PAGE機關照片檔案歸檔制度一、總則（一）目的為了加強機關照片檔案的管理，確保照片檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》以及國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本機關實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關在各項工作活動中形成的具有保存價值的照片檔案的歸檔管理。（三）定義本制度所稱照片檔案，是指機關在職能活動中形成的，以感光材料為載體，以影像為主要反映方式，記錄機關工作活動、歷史事件和社會風貌的具有保存價值的圖像資料。（四）管理職責1.檔案管理部門職責負責制定和完善機關照片檔案歸檔制度，并組織實施。對機關各部門照片檔案的收集、整理、歸檔工作進行監(jiān)督指導。集中統(tǒng)一管理機關照片檔案，建立照片檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案的安全保管和有效利用。2.各部門職責負責本部門在工作活動中形成的照片資料的收集、整理，并按照規(guī)定及時向檔案管理部門移交。明確專人負責照片檔案工作，確保照片資料的真實性、完整性和準確性。二、照片的收集（一）收集范圍1.反映本機關主要職能活動和重要工作成果的照片，包括會議、調(diào)研、檢查、培訓、業(yè)務活動等。2.記錄本機關重大事件、重要活動、重要人物的照片，如慶典、表彰、接待、領導視察等。3.反映本機關辦公環(huán)境、基礎設施建設、文化活動等方面的照片。4.具有歷史意義和紀念價值的照片，如機關成立、變遷、重要文件發(fā)布等。5.其他與本機關工作相關且具有保存價值的照片。（二）收集要求1.照片應主題明確，圖像清晰，畫面完整，能夠準確反映拍攝內(nèi)容。2.照片應具有一定的代表性和典型性，能夠體現(xiàn)機關工作的特點和風貌。3.照片應注明拍攝時間、地點、人物、事由等信息，確保照片內(nèi)容的可追溯性。4.數(shù)碼照片應采用通用格式存儲，如JPEG等，并保證圖像質(zhì)量不低于300dpi。5.照片沖洗應選用質(zhì)量較好的相紙，確保照片的耐久性。（三）收集方式1.各部門在工作活動中應及時安排專人負責拍攝照片，并在活動結(jié)束后一周內(nèi)將照片整理好移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應定期組織對機關重要活動、重大事件的拍攝，確保照片資料的全面收集。3.鼓勵機關工作人員積極提供與工作相關的照片線索，檔案管理部門根據(jù)線索及時進行收集。三、照片的整理（一）整理原則照片整理應遵循真實性、系統(tǒng)性、完整性和便于保管利用的原則，按照一定的分類標準和排列順序進行整理。（二）分類方法1.按年度分類：將照片按拍攝年度進行劃分，每年形成一個類別。2.按問題分類：根據(jù)照片反映的內(nèi)容，分為機關職能活動、重大事件、辦公環(huán)境、文化活動等類別。3.按保管期限分類：根據(jù)照片的重要程度和保存價值，分為永久、長期、短期三個保管期限。（三）編號與編目1.編號照片編號應具有唯一性，采用“年度類別流水號”的格式編制。例如：2023機關職能活動001，表示2023年機關職能活動類的第1張照片。數(shù)碼照片編號應與紙質(zhì)照片編號相對應，在文件名中體現(xiàn)編號信息。2.編目照片編目應包括照片編號、題名、拍攝時間、拍攝地點、人物、事由、保管期限、密級等內(nèi)容。題名應簡潔明了，準確反映照片的主要內(nèi)容；拍攝時間應具體到年、月、日、時；拍攝地點應詳細到具體地址；人物應注明主要人物姓名、職務；事由應簡要說明照片所反映的事件或活動；保管期限和密級應根據(jù)檔案鑒定結(jié)果填寫。（四）裝訂與裝盒1.紙質(zhì)照片應進行裝訂，裝訂方式可采用照片檔案專用冊頁或膠水粘貼等方式，確保照片牢固、整齊。2.裝訂后的照片應裝入照片檔案盒，一個照片檔案盒內(nèi)可裝若干冊照片，每盒照片應編制盒號，并在盒脊上注明盒內(nèi)照片的起止編號、年度、類別等信息。四、照片的歸檔（一）歸檔時間各部門應在照片整理完成后一個月內(nèi)，將照片檔案移交檔案管理部門歸檔。