PAGE檔案規(guī)章制度匯編格式一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和有效保護(hù)，特制定本檔案規(guī)章制度匯編格式。（二）適用范圍本匯編適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。2.完整性原則：全面收集、整理公司/組織活動中形成的各類檔案，確保檔案內(nèi)容的完整。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類方法和邏輯順序，對檔案進(jìn)行科學(xué)整理，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。4.保密性原則：對涉及公司/組織機(jī)密的檔案，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。（四）職責(zé)分工1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)各部門檔案工作。集中統(tǒng)一管理公司/組織的各類檔案，進(jìn)行檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查、評估，提出改進(jìn)措施。2.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。按照規(guī)定的時間和要求，將整理好的檔案移交檔案管理部門。配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。二、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政文件類：包括公司/組織的各類決議、決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)等行政公文。2.人事檔案類：涵蓋員工的個人基本信息、履歷、考核、獎懲、培訓(xùn)、任免、工資福利等方面的檔案。3.財務(wù)檔案類：包含會計(jì)憑證、賬簿、報表、審計(jì)報告、財務(wù)預(yù)算等財務(wù)資料。4.業(yè)務(wù)檔案類：根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，分為市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、質(zhì)量管理檔案、客戶服務(wù)檔案等。5.合同檔案類：各類合同協(xié)議，如采購合同、銷售合同、租賃合同、技術(shù)合同等。6.基建檔案類：涉及公司/組織基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等過程中形成的文件資料。7.設(shè)備檔案類：公司/組織各類設(shè)備的購置、安裝、調(diào)試、維修、保養(yǎng)等記錄。8.聲像檔案類：照片、錄音、錄像等反映公司/組織重要活動、工作場景等的聲像資料。9.電子檔案類：以電子形式存在的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等檔案信息。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用層次分類編號法，由大類代碼、中類代碼、小類代碼和順序號組成。2.大類代碼用一位大寫字母表示，對應(yīng)上述各類檔案。例如：A代表行政文件類，B代表人事檔案類等。3.中類代碼用兩位數(shù)字表示，根據(jù)大類下的具體分類設(shè)置。如行政文件類中的會議文件為A01，工作報告為A02等。4.小類代碼用三位數(shù)字表示，進(jìn)一步細(xì)分中類下的具體類別。如人事檔案類中員工履歷為B0101，考核記錄為B0102等。5.順序號用四位數(shù)字表示，按檔案形成時間先后順序依次編號。例如，某份行政文件的編號為A01010001，表示行政文件類中會議文件的第1份檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案形成后及時收集，不得積壓、散失。2.收集的檔案應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、定稿、附件等。3.對于重要會議、重大活動等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束后及時收集相關(guān)資料，確保檔案的時效性。（二）整理方法1.分類整理：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類。2.裝訂成冊：對于紙質(zhì)文件，應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式裝訂，確保整齊牢固。3.編目編號：編制檔案目錄，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息，并按照編號順序排列。4.編制頁碼：在檔案每一頁的右下角或左下角編寫頁碼，便于查閱和統(tǒng)計(jì)。四、檔案的保管（一）保管期限劃分1.永久保管：反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司章程、重大決策文件、重要人事任免等。2.定期保管：分為30年、10年兩種期限。定期保管的檔案在保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定可以銷毀。保管30年的檔案：涉及公司/組織重要業(yè)務(wù)活動、有一定查考利用價值的檔案，如重要業(yè)務(wù)合同、中期財務(wù)報表等。保管10年的檔案：一般性業(yè)務(wù)文件、短期財務(wù)資料等，如一般的采購訂單、月度財務(wù)報表等。（二）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并保持整潔、通風(fēng)良好。3.對電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管期限的鑒定1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定工作，成立鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案專業(yè)人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值，結(jié)合公司/組織實(shí)際情況，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀清冊應(yīng)永久保存。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查閱人需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理部門指定地點(diǎn)查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制。3.外部單位查閱公司/組織檔案，需持有單位介紹信，注明查閱內(nèi)容和目的，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（二）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供檔案原件、復(fù)印件或電子文檔等利用方式。2.對于提供復(fù)印件的檔案，應(yīng)在復(fù)印件上加蓋“檔案復(fù)制件”章，并注明出處。3.查閱人如需對檔案進(jìn)行摘錄、引用，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在摘錄、引用的內(nèi)容上注明出處。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案查閱利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱人姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容、利用方式等信息，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。六、檔案的移交與接收（一）移交要求1.各部門應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度整理好的檔案移交檔案管理部門。2.移交檔案時，應(yīng)編制檔案移交清單一式兩份，雙方簽字確認(rèn)，各執(zhí)一份。3.移交的檔案應(yīng)符合檔案整理規(guī)范要求，確保檔案的質(zhì)量。（二）接收程序1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)及時進(jìn)行核對、驗(yàn)收。2.對驗(yàn)收合格的檔案，按照檔案編號順序進(jìn)行上架存放，并更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。3.對驗(yàn)收不合格的檔案，應(yīng)及時通知移交部門進(jìn)行整改，整改合格后重新移交。七、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案妥善保管，不得泄露。2.在檔案查閱、利用過程中，對涉及機(jī)密的檔案應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，防止信息擴(kuò)散。3.未經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，任何人不得擅自將檔案帶出公司/組織或轉(zhuǎn)借他人。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等。2.定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.對檔案管