PAGE檔案借用管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案的管理，規(guī)范檔案借用行為，確保檔案的安全與完整，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要借用檔案的管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：借用檔案必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保借用用途合理、必要。2.安全保密原則：借用人員應(yīng)妥善保管檔案，不得泄露檔案內(nèi)容，確保檔案安全。3.限期歸還原則：借用檔案必須在規(guī)定期限內(nèi)歸還，不得拖延。二、檔案借用申請（一）申請條件1.因工作需要，確需查閱、使用檔案的公司內(nèi)部員工。2.借用檔案的用途必須符合公司業(yè)務(wù)范圍和相關(guān)規(guī)定。（二）申請流程1.借用人員填寫《檔案借用申請表》，詳細(xì)注明借用檔案的名稱、數(shù)量、借用用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對借用申請進(jìn)行審核，并簽署意見。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，借用人員將申請表提交至檔案管理部門。三、檔案借用審批（一）審批權(quán)限1.一般檔案借用申請，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.重要檔案借用申請，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批流程1.檔案管理部門收到借用申請表后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核借用用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.對于符合審批條件的申請，檔案管理部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽署審批意見。3.審批通過后，檔案管理部門向借用人員發(fā)放《檔案借用通知單》，通知其到檔案管理部門辦理檔案借用手續(xù)。四、檔案借用手續(xù)辦理（一）借閱登記1.借用人員憑《檔案借用通知單》到檔案管理部門辦理借閱登記手續(xù)，填寫《檔案借用登記表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.檔案管理部門工作人員根據(jù)《檔案借用登記表》，對借閱檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，并向借用人員發(fā)放檔案。（二）借閱憑證1.檔案管理部門向借用人員發(fā)放《檔案借閱證》，借用人員憑《檔案借閱證》借閱檔案。2.《檔案借閱證》應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。（三）借閱期限1.檔案借用期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借用期限的，借用人員應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。2.延長后的借用期限最長不得超過[X]個(gè)工作日。五、檔案借用期間的管理（一）保管要求1.借用人員應(yīng)妥善保管借用的檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案內(nèi)容。2.借用人員不得將檔案帶出公司辦公區(qū)域，如有特殊情況需要帶出的，必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）查閱限制1.借用人員只能在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得在其他地點(diǎn)擅自查閱。2.查閱檔案時(shí)，借用人員應(yīng)保持安靜，不得大聲喧嘩、吸煙等。（三）歸還要求1.借用人員應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前，將借用的檔案歸還至檔案管理部門。2.檔案管理部門工作人員對歸還的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借用人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案借用的監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對借用檔案的情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括借用期限、歸還情況、檔案保管情況等。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)通知借用人員進(jìn)行整改，并將檢查情況記錄在案。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定借用檔案的行為，檔案管理部門應(yīng)視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的處罰。2.處罰措施包括警告、罰款、停止借用檔案等。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公