檔案管理部門應及時對接收的照片檔案進行審核、登記，并辦理交接手續(xù)。（二）歸檔手續(xù)1.移交部門應填寫照片檔案移交清單，清單內(nèi)容包括照片檔案的編號、題名、數(shù)量、保管期限等信息，并由移交人和接收人簽字確認。2.檔案管理部門應對移交的照片檔案進行核對，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與移交部門溝通解決。核對無誤后，將照片檔案存入專門的檔案庫房，并在檔案管理系統(tǒng)中進行登記。（三）歸檔要求1.歸檔的照片檔案應保持整理后的原狀，不得隨意更改照片內(nèi)容和編號。2.照片檔案應按照分類編號順序排列，裝入檔案盒后上架存放，便于查找和利用。3.檔案管理部門應建立照片檔案檢索目錄，包括紙質(zhì)目錄和電子目錄，方便快速檢索照片檔案信息。五、照片檔案的保管（一）保管環(huán)境1.照片檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施設備，確保照片檔案的安全保管。（二）定期檢查1.檔案管理部門應定期對照片檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，重點檢查照片檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等情況。2.檢查過程中如發(fā)現(xiàn)照片檔案有褪色、霉變、損壞等問題，應及時采取措施進行修復或復制。（三）數(shù)字化管理1.為了便于照片檔案的長期保存和利用，檔案管理部門應逐步對照片檔案進行數(shù)字化處理。2.照片數(shù)字化應遵循相關技術標準和規(guī)范，確保數(shù)字化圖像的質(zhì)量和準確性。數(shù)字化后的照片應進行備份存儲，并建立相應的索引目錄，方便檢索利用。六、照片檔案的利用（一）利用原則照片檔案的利用應遵循保密、合法、合理利用的原則，確保照片檔案的安全和完整，同時滿足機關工作和社會利用的需要。（二）利用范圍1.機關內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借用照片檔案。2.上級主管部門、有關單位因工作需要查閱、借用照片檔案。3.因歷史研究、文化交流等需要查閱、借用照片檔案。（三）利用手續(xù)1.查閱、借用照片檔案應填寫申請表，注明查閱、借用的目的、內(nèi)容、期限等信息，并經(jīng)部門負責人簽字同意。2.檔案管理部門對申請表進行審核，符合規(guī)定的予以批準，并辦理查閱、借用手續(xù)。查閱、借用人員應在指定地點查閱、借用照片檔案，不得擅自將照片檔案帶出檔案庫房。3.查閱、借用人員應愛護照片檔案，不得涂改、污損、抽取、撤換照片檔案。如需復制照片檔案，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行復制。（四）利用登記檔案管理部門應對照片檔案的利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用部門、利用人員、查閱內(nèi)容、借用期限等信息。利用登記應長期保存，以便統(tǒng)計分析照片檔案的利用情況。七、照片檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則照片檔案的鑒定應遵循全面審查、客觀公正、準確判定的原則，根據(jù)照片檔案的形成時間、保管期限、重要程度等因素進行綜合鑒定。（二）鑒定組織檔案管理部門應成立照片檔案鑒定小組由檔案管理人員、業(yè)務部門人員和相關專家組成，負責對照片檔案進行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.照片檔案的真實性、完整性和準確性。2.照片檔案的保管價值，包括對機關工作、歷史研究、文化傳承等方面的作用。3.照片檔案的保管期限是否合理，是否需要調(diào)整。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對確無保存價值的照片檔案編制銷毀清單，清單內(nèi)容包括照片檔案的編號、題名、數(shù)量、保管期限等信息。2.銷毀清單經(jīng)機關分管領導審批后，由檔案