編制調(diào)整、事業(yè)單位登記管理等重點(diǎn)工作中形成的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。8.編辦形成的各類聲像檔案，如照片、錄音、錄像等，記錄編辦重要活動和工作場景。9.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各科室及所屬事業(yè)單位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時收集本科室及所屬事業(yè)單位在工作中形成的各類文件材料，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，紙張規(guī)格統(tǒng)一，破損或褪色的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性，并與紙質(zhì)文件同步歸檔。4.各科室及所屬事業(yè)單位在工作結(jié)束后，應(yīng)及時將整理好的檔案移交至綜合檔案室，不得積壓或擅自留存。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案等類別。文書檔案可進(jìn)一步按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類法進(jìn)行分類；業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類，如機(jī)構(gòu)編制審批檔案、事業(yè)單位登記管理檔案等；聲像檔案按照載體形式、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和管理。文書檔案編號可采用年度+保管期限+流水號的形式；業(yè)務(wù)檔案編號根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需要進(jìn)行編制。3.編目編制檔案目錄索引，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)詳細(xì)記錄每個案卷的編號、題名、日期、保管期限、頁數(shù)等信息；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)記錄每份文件的編號、題名、日期、頁號等信息，以便快速查找和利用檔案。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持文件的整齊美觀，便于長期保存。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字。5.裝盒將裝訂好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒封面和脊背填寫相關(guān)信息，如檔案類別、年度、保管期限、起止卷號等，便于檔案的存放和查找。四、檔案的保管（一）保管場所綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。檔案庫房應(yīng)遠(yuǎn)離火源、水源和污染源，保持適宜的溫度（14℃24℃）和濕度（45%60%）。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案裝具，如檔案架、檔案柜、檔案盒等，確保檔案存放有序、便于查找。2.安裝防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，如火災(zāi)自動報(bào)警系統(tǒng)、滅火器、防盜門、除濕機(jī)、防蟲藥等。3.配置檔案管理專用計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲設(shè)備等，用于檔案信息化管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全存儲和備份。（三）檔案上架檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，不同類別、保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和查找。檔案上架應(yīng)排列整齊，標(biāo)識清晰，便于快速定位和取用。（四）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、定期兩種。永久保管的檔案是指反映編辦主要職能活動和歷史面貌的，對編辦工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案；定期保管的檔案分為30年、10年兩種，定期保管期限從檔案形成年度的次年1月1日起計(jì)算。（五）檔案清查1.綜合檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的賬實(shí)相符。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、保管狀況等。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并查明原因，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，對清查情況進(jìn)行總結(jié)分析，提出改進(jìn)措施和建議。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、綜合分析等原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠，既保證檔案的完整性，又避免不必要的檔案留存。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進(jìn)行全面審查，分析檔案的價值和保管意義。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和編辦檔案管理的實(shí)際情況，結(jié)合檔案的利用頻率和重要程度，確定檔案的保管期限是否合理。3.對于涉及重要?dú)v史事件、政策制定、機(jī)構(gòu)沿革等方面的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其保存價值，確保此類檔案得到妥善保管。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的題名、編號、日期、保管期限、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)編辦主要領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息徹底消除。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，注明銷毀方式和日期。5.銷毀完畢后，《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀工作的憑證。六、檔案的利用（一）利用范圍編辦工作人員因工作需要可查閱、借閱編辦檔案；外單位因工作需要查閱編辦檔案的，須按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。涉及國家機(jī)密、工作秘密和個人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行利用。（二）利用方式1.查閱編辦工作人員查閱檔案，可直接到綜合檔案室進(jìn)行查閱。查閱時，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、科室、查閱內(nèi)容等信息。查閱人應(yīng)在綜合檔案室工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱因工作需要借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制檔案內(nèi)容，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時歸還檔案，綜合檔案室工作人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。（三）利用登記綜合檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、科室、查閱（借閱）內(nèi)容、審批意見、歸還日期等信息。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，便于查詢和統(tǒng)計(jì)分析。（四）利用反饋綜合檔案室應(yīng)定期收集檔案利用者的反饋意見，了解檔案利用效果，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，以便改進(jìn)檔案管理工作，提高檔案利用服務(wù)質(zhì)量。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立編辦檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平，為編辦各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化掃描對編辦現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。掃描后的電子文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）數(shù)據(jù)錄入與掛接將檔案的目錄信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并與掃描后的電子文件進(jìn)行掛接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和關(guān)聯(lián)查詢。（四）系統(tǒng)功能模塊檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化流程化操作。同時，應(yīng)設(shè)置用戶權(quán)限管理功能，根據(jù)不同用戶的工作職責(zé)和權(quán)限，分配相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。（五）數(shù)據(jù)備份與安全