PAGE部門日常檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本部門日常檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本部門各科室在日常工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：部門檔案由專門的檔案管理崗位集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映部門日常工作實際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案資料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及機密的檔案進行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理崗位職責1.負責制定和完善部門檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理部門各類檔案，進行分類、編號、整理、裝訂和上架。3.做好檔案的收集、歸檔工作，確保檔案資料及時、準確歸檔。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。5.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全和完整。6.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序進行處理。7.對部門各科室檔案管理工作進行指導和監(jiān)督。（二）各科室兼職檔案員職責1.負責本科室日常檔案資料的收集、整理和初步分類。按照檔案管理要求，定期將本科室檔案移交檔案管理崗位。2.協(xié)助檔案管理崗位做好檔案的查閱、利用等工作。3.嚴格遵守檔案管理制度，確保本科室檔案資料的安全和保密。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括部門工作計劃、總結、報告、會議記錄、決議、通知、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理等相關文件資料。2.業(yè)務工作類：涵蓋本部門各項業(yè)務工作的方案、流程、報表、統(tǒng)計數據、項目文檔、合同協(xié)議等。3.財務審計類：包含財務預算、決算、報表、審計報告、憑證、賬目等資料。4.設備物資類：涉及部門辦公設備、儀器儀表、物資采購、庫存管理等方面的文件和記錄。5.聲像電子類：如照片、錄音、錄像、電子文檔、數據庫等資料。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年度類別流水號”的結構。例如，“2023XZ001”，其中“2023”表示年份，“XZ”表示行政管理類，“001”為該類別下的流水號。2.對于業(yè)務工作類檔案，可根據業(yè)務項目進一步細分編號。如“2023YW01001”，“YW”表示業(yè)務工作類，“01”表示具體業(yè)務項目編號，“001”為該項目下的流水號。3.財務審計類檔案編號為“2023CW流水號”，“CW”表示財務審計類。4.設備物資類檔案編號為“2023SB流水號”，“SB”表示設備物資類。5.聲像電子類檔案編號為“2023SX流水號”，“SX”表示聲像電子類。四、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.各科室在日常工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數據等。2.上級部門下發(fā)的與本部門工作相關的文件、通知、指示等。3.對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.各類會議、活動形成的文件、記錄、紀要等。5.財務收支、審計、統(tǒng)計等方面的報表、憑證、報告等。6.設備物資采購、驗收、維護、報廢等過程中產生的文件和記錄。7.聲像資料，包括工作照片、錄像、錄音等。8.電子文檔，如各類辦公軟件文檔、數據庫文件等。（二）收集要求1.各科室兼職檔案員應及時收集本科室產生的檔案資料，確保資料的完整性和準確性。2.收集的檔案資料應字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全。3.對于電子文檔，應確保格式規(guī)范、內容完整，并定期進行備份。4.聲像資料應注明拍攝時間、地點、人物、事件等信息。（三）歸檔程序1.各科室兼職檔案員按照檔案分類標準，對收集的檔案資料進行初步整理和分類。2.每季度末，將整理好的檔案資料移交檔案管理崗位。3.檔案管理崗位對移交的檔案進行進一步審核、整理、編號、裝訂，確保檔案符合歸檔要求。4.將整理好的檔案上架存放，并建立檔案目錄索引。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.本部門工作人員因工作需要查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經所在科室負責人簽字同意后，到檔案管理崗位查閱。2.外單位人員查閱本部門檔案，須持有單位介紹信，經部門負責人批準，并填寫《檔案查閱申請表》，由檔案管理崗位人員陪同查閱。涉及機密檔案的，需經上級主管部門批準。3.查閱檔案應在檔案管理崗位指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。（二）查閱登記檔案管理崗位人員應對查閱檔案的人員、時間、內容、用途等進行詳細登記，填寫《檔案查閱登記表》。查閱完畢后，查閱人員應在登記表上簽字確認。（三）檔案利用1.查閱人員如需復印、摘錄檔案內容，應經檔案管理崗位人員同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。2.檔案原件一般不得外借，如有特殊情況需要外借，須經部門負責人批準，并限期歸還。外借期間，檔案管理崗位人員應跟蹤檔案使用情況，確保檔案安全。3.利用檔案形成的資料，如調研報告、工作匯報等，應及時交檔案管理崗位歸檔保存。六、檔案的保管與保護（一）保管條件1.設立專門的檔案室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備，確保檔案存放環(huán)境安全。2.檔案室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案整理與存放1.按照檔案分類編號順序，將檔案裝入檔案盒或檔案袋，并在盒（袋）上標明檔案類別、編號、年度等信息。2.檔案應上架存放，排列整齊，便于查找和管理。同時，建立檔案存放位置索引，方便快速定位檔案。（三）檔案定期清查1.檔案管理崗位人員每年對檔案進行一次全面清查，核對檔案數量、編號、內容等是否準確完整，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.清查結果應填寫《檔案清查登記表》，并報部門負責人審核備案。（四）檔案安全保護1.嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及機密的檔案采取加密存儲、專人管理等措施，防止泄露。2.加強檔案室的安全防范工作，安裝監(jiān)控設備，配備消防器材，定期進行安全檢查，確保檔案安全。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，保證檔案的可讀性。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合本部門實際情況，對檔案進行定期鑒定。2.鑒定工作應堅持全面、客觀、準確的原則，確保鑒定結果的科學性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由部門負責人、檔案管理崗位人員及相關業(yè)務科室人員組成。鑒定小組負責對檔案進行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定內容1.檔案的內容是否仍具有現(xiàn)實利用價值。2.檔案的保存期限是否已滿。3.檔案的完整性和準確性。（四）銷毀程序1.經鑒定小組鑒定確無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，報部門負責人審批。2.審批通過后，檔案