PAGE檔案館數(shù)字化場所制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案館數(shù)字化場所的管理，確保數(shù)字化工作的規(guī)范、安全、高效進(jìn)行，保護(hù)檔案信息資源，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案館數(shù)字化場所內(nèi)的所有工作人員、設(shè)備設(shè)施以及數(shù)字化工作流程。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)字化工作合法合規(guī)。2.安全性原則：保障檔案信息在數(shù)字化過程中的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。3.規(guī)范性原則：規(guī)范數(shù)字化場所的操作流程、人員行為以及設(shè)備管理，保證數(shù)字化工作質(zhì)量。4.高效性原則：優(yōu)化工作流程，提高數(shù)字化工作效率，確保按時(shí)完成檔案數(shù)字化任務(wù)。二、場所管理（一）場所布局1.數(shù)字化場所應(yīng)根據(jù)功能需求合理劃分區(qū)域，包括檔案整理區(qū)、掃描錄入?yún)^(qū)、圖像處理區(qū)、存儲(chǔ)區(qū)、質(zhì)量檢查區(qū)等。各區(qū)域應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)，便于區(qū)分和管理。2.檔案整理區(qū)應(yīng)配備必要的辦公桌椅、檔案整理工具等，確保檔案整理工作的順利進(jìn)行。3.掃描錄入?yún)^(qū)應(yīng)根據(jù)工作量合理配置掃描設(shè)備，保證掃描工作的高效開展。掃描設(shè)備應(yīng)定期維護(hù)和校準(zhǔn)，確保掃描圖像清晰、完整。4.圖像處理區(qū)應(yīng)配備專業(yè)的圖像處理軟件和設(shè)備，用于對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、拼接等處理，提高圖像質(zhì)量。5.存儲(chǔ)區(qū)應(yīng)具備安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫等，并根據(jù)檔案數(shù)據(jù)量合理規(guī)劃存儲(chǔ)空間。存儲(chǔ)區(qū)應(yīng)設(shè)置防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)。6.質(zhì)量檢查區(qū)應(yīng)配備質(zhì)量檢查人員和必要的檢查工具，對(duì)數(shù)字化后的檔案進(jìn)行抽檢，確保數(shù)字化成果符合質(zhì)量要求。（二）環(huán)境要求1.數(shù)字化場所應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、細(xì)菌等對(duì)檔案和設(shè)備造成損害。2.場所溫度應(yīng)控制在18℃28℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在40%60%之間，以保證檔案紙張和設(shè)備的正常使用。3.應(yīng)配備完善的消防設(shè)施，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。同時(shí)，應(yīng)設(shè)置明顯的疏散指示標(biāo)志和應(yīng)急照明設(shè)備，以便在緊急情況下人員能夠迅速疏散。4.場所應(yīng)具備良好的通風(fēng)條件，保證空氣流通，防止有害氣體積聚對(duì)檔案和人員造成危害。（三）安全管理1.嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入數(shù)字化場所，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)過批準(zhǔn)并進(jìn)行登記。進(jìn)入人員應(yīng)遵守場所的各項(xiàng)規(guī)定，不得隨意操作設(shè)備和翻閱檔案。2.數(shù)字化場所應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)場所內(nèi)的人員活動(dòng)和設(shè)備運(yùn)行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，監(jiān)控記錄應(yīng)保存一定期限，以備查閱。3.加強(qiáng)對(duì)場所內(nèi)設(shè)備設(shè)施的安全管理，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。對(duì)存在安全隱患的設(shè)備應(yīng)及時(shí)進(jìn)行維修或更換，防止發(fā)生安全事故。4.建立健全安全保密制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全保密管理。工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容和數(shù)字化工作中的相關(guān)信息。對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)采取特殊的安全保密措施。三、人員管理（一）人員配備1.根據(jù)數(shù)字化工作的需要，合理配備各類專業(yè)人員，包括檔案整理人員、掃描錄入人員、圖像處理人員、質(zhì)量檢查人員、系統(tǒng)管理人員等。2.人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)和數(shù)字化工作流程。檔案整理人員應(yīng)具備檔案整理和分類的能力；掃描錄入人員應(yīng)熟練掌握掃描設(shè)備的操作和錄入軟件的使用；圖像處理人員應(yīng)具備圖像處理的專業(yè)知識(shí)和技能；質(zhì)量檢查人員應(yīng)熟悉檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢查方法；系統(tǒng)管理人員應(yīng)具備計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理和維護(hù)的能力。（二）人員培訓(xùn)1.定期組織工作人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)、安全保密知識(shí)等。2.鼓勵(lì)工作人員參加相關(guān)的職業(yè)資格考試和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升業(yè)務(wù)水平。3.對(duì)新入職的工作人員應(yīng)進(jìn)行崗前培訓(xùn)，使其熟悉數(shù)字化場所的工作環(huán)境、規(guī)章制度和工作流程，經(jīng)考核合格后方可上崗。（三）人員考核1.建立健全人員考核制度，對(duì)工作人員的工作業(yè)績、工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力等進(jìn)行定期考核。考核結(jié)果作為人員晉升、獎(jiǎng)勵(lì)、處罰的依據(jù)。2.考核內(nèi)容包括工作任務(wù)完成情況、工作質(zhì)量、工作效率、安全保密意識(shí)等方面。對(duì)工作表現(xiàn)優(yōu)秀的人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違反規(guī)章制度、工作失誤或造成不良影響的人員，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款、辭退等處罰。四、設(shè)備管理（一）設(shè)備采購1.根據(jù)數(shù)字化工作的實(shí)際需求，制定設(shè)備采購計(jì)劃，明確設(shè)備的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等要求。設(shè)備采購應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，選擇質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良、價(jià)格合理的設(shè)備。