PAGE業(yè)務(wù)檔案查看制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司業(yè)務(wù)檔案管理，規(guī)范業(yè)務(wù)檔案的查看行為，確保業(yè)務(wù)檔案的安全與完整，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及員工對業(yè)務(wù)檔案的查看活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：業(yè)務(wù)檔案的查看必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準的相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保業(yè)務(wù)檔案在查看過程中的安全，防止檔案信息泄露。3.權(quán)限明確原則：明確不同人員對業(yè)務(wù)檔案的查看權(quán)限，杜絕越權(quán)查看行為。4.規(guī)范操作原則：查看業(yè)務(wù)檔案應按照規(guī)定的流程和方式進行，確保操作的規(guī)范性。二、業(yè)務(wù)檔案定義與分類（一）業(yè)務(wù)檔案定義業(yè)務(wù)檔案是指公司在各項業(yè)務(wù)活動中形成的，具有保存價值的各種文件、資料、記錄等。（二）業(yè)務(wù)檔案分類1.合同檔案：包括各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等。2.客戶檔案：涵蓋客戶基本信息、業(yè)務(wù)往來記錄等。3.財務(wù)檔案：如財務(wù)報表、賬目明細等。4.項目檔案：項目立項文件、進度記錄、成果報告等。5.行政檔案：公司行政事務(wù)相關(guān)文件、通知等。三、查看權(quán)限設(shè)定（一）部門負責人權(quán)限1.部門負責人有權(quán)查看本部門業(yè)務(wù)檔案，包括合同執(zhí)行情況、客戶跟進記錄等。2.可根據(jù)工作需要，指定本部門員工查看特定業(yè)務(wù)檔案，并對查看行為進行監(jiān)督。（二）相關(guān)業(yè)務(wù)人員權(quán)限1.直接參與業(yè)務(wù)活動的員工，根據(jù)工作實際需求，經(jīng)部門負責人批準后，可查看與其業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案。2.如銷售人員可查看客戶檔案及銷售合同檔案；項目執(zhí)行人員可查看項目檔案等。（三）特殊情況權(quán)限1.涉及跨部門業(yè)務(wù)的檔案查看，需經(jīng)相關(guān)部門負責人協(xié)商一致，并報公司分管領(lǐng)導批準。2.因?qū)徲?、調(diào)查等特殊工作需要查看業(yè)務(wù)檔案的，需按照公司內(nèi)部審計或調(diào)查程序辦理審批手續(xù)。四、查看流程（一）申請1.查看業(yè)務(wù)檔案的人員應填寫《業(yè)務(wù)檔案查看申請表》，詳細說明查看目的、檔案名稱及編號、預計查看時間等信息。2.將申請表提交至所在部門負責人進行初審。（二）審批1.部門負責人根據(jù)查看人員的申請內(nèi)容，結(jié)合其權(quán)限范圍進行審批。2.對于符合權(quán)限且申請合理的，在申請表上簽署同意意見，并注明批準查看的檔案范圍及時限。3.對于超出權(quán)限或申請不合理的，予以駁回，并說明理由。（三）查閱1.經(jīng)批準的查看人員，持申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)申請表，提供相應的業(yè)務(wù)檔案，并安排專人協(xié)助查閱。3.查看人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域。（四）歸還1.查看完畢后，查看人員應及時將檔案歸還檔案管理部門。2.檔案管理部門核對檔案數(shù)量及完整性，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。五、查看要求（一）遵守保密規(guī)定1.查看人員應對所查閱的業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容嚴格保密，不得向無關(guān)人員泄露。2.嚴禁利用業(yè)務(wù)檔案謀取私利或進行其他違法違規(guī)活動。（二）愛護檔案資料1.在查看過程中，應愛護業(yè)務(wù)檔案，不得隨意涂改、損壞、抽取或丟失檔案資料。2.如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理。（三）記錄查閱情況1.檔案管理部門應建立《業(yè)務(wù)檔案查看記錄臺賬》，詳細記錄每次查看的時間、人員、檔案名稱及編號、查看目的等信息。2.查看人員應在查閱結(jié)束后，在臺賬上簽字確認。六、檔案管理部門職責（一）檔案保管1.負責業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案的安全與完整。2.按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對業(yè)務(wù)檔案進行分類存放，便于查找和利用。（二）權(quán)限審核1.對查看業(yè)務(wù)檔案的申請進行權(quán)限審核，確保查看人員符合規(guī)定的權(quán)限范圍。2.對于不符合權(quán)限的申請，及時與申請部門溝通并說明情況。（三）協(xié)助查閱1.為經(jīng)批準的查看人員提供必要的協(xié)助，解答查閱過程中的疑問。2.監(jiān)督查看人員的查閱行為，確保查閱活動符合規(guī)定要求。（四）檔案維護1.定期對業(yè)務(wù)檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的質(zhì)量。2.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理需要，適時對檔案管理工作進行優(yōu)化和改進。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對業(yè)務(wù)檔案查看制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查查看流程是否合規(guī)、權(quán)限是否正確使用等。2.檔案管理部門應定期對業(yè)務(wù)檔案查看記錄進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）違規(guī)處理1.對于違反業(yè)務(wù)檔案查看制度的行為，如越權(quán)查看、泄露檔案信息、損壞檔案資料等，公司將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分。2.給公司造成損失的，應依法依規(guī)追究相關(guān)人員的賠償責任；構(gòu)成犯罪的，移交司法機關(guān)處理。八、培訓與宣傳（一）培訓1.定期組織公司員工參加業(yè)務(wù)檔案查看制度的培訓，提高員工對制度的認識和理解。2.培訓內(nèi)容包括制度的目的、適用范圍、權(quán)限設(shè)定、查看流程、要求以及違規(guī)處理等方面。（二）宣傳1.通過公司內(nèi)部公告、宣傳欄等形式，宣傳業(yè)務(wù)檔案查看制度的重要性和相關(guān)規(guī)定。2.鼓勵員工積極參與制度執(zhí)行的監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋。九、附則