PAGE檔案崗位交接清點制度一、總則（一）目的為了規(guī)范檔案崗位交接工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，防止檔案資料的遺失、損壞或泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及檔案管理崗位的人員交接工作，包括但不限于檔案管理人員、檔案借閱人員、檔案整理人員等。（三）基本原則1.真實性原則：交接過程中所涉及的檔案資料必須真實、準(zhǔn)確地反映公司的業(yè)務(wù)活動和歷史記錄。2.完整性原則：確保所有應(yīng)交接的檔案資料齊全，無遺漏、缺失現(xiàn)象。3.保密性原則：交接雙方應(yīng)對檔案資料的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。4.責(zé)任明確原則：明確交接雙方的責(zé)任，確保檔案管理工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性。二、交接準(zhǔn)備（一）交接時間確定1.檔案崗位人員因工作調(diào)動、離職、退休等原因需要進行崗位交接時，應(yīng)提前[X]個工作日向所在部門提出書面申請，并抄送檔案管理部門。2.檔案管理部門收到申請后，應(yīng)根據(jù)工作安排，與交接雙方協(xié)商確定具體的交接時間，并提前通知相關(guān)人員做好準(zhǔn)備工作。（二）交接人員安排1.交接工作應(yīng)由交接雙方共同完成，交接雙方應(yīng)指定專人負責(zé)具體的交接事宜。2.交接雙方的負責(zé)人應(yīng)具備相應(yīng)的檔案管理知識和技能，熟悉公司的檔案管理制度和業(yè)務(wù)流程。（三）交接資料準(zhǔn)備1.交接前，交接人員應(yīng)整理好各自負責(zé)的檔案資料，確保資料的分類清晰、編號準(zhǔn)確、目錄完整。2.交接人員應(yīng)準(zhǔn)備好以下交接資料：檔案交接清單，詳細列出交接檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、存放位置等信息；檔案借閱登記冊，記錄檔案的借閱情況，包括借閱時間、借閱人、歸還時間等；檔案整理記錄，如檔案的整理時間、整理人員、整理內(nèi)容等；其他與檔案管理相關(guān)的資料，如檔案管理制度、操作規(guī)程、重要文件等。三、交接流程（一）初步清點1.交接開始時，由交接方按照檔案交接清單，逐一核對檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、存放位置等信息，確保交接清單與實際檔案情況相符。2.接收方應(yīng)認真核對交接清單上的信息，如有疑問應(yīng)及時向交接方提出，并進行現(xiàn)場核實。（二）詳細清點1.在初步清點無誤后，雙方應(yīng)對檔案資料進行詳細清點，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和質(zhì)量狀況。2.詳細清點內(nèi)容包括：檔案的裝訂是否整齊、牢固，有無散頁、缺頁現(xiàn)象；檔案的字跡是否清晰、工整，有無褪色、模糊不清的情況；檔案的印章是否齊全、清晰，有無偽造、篡改的跡象；檔案的電子數(shù)據(jù)是否完整、準(zhǔn)確，存儲介質(zhì)是否正常。（三）問題記錄與處理1.在清點過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案資料存在問題，交接雙方應(yīng)及時記錄，并共同商討解決方案。2.對于一般性問題，如檔案裝訂不整齊、字跡模糊等，交接雙方應(yīng)現(xiàn)場進行整改，確保檔案質(zhì)量符合要求。3.對于較為嚴(yán)重的問題，如檔案缺失、損壞、偽造等，交接雙方應(yīng)立即向上級主管部門報告，并按照公司的相關(guān)規(guī)定進行處理。（四）交接簽字確認1.經(jīng)過詳細清點和問題處理后，交接雙方應(yīng)在檔案交接清單上簽字確認，注明交接日期、交接人員等信息。2.檔案交接清單一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，檔案管理部門留存一份，作為檔案交接的憑證。四、檔案資料的保管與使用（一）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)按照公司的檔案管理制度，對交接后的檔案資料進行妥善保管，確保檔案的安全和完整。2.檔案保管應(yīng)具備必要的設(shè)施和條件，如檔案庫房應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲等，檔案存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行備份和維護。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（二）使用規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案資料時，應(yīng)按照公司的檔案借閱管理制度辦理相關(guān)手續(xù)。2.檔案借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案借閱規(guī)定，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借檔案資料，不得將檔案資料帶出公司或泄露給無關(guān)人員。3.檔案借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時向借閱人員提出，并按照公司的相關(guān)規(guī)定進行處理。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部應(yīng)建立健全檔案崗位交接清點制度的監(jiān)督機制，定期對檔案交接工作進行檢查和評估。2.檔案管理部門應(yīng)加強對檔案崗位交接工作的日常監(jiān)督，確保交接工作按照制度要求進行，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對檔案管理工作進行審計，檢查檔案崗位交接清點制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時進行處理。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極接受上級主管部門、檔案行政管理部門等外部機構(gòu)的監(jiān)督檢查，按照要求提供相關(guān)檔案資料和信息。2.對于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司應(yīng)認真對待，及時整改，并將整改情況報告給相關(guān)部門。六