PAGE河北省檔案室升級(jí)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)河北省檔案室的管理，提高檔案管理水平，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要，特制定本升級(jí)制度。（二）適用范圍本制度適用于河北省行政區(qū)域內(nèi)各級(jí)各類機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案室。（三）基本原則1.依法治檔原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開(kāi)展檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，確保檔案管理的集中統(tǒng)一。3.科學(xué)管理原則：運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和管理方法，提高檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化水平。4.服務(wù)利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。二、檔案室建設(shè)與設(shè)施設(shè)備（一）檔案室選址與布局1.檔案室應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好、交通便利的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離易燃、易爆、易潮濕等場(chǎng)所。2.檔案室應(yīng)根據(jù)功能需求進(jìn)行合理布局，分為檔案庫(kù)房、查閱室、整理室、辦公室等區(qū)域，各區(qū)域之間應(yīng)保持適當(dāng)?shù)木嚯x，便于檔案的管理和利用。（二）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防污染等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)采用堅(jiān)固耐用的建筑材料，地面應(yīng)平整、光潔、耐磨，墻壁應(yīng)進(jìn)行防潮、防霉處理，天花板應(yīng)密封良好。3.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝必要的消防設(shè)備、防盜報(bào)警設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠設(shè)備等，確保檔案庫(kù)房的安全和環(huán)境適宜。（三）設(shè)施設(shè)備配備1.檔案裝具應(yīng)根據(jù)檔案的種類、數(shù)量和保管要求進(jìn)行合理配置，采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具，確保檔案的存放安全和整齊有序。2.查閱設(shè)備應(yīng)配備必要的桌椅、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，方便檔案查閱人員進(jìn)行查閱和利用。3.整理設(shè)備應(yīng)配備檔案整理工作臺(tái)、裝訂機(jī)、裁紙刀、打孔機(jī)等設(shè)備，便于檔案的整理和裝訂。4.運(yùn)輸設(shè)備應(yīng)配備檔案搬運(yùn)車、檔案箱等設(shè)備，方便檔案的搬運(yùn)和運(yùn)輸。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、聲像等材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.重點(diǎn)收集反映本單位主要職能活動(dòng)、重大事件、重要決策、重要業(yè)務(wù)工作等方面的檔案材料。（二）檔案收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍和要求，及時(shí)收集、整理本部門(mén)形成的檔案材料，并定期移交檔案室。2.檔案收集應(yīng)做到及時(shí)、完整、準(zhǔn)確，確保檔案材料的真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性。3.對(duì)重要檔案材料應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，確保檔案材料的及時(shí)歸檔。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，進(jìn)行科學(xué)分類、組卷、排列和編號(hào)。3.便于檔案的保管和利用。（四）檔案整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類，可采用年度分類法+組織機(jī)構(gòu)分類法+問(wèn)題分類法等多種分類方法相結(jié)合的方式。2.組卷：將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組合成案卷，案卷內(nèi)文件材料應(yīng)保持相對(duì)獨(dú)立和完整。3.排列：按照一定的順序?qū)Π妇磉M(jìn)行排列，可采用時(shí)間順序、重要程度順序等。4.編號(hào)：對(duì)案卷和卷內(nèi)文件材料進(jìn)行編號(hào)，便于查找和管理。四、檔案保管與保護(hù)（一）檔案保管制度1.檔案庫(kù)房應(yīng)實(shí)行專人管理，嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫(kù)登記制度，確保檔案的安全。2.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序存放，排列整齊，便于查找。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。（二）檔案保護(hù)措施1.采取防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防污染等措施，確保檔案的安全保管。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整和可讀。（三）檔案數(shù)字化管理1.積極推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。2.按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案的管理和維護(hù)，確保數(shù)字化檔案的安全和有效利用。五、檔案利用與服務(wù)（一）檔案利用制度1.建立健全檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、程序和要求。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱登記制度，對(duì)查閱檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)登記。3.按照規(guī)定為檔案查閱人員提供必要的服務(wù)，確保檔案查閱工作的順利進(jìn)行。（二）檔案利用方式1.提供檔案原件查閱：對(duì)符合查閱條件的檔案，可提供檔案原件查閱。2.提供檔案復(fù)印件查閱：對(duì)不宜提供原件查閱的檔案，可提供檔案復(fù)印件查閱。3.提供檔案數(shù)字化副本查閱：利用檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，為檔案查閱人員提供檔案數(shù)字化副本查閱服務(wù)。（三）檔案編研與開(kāi)發(fā)1.加強(qiáng)檔案編研工作，根據(jù)工作需要和社會(huì)需求，編寫(xiě)檔案參考資料、大事記、組織沿革等編研成果。2.積極開(kāi)展檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作，通過(guò)舉辦檔案展覽、發(fā)布檔案信息等方式，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和各項(xiàng)工作提供服務(wù)。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則1.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確保檔案的保存價(jià)值。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，綜合考慮檔案的形成背景、內(nèi)容、形式等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價(jià)值。（二）檔案鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）檔案鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，判斷其保存價(jià)值。2.綜合鑒定法：結(jié)合檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容、形式等因素，綜合判斷其保存價(jià)值。（四）檔案銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案的題名、文號(hào)、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。3.在指定地點(diǎn)對(duì)檔案進(jìn)行銷毀，銷毀時(shí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案人員管理（一）檔案人員配備1.各單位應(yīng)根據(jù)檔案工作的需要，配備足夠數(shù)量的檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)具備檔案專業(yè)知識(shí)和技能。2.檔案管理人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，確需調(diào)整時(shí)，應(yīng)及時(shí)做好交接工作。（二）檔案人員培訓(xùn)1.定期組織檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.鼓勵(lì)檔案人員參加檔案專業(yè)學(xué)歷教育和繼續(xù)教育，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)