2.采購設(shè)備時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和采購程序進(jìn)行，簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同中應(yīng)包含設(shè)備的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、驗(yàn)收條款等內(nèi)容。（二）設(shè)備安裝與調(diào)試1.設(shè)備到貨后，應(yīng)及時(shí)組織專業(yè)人員進(jìn)行安裝和調(diào)試，確保設(shè)備正常運(yùn)行。安裝調(diào)試過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照設(shè)備說明書和操作規(guī)程進(jìn)行操作，做好記錄。2.對(duì)新安裝的設(shè)備，應(yīng)進(jìn)行試運(yùn)行，檢驗(yàn)其性能指標(biāo)是否符合要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，尋求解決方案。（三）設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)1.建立設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)制度，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備始終處于良好的運(yùn)行狀態(tài)。維護(hù)保養(yǎng)工作應(yīng)包括設(shè)備的清潔、潤滑、緊固、調(diào)試、校準(zhǔn)等內(nèi)容。2.為設(shè)備配備必要的維護(hù)保養(yǎng)工具和材料，安排專人負(fù)責(zé)設(shè)備的日常維護(hù)保養(yǎng)工作。維護(hù)保養(yǎng)人員應(yīng)熟悉設(shè)備的性能和操作規(guī)程，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行巡檢，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理設(shè)備故障。3.對(duì)設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)情況應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括維護(hù)保養(yǎng)時(shí)間、內(nèi)容、更換的零部件等信息。設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。（四）設(shè)備報(bào)廢與更新1.對(duì)已損壞且無法修復(fù)、技術(shù)性能落后或已達(dá)到使用年限的設(shè)備，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行報(bào)廢處理。設(shè)備報(bào)廢應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，填寫設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行報(bào)廢處理。2.設(shè)備報(bào)廢后，應(yīng)及時(shí)清理現(xiàn)場，妥善處理報(bào)廢設(shè)備。對(duì)有利用價(jià)值的零部件，可進(jìn)行回收再利用；對(duì)無利用價(jià)值的設(shè)備，應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行處理，防止環(huán)境污染。3.根據(jù)數(shù)字化工作的發(fā)展和實(shí)際需求，適時(shí)對(duì)設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代。設(shè)備更新應(yīng)在充分論證的基礎(chǔ)上進(jìn)行，確保新設(shè)備能夠滿足工作需要，提高工作效率和質(zhì)量。五、數(shù)字化工作流程管理（一）檔案整理1.對(duì)擬進(jìn)行數(shù)字化的檔案進(jìn)行全面清查，核對(duì)檔案數(shù)量、種類、完整性等信息，確保檔案整理工作的準(zhǔn)確性。2.根據(jù)檔案的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等因素，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，為數(shù)字化工作做好準(zhǔn)備。3.檔案整理過程中，應(yīng)遵循檔案管理的基本原則和方法，保持檔案的原始順序和內(nèi)在聯(lián)系，確保檔案整理工作的規(guī)范性。（二）掃描錄入1.根據(jù)檔案整理情況，制定掃描錄入工作計(jì)劃，合理安排掃描設(shè)備和人員，確保掃描錄入工作的高效進(jìn)行。2.掃描錄入人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保掃描圖像清晰、完整、不失真。掃描分辨率應(yīng)符合檔案數(shù)字化的要求，一般不低于200dpi。3.對(duì)掃描后的圖像應(yīng)及時(shí)進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，命名應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)則，便于識(shí)別和管理。存儲(chǔ)路徑應(yīng)規(guī)范、統(tǒng)一，確保圖像數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)。錄入人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)錄入內(nèi)容，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。（三）圖像處理1.圖像處理人員應(yīng)對(duì)掃描錄入后的圖像進(jìn)行去污處理，去除圖像中的污漬、劃痕等瑕疵，提高圖像質(zhì)量。2.對(duì)圖像進(jìn)行裁剪、糾偏、拼接等處理，確保圖像的完整性和準(zhǔn)確性。裁剪應(yīng)去除圖像中的空白邊緣；糾偏應(yīng)使圖像保持水平和垂直；拼接應(yīng)將多頁圖像拼接成完整的文檔。3.對(duì)圖像處理后的圖像應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保圖像質(zhì)量符合要求。質(zhì)量檢查應(yīng)包括圖像清晰度、完整性、準(zhǔn)確性等方面的檢查。（四）存儲(chǔ)1.圖像處理后的檔案數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)存儲(chǔ)到存儲(chǔ)設(shè)備中，存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備足夠的存儲(chǔ)空間和良好的可靠性。存儲(chǔ)方式應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)架構(gòu)，如RAID技術(shù)等，確保數(shù)據(jù)的冗余備份。2.對(duì)存儲(chǔ)的檔案數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的索引目錄，便于查詢和檢索。索引目錄應(yīng)包含檔案的編號(hào)、名稱、存儲(chǔ)位置等信息。3.定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)。如發(fā)現(xiàn)存儲(chǔ)設(shè)備出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行恢復(fù)和處理。（五）質(zhì)量檢查1.