PAGE電梯檔案保管制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)電梯檔案的科學(xué)管理，確保電梯檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮電梯檔案在電梯運(yùn)行維護(hù)、安全管理等方面的作用，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織所管理的所有電梯檔案的保管工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：電梯檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映電梯的實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)記錄清晰、規(guī)范。4.安全性原則：采取有效措施確保電梯檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善電梯檔案保管制度，并組織實(shí)施。2.接收、整理、保管電梯檔案，建立檔案目錄和索引，方便查詢和利用。3.定期對(duì)電梯檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.按照規(guī)定的期限保管電梯檔案，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。5.為電梯的運(yùn)行維護(hù)、安全管理等提供檔案查閱服務(wù)。（二）電梯使用部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理本部門電梯的相關(guān)資料，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好電梯檔案的管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.在電梯運(yùn)行過程中，如實(shí)記錄電梯的運(yùn)行情況、維修保養(yǎng)記錄等，并及時(shí)反饋給檔案管理部門。（三）電梯維護(hù)保養(yǎng)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)提供電梯維護(hù)保養(yǎng)過程中的相關(guān)資料，包括維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃、維修記錄、更換零部件清單等。2.確保所提供的檔案資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交。3.配合檔案管理部門對(duì)電梯檔案進(jìn)行審核和檢查。三、檔案內(nèi)容及分類（一）電梯基本資料1.電梯設(shè)備檔案：包括電梯型號(hào)、規(guī)格、編號(hào)、制造廠家、出廠日期、安裝位置等信息。2.電梯安裝資料：安裝合同、安裝圖紙、安裝驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.電梯使用登記證：記錄電梯的使用登記情況，包括使用單位、使用地點(diǎn)、使用期限等。（二）電梯技術(shù)資料1.電梯技術(shù)文件：包括電梯的設(shè)計(jì)文件、操作手冊(cè)、維護(hù)保養(yǎng)手冊(cè)、電路圖、結(jié)構(gòu)圖等。2.電梯性能參數(shù)：額定載重量、額定速度、提升高度、層站數(shù)等。3.電梯安全裝置資料：限速器、安全鉗、緩沖器、門鎖裝置等安全裝置的檢驗(yàn)報(bào)告、調(diào)試記錄等。（三）電梯運(yùn)行記錄1.電梯運(yùn)行日志：記錄電梯每天的運(yùn)行時(shí)間、運(yùn)行次數(shù)、故障情況等。2.電梯故障記錄：詳細(xì)記錄電梯發(fā)生故障的時(shí)間、地點(diǎn)、故障現(xiàn)象、處理情況等。3.電梯維修保養(yǎng)記錄：包括維修保養(yǎng)計(jì)劃、維修保養(yǎng)記錄、更換零部件清單等。（四）電梯檢驗(yàn)檢測(cè)資料1.電梯定期檢驗(yàn)報(bào)告：由具有資質(zhì)的檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)出具的電梯定期檢驗(yàn)報(bào)告。2.電梯監(jiān)督檢驗(yàn)報(bào)告：電梯安裝、改造、重大維修后的監(jiān)督檢驗(yàn)報(bào)告。3.電梯自檢報(bào)告：電梯使用單位或維護(hù)保養(yǎng)單位進(jìn)行自檢的報(bào)告。（五）電梯應(yīng)急救援資料1.電梯應(yīng)急救援預(yù)案：包括應(yīng)急救援組織機(jī)構(gòu)、應(yīng)急救援程序、應(yīng)急救援物資清單等。2.電梯應(yīng)急演練記錄：記錄電梯應(yīng)急演練的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參與人員等情況。3.電梯困人救援記錄：詳細(xì)記錄電梯困人事件的發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、被困人員情況、救援過程等。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.電梯檔案管理部門應(yīng)定期收集電梯相關(guān)資料，確保檔案的及時(shí)、完整。2.電梯使用部門和維護(hù)保養(yǎng)單位應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將各自負(fù)責(zé)的檔案資料移交檔案管理部門。3.在電梯設(shè)備采購、安裝、改造、維修、保養(yǎng)等過程中，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)收集產(chǎn)生的各類檔案資料，并移交檔案管理部門。（二）整理方法1.分類整理：按照檔案內(nèi)容的分類，將收集到的檔案資料進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.編號(hào)標(biāo)識(shí)：對(duì)每一份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，并在檔案封面或首頁標(biāo)注編號(hào)、名稱、日期等信息，確保檔案標(biāo)識(shí)清晰。3.編制目錄：根據(jù)檔案分類情況，編制檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、存放位置等信息，方便查閱。五、檔案的保管（一）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.檔案存放地點(diǎn)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲、防潮等，確保檔案的安全。（二）保管期限1.電梯基本資料、技術(shù)資料、檢驗(yàn)檢測(cè)資料等永久性保存。2.電梯運(yùn)行記錄、維修保養(yǎng)記錄等保存期限不少于電梯使用年限。3.電梯應(yīng)急救援資料保存期限不少于5年。（三）檔案的借閱與歸還1.因工作需要查閱電梯檔案的人員，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)按照借閱申請(qǐng)表的內(nèi)容進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)及時(shí)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期限已滿的電梯檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人組織，相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員參加，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.鑒定意見應(yīng)明確檔案是否繼續(xù)保存、銷毀或進(jìn)行其他處理，并形成鑒定報(bào)告。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的電梯檔案，應(yīng)編制銷毀清單，報(bào)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。3.銷毀清單應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀的憑證。七、檔案的信息化管理（一）建立檔案管理系統(tǒng)1.利用信息技術(shù)建立電梯檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱、鑒定、銷毀等功能，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。2.將電梯檔案的基本信息、技術(shù)資料、運(yùn)行記錄、檢驗(yàn)檢測(cè)資料、應(yīng)急救援資料等全部錄入檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和利用。（二）數(shù)據(jù)安全管理1.加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制等措施，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失和被篡改。2.定期對(duì)檔案管