PAGE社區(qū)教育中心檔案制度一、總則（一）目的為加強社區(qū)教育中心檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在社區(qū)教育工作中的作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，結合本社區(qū)教育中心實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于社區(qū)教育中心各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：社區(qū)教育中心檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：檔案應如實反映社區(qū)教育中心各項工作的實際情況，確保檔案內容真實可靠。3.完整性原則：全面收集和保存與社區(qū)教育中心工作相關的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，確保檔案信息安全。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置社區(qū)教育中心設立專門的檔案管理室，配備專職檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本社區(qū)教育中心檔案管理制度。2.負責接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等檔案日常管理工作。3.負責檔案的保管、保護工作，確保檔案的安全，定期對檔案進行檢查、清點和修復。4.負責檔案的開發(fā)利用工作，編制檔案檢索工具，為社區(qū)教育中心各項工作提供檔案信息服務。5.負責對各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務培訓。6.按照規(guī)定向有關部門移交檔案。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類檔案：包括社區(qū)教育中心的行政公文、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事檔案、財務檔案等。2.教育教學類檔案：涵蓋教學計劃、教學大綱、教案、教材、課件、學生成績、教學評估等。3.培訓活動類檔案：包含培訓方案、培訓教材、培訓師資、培訓學員信息、培訓證書等。4.社區(qū)活動類檔案：涉及社區(qū)教育活動策劃方案、活動通知、活動照片、活動總結等。5.資源建設類檔案：如課程資源、圖書資料、網(wǎng)絡資源等的采購、驗收、使用記錄等。6.設施設備類檔案：包括設施設備的購置合同、安裝調試記錄、使用說明書、維修保養(yǎng)記錄等。（二）檔案編號1.為便于檔案的管理和查找，對每類檔案進行編號。編號采用分類號加流水號的方式。2.分類號按照檔案分類設置，如行政管理類為XZ，教育教學類為JY，培訓活動類為PX，社區(qū)活動類為SQ，資源建設類為ZY，設施設備類為SS。3.流水號按照檔案形成的時間順序依次編排，從001開始。4.例如，行政管理類的第一份檔案編號為XZ001，教育教學類的第二十份檔案編號為JY020。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各部門在工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級部門下發(fā)的與社區(qū)教育中心工作相關的文件、指示、通知等。3.對外簽訂的合同、協(xié)議、項目申報材料等。4.各類會議、培訓、活動等形成的文件、記錄、成果等。5.工作人員個人在工作中形成的重要文件、筆記、總結等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.收集的檔案材料應字跡清晰、內容完整、格式規(guī)范，如有破損、褪色等情況應及時修復或復制。3.對電子文件應同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.檔案管理人員按照檔案分類標準對收集到的檔案材料進行分類整理。2.對每份檔案材料進行編號、編目，填寫檔案目錄卡片，注明檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.按照檔案的類別和時間順序進行排列，同一類檔案按照重要程度和形成時間依次排列。4.對檔案材料進行裝訂，保持檔案的整齊、牢固。裝訂時應去除金屬物，對紙張過大的應折疊整齊，對紙張過小的應粘貼在A4紙上。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等保管條件。2.檔案柜應堅固耐用，排列整齊，便于查找和管理。3.檔案管理室應配備溫濕度計、滅火器、防蟲藥等必要的設備和用品。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括社區(qū)教育中心的重要文件、法規(guī)性文件、歷史沿革、人事任免、財務決算等。3.長期保管的檔案期限為16年至50年，主要包括一般性文件、教學檔案、培訓檔案、社區(qū)活動檔案等。4.●短期保管的檔案期限為15年以下，主要包括臨時性文件、一般性報表等。（三）保管措施1.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。3.做好檔案的防蟲、防霉、防火、防盜等工作，確保檔案的安全。4.對電子檔案應定期進行備份，存儲在安全可靠的介質上，并異地存放。六、檔案的利用（一）利用范圍1.為社區(qū)教育中心內部各項工作提供檔案信息支持，如查閱教學檔案、參考歷史資料等。2.為上級部門檢查指導工作提供檔案資料。3.為社區(qū)居民提供與社區(qū)教育相關的檔案信息服務，如查閱培訓記錄、活動資料等。4.為其他單位或個人因工作需要查閱檔案提供服務。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復印件供其查閱。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.出具證明：利用者需要檔案管理部門出具檔案證明的，檔案管理人員應根據(jù)檔案內容如實出具，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記1.對檔案的利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量等。2.利用登記記錄應妥善保存，以備查詢。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和價值，對到期檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準后予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，注明檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報社區(qū)教育中心領導批準。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀后，檔案銷毀清冊應永久保存。八、檔案管理人員職責（一）檔案管理人員基本要求1.檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務流程。2.檔案管理人員應具有較強的責任心和保密意識，認真履行檔案管理職責。3.檔案管理人員應定期參加檔案業(yè)務培訓，不斷提高業(yè)務水平。（二）檔案管理人員具體職責1.負責檔案的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等。2.負責檔案的保管、保護工作，定期檢查檔案的保管狀況，及時處理發(fā)現(xiàn)的問題。3.負責檔案的開發(fā)利用工作，為利用者提供檔案信息服務，做好檔案利用登記工作。4.負責對各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，協(xié)助各部門做好檔案收集、整理工作。5.負責檔案鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定編制檔案銷毀清冊，組織實施檔案銷毀。6.