質(zhì)量檢查人員應(yīng)按照檔案數(shù)字化質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)數(shù)字化后的檔案進(jìn)行抽檢。抽檢比例應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定，一般不低于10%。2.質(zhì)量檢查內(nèi)容包括掃描圖像質(zhì)量、錄入數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、圖像處理效果、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)完整性等方面。對(duì)不符合質(zhì)量要求的檔案，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)人員進(jìn)行整改，直至達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.建立質(zhì)量檢查記錄制度，對(duì)質(zhì)量檢查的過程和結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄。質(zhì)量檢查記錄應(yīng)包括檢查時(shí)間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況等信息。六、數(shù)據(jù)管理（一）數(shù)據(jù)備份1.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。備份方式可采用磁帶備份、磁盤陣列備份、云存儲(chǔ)備份等多種方式，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在與原數(shù)據(jù)不同的物理位置，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和驗(yàn)證，確保其可用性。3.制定數(shù)據(jù)備份計(jì)劃，明確備份的時(shí)間間隔、備份內(nèi)容、備份存儲(chǔ)介質(zhì)等信息。備份計(jì)劃應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)據(jù)量和重要性進(jìn)行合理安排，確保數(shù)據(jù)備份的及時(shí)性和完整性。（二）數(shù)據(jù)存儲(chǔ)1.數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備中，存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備良好的性能和可靠性。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)。2.對(duì)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行分類管理，建立相應(yīng)的存儲(chǔ)目錄和索引，便于查詢和檢索。存儲(chǔ)目錄應(yīng)按照檔案的類別、年度、保管期限等因素進(jìn)行劃分，索引應(yīng)包含檔案的編號(hào)、名稱、存儲(chǔ)位置等信息。3.加強(qiáng)對(duì)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的安全保密管理，限制無關(guān)人員對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備的訪問。對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要數(shù)據(jù)，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問控制等特殊的安全保密措施。（三）數(shù)據(jù)利用1.嚴(yán)格按照檔案利用的相關(guān)規(guī)定，對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行利用。利用人員應(yīng)填寫數(shù)據(jù)利用申請(qǐng)表，經(jīng)審批后，方可進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢和下載等操作。2.對(duì)數(shù)據(jù)利用過程中涉及的敏感信息，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的保密管理，防止信息泄露。利用人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得將數(shù)據(jù)用于非授權(quán)目的。3.建立數(shù)據(jù)利用記錄制度，對(duì)數(shù)據(jù)利用的時(shí)間、人員、內(nèi)容、用途等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。數(shù)據(jù)利用記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱和審計(jì)。七、保密管理（一）保密制度1.建立健全保密制度，明確保密工作的責(zé)任和要求。保密制度應(yīng)涵蓋檔案數(shù)字化工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括檔案整理、掃描錄入、圖像處理、存儲(chǔ)、利用等。2.工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責(zé)任。保密協(xié)議應(yīng)包括保密范圍、保密期限、保密措施、違約責(zé)任等內(nèi)容。3.加強(qiáng)對(duì)保密制度的宣傳和教育，提高工作人員的保密意識(shí)。定期組織保密培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動(dòng)，使工作人員熟悉保密規(guī)定和工作流程，掌握保密技能。（二）保密措施1.對(duì)數(shù)字化場所進(jìn)行物理隔離，限制無關(guān)人員進(jìn)入。場所內(nèi)的計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備等應(yīng)設(shè)置密碼保護(hù)，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。2.對(duì)檔案數(shù)字化過程中涉及的敏感信息，應(yīng)進(jìn)行加密處理。加密算法應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保信息在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全性。3.加強(qiáng)對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備的管理，存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)專人專用，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備的訪問應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限控制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問存儲(chǔ)設(shè)備中的數(shù)據(jù)。4.在數(shù)據(jù)傳輸過程中，應(yīng)采用安全可靠的傳輸協(xié)議，如SSL/TLS等，防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中被竊取或篡改。（三）保密監(jiān)督與檢查1.建立保密監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括保密措施的落實(shí)情況、工作人員的保密意識(shí)、數(shù)據(jù)的安全保密情況等。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的保密問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，對(duì)違反保密規(guī)定的行為應(yīng)