PAGE院系檔案管理制度一、總則（一）目的為加強院系檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在教學(xué)、科研、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于院系各部門、各教研室、各班級以及全體教職工和學(xué)生形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：院系檔案由專門的檔案管理機構(gòu)或人員集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映院系各項工作的實際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。3.完整性原則：全面收集、整理和保存院系在教學(xué)、科研、管理等活動中形成的各類檔案，確保檔案不遺漏。4.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)立院系綜合檔案室，負(fù)責(zé)全院系檔案的集中統(tǒng)一管理。（二）職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定院系檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用院系各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.對院系各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動。4.積極開發(fā)檔案信息資源，為教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案信息服務(wù)。5.做好檔案的數(shù)字化建設(shè)工作，提高檔案管理的信息化水平。三、檔案分類及編號（一）檔案分類1.黨群類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作等方面的檔案。2.行政類：包括院系行政工作、行政管理、會議記錄等方面的檔案。3.教學(xué)類：包括教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、課程教案、學(xué)生成績等方面的檔案。4.科研類：包括科研項目申報、研究成果、學(xué)術(shù)論文等方面的檔案。5.學(xué)生類：包括學(xué)生學(xué)籍管理、獎懲情況、社會實踐等方面的檔案。6.人事類：包括教職工招聘、考核、晉升、工資福利等方面的檔案。7.財務(wù)類：包括財務(wù)預(yù)算、決算、收支憑證等方面的檔案。8.設(shè)備類：包括教學(xué)設(shè)備、科研設(shè)備、辦公設(shè)備等方面的檔案。9.基建類：包括校園建設(shè)、房屋維修等方面的檔案。10.聲像類：包括照片、錄音、錄像等方面的檔案。（二）編號按照檔案分類，為每一類檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)簡潔明了，便于識別和管理。編號格式為：[分類代碼][流水號]，其中分類代碼采用兩位大寫字母表示，流水號采用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。例如：黨群類檔案編號為DQ0001，行政類檔案編號為XZ0001。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.凡是院系在教學(xué)、科研、管理等活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、聲像等材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.各部門應(yīng)定期向綜合檔案室移交本部門形成的檔案，確保檔案收集的及時、完整。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。2.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始性和完整性，不得隨意涂改、剪裁、損毀。3.對于重要的文件材料，應(yīng)收集原件；對于無法收集原件的，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類方案，對收集的檔案進(jìn)行分類。2.組卷：將同一類別的檔案按照一定的原則和方法進(jìn)行組卷，卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，編好頁碼。3.編目：填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表等，編制案卷封面，注明案卷標(biāo)題、編號、保管期限等信息。4.裝訂：對破損的文件材料進(jìn)行修復(fù)，對紙張規(guī)格不一致的文件進(jìn)行折疊，然后進(jìn)行裝訂，確保案卷整齊、牢固。五、檔案保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序排列上架，便于查找和利用。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，并做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫度、濕度，保持庫房環(huán)境整潔、通風(fēng)良好。5.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保檔案庫房的安全。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合院系實際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，準(zhǔn)確劃分檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由院系分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，確定其保管期限。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成規(guī)律、利用價值等因素，對檔案進(jìn)行綜合分析，確定其保管期限。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映院系主要職能活動和歷史面貌的，對院系和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。凡是在一定時期內(nèi)對院系工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)定期保管。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)院系分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報上級主管部門備案。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。七、檔案利用（一）利用范圍1.為教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案信息服務(wù)。2.為教職工和學(xué)生提供個人檔案查閱服務(wù)。3.為社會有關(guān)單位和個人提供檔案查閱服務(wù)，但應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：利用者可直接到綜合檔案室查閱檔案，也可通過檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行遠(yuǎn)程查閱。2.借閱：對于需要借出檔案的利用者，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，注明借閱期限和歸還日期，并按時歸還。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人審批后，方可復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理機構(gòu)印章，并注明復(fù)制日期。（三）利用要求1.利用者應(yīng)遵守檔案管理制度，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、拆散等。2.查閱檔案時，應(yīng)在指定地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.借閱檔案應(yīng)按時歸還，如有特殊情況需要延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.復(fù)制檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行，確保復(fù)制件的質(zhì)量。八、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計：包括各類檔案的數(shù)量、種類、保管期限等。2.檔案利用統(tǒng)計：包括檔案查閱、借閱、復(fù)制的次數(shù)、人數(shù)、利用效果等。3.檔案鑒定與銷毀統(tǒng)計：包括鑒定檔案的數(shù)量、保管期限、銷毀檔案的數(shù)量等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案數(shù)量、利用情況、鑒定與銷毀情況等進(jìn)行統(tǒng)計。2.利用檔案管理系統(tǒng)，對檔案信息進(jìn)行實時統(tǒng)計和分析，生成各類統(tǒng)計報表。（三）統(tǒng)計要求1.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，不得虛報、瞞報、漏報。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。九、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的院系檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理、遠(yuǎn)程查閱、在線利用等功能，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對院系現(xiàn)有檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合院系檔案管理的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立檔案管理內(nèi)部局域網(wǎng)，實現(xiàn)檔案管理機構(gòu)與各部門之間的檔案信息共享和傳遞。（三）管理要求1.加強檔案信息化安全管理工