PAGE工程項目合同檔案制度一、總則（一）目的為加強公司工程項目合同檔案管理，規(guī)范合同檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保合同檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項目合同檔案的管理，包括但不限于工程建設(shè)、設(shè)備采購、技術(shù)服務(wù)、勞務(wù)分包等各類合同。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：工程項目合同檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：合同檔案應(yīng)如實反映合同簽訂、履行的全過程，內(nèi)容準確無誤。3.及時歸檔原則：合同簽訂、履行過程中形成的各類文件材料應(yīng)及時整理歸檔，不得積壓。4.安全保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保合同檔案的安全，防止檔案信息泄露。二、合同檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善工程項目合同檔案管理制度，并組織實施。2.指導、監(jiān)督和檢查各部門合同檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.集中統(tǒng)一保管工程項目合同檔案，建立檔案目錄和檢索系統(tǒng)，便于查詢和利用。4.按照國家有關(guān)規(guī)定，定期對合同檔案進行鑒定、銷毀，并做好相關(guān)記錄。5.負責向公司內(nèi)部各部門提供合同檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。6.配合公司其他部門做好與合同檔案相關(guān)的工作，如合同糾紛處理、審計、評估等。（二）合同承辦部門職責1.負責本部門工程項目合同的起草、談判、簽訂、履行等工作，并指定專人負責合同檔案的收集、整理和初步歸檔工作。2.在合同簽訂后[X]個工作日內(nèi)，將合同文本及相關(guān)附件一式兩份報送檔案管理部門，同時提交電子文檔。3.負責提供合同履行過程中形成的各類文件材料，如補充協(xié)議、變更通知、會議紀要、往來函件、驗收報告等，并及時整理歸檔。4.協(xié)助檔案管理部門做好合同檔案的整理、歸檔、保管和利用等工作。（三）合同審批部門職責1.負責對工程項目合同進行審批，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。2.在合同審批過程中形成的文件材料，如審批意見、會議紀要等，應(yīng)及時整理歸檔，并移交檔案管理部門。三、合同檔案的收集與整理（一）收集范圍工程項目合同檔案收集的文件材料包括但不限于以下內(nèi)容：1.合同文本（包括主合同、補充協(xié)議、變更協(xié)議等）及其附件。2.合同審批文件，如立項批復(fù)、可行性研究報告、合同審批表、審批意見等。3.合同談判記錄，如談判方案、談判紀要、往來函件等。4.合同簽訂過程中的文件材料，如授權(quán)委托書、法定代表人身份證明、資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照等。5.合同履行過程中形成的文件材料，如發(fā)貨單、收貨單、驗收報告、付款憑證、發(fā)票、對賬單、質(zhì)量檢驗報告、違約處理記錄等。6.與合同相關(guān)的會議紀要、往來函件、電話記錄、電子郵件等。7.其他與合同有關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.合同承辦部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時收集合同簽訂、履行過程中形成的各類文件材料，并確保文件材料的真實性、完整性和準確性。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，如有破損、褪色等情況，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照檔案管理部門的要求進行存儲和備份。（三）整理方法1.合同檔案應(yīng)按照合同類別、項目名稱、合同編號等進行分類整理。2.每份合同檔案應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括合同編號、合同名稱、簽訂日期、履行期限、合同金額、合同承辦部門、合同審批部門、歸檔日期等內(nèi)容。3.合同文本及附件應(yīng)按照順序排列，附件較多的可單獨成冊，并在封面上注明“附件[X]”。4.合同履行過程中形成的文件材料應(yīng)按照時間順序排列，并與合同文本及附件相對應(yīng)。5.對于同一合同的不同版本或補充協(xié)議，應(yīng)在檔案中注明版本號和簽訂日期，并按照時間順序排列。四、合同檔案的歸檔（一）歸檔時間合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂后[X]個工作日內(nèi)，將合同文本及相關(guān)附件一式兩份報送檔案管理部門，同時提交電子文檔。合同履行過程中形成的文件材料應(yīng)在文件形成后的[X]個工作日內(nèi)整理歸檔。（二）歸檔流程1.合同承辦部門將整理好的合同檔案及電子文檔報送檔案管理部門。2.檔案管理部門對報送的合同檔案進行審核，審核內(nèi)容包括文件材料的完整性、準確性、規(guī)范性等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時通知合同承辦部門進行補充或修正。3.審核通過后，檔案管理部門對合同檔案進行編號、裝訂，并錄入檔案管理系統(tǒng)，建立檔案目錄和檢索系統(tǒng)。4.檔案管理部門將合同檔案存入專門的檔案庫房，并按照檔案管理要求進行保管。五、合同檔案的保管（一）保管期限工程項目合同檔案的保管期限根據(jù)合同性質(zhì)、重要程度等因素確定，一般分為永久、長期和短期三種。具體保管期限如下：1.涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)處置、長期合作關(guān)系等重要合同，保管期限為永久。2.一般工程項目合同，保管期限為長期，期限為[X]年。3.臨時性、一次性工程項目合同，保管期限為短期，期限為[X]年。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保合同檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標準要求。3.合同檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。同時，應(yīng)建立檔案索引和標識，確保檔案存放位置清晰明確。4.定期對合同檔案進行檢查和清點，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理，并做好記錄。5.對電子合同檔案，應(yīng)定期進行備份，并存儲在安全可靠的介質(zhì)上，如磁帶、光盤、硬盤等。同時，應(yīng)建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，確保電子檔案的安全。六、合同檔案的利用（一）查閱與借閱1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等，并經(jīng)本部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，審核通過后，為查閱人員提供合同檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。查閱登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人員姓名、部門、查閱內(nèi)容、查閱期限等。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱合同檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.公司內(nèi)部各部門因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等，并經(jīng)本部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。5.檔案管理部門對借閱申請進行審核，審核通過后，為借閱人員提供合同檔案借閱服務(wù)，并做好借閱登記工作。借閱登記內(nèi)容包括借閱日期、借閱人員姓名、部門、借閱內(nèi)容、借閱期限等。6.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的合同檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門辦理續(xù)借手續(xù)。7.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時將所借閱的合同檔案歸還檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人員的責任。（二）出具證明公司外部單位因工作需要要求出具合同檔案證明的，應(yīng)填寫《合同檔案證明申請表》，注明出具證明的目的、證明內(nèi)容、接收單位等，并提交相關(guān)證明材料。檔案管理部門對申請進行審核，審核通過后，為其出具合同檔案證明，并加蓋公司公章。出具證明的內(nèi)容應(yīng)真實、準確、規(guī)范，不得擅自擴大或縮小證明范圍。七、合同檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期限已滿的合同檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，會同公司內(nèi)部相關(guān)部門組成鑒定小組進行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)合同檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行全面審查，提出存毀意見。3.鑒定小組應(yīng)形成鑒定報告，明確鑒定結(jié)論和存毀意見，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后生效。（二）銷毀1.對經(jīng)鑒定需要銷毀的合同檔案，檔案管理部門應(yīng)編制《合同檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.《合同檔案銷毀清單》應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，由檔案管理