PAGE民主管理檔案制度一、總則（一）目的為加強公司民主管理檔案工作，規(guī)范檔案管理流程，確保民主管理工作的真實記錄、有效追溯和科學決策，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及民主管理活動的各類檔案的管理，包括但不限于職工代表大會相關檔案、廠務公開檔案、職工意見征集與反饋檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映民主管理活動的實際情況，確保檔案信息的可靠性。2.完整性原則：全面收集、整理民主管理過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范進行檔案的分類、編號、裝訂、存儲等操作，確保檔案管理的規(guī)范化。4.保密性原則：對涉及公司機密和職工個人隱私的檔案信息，嚴格保密，防止泄露。（四）管理職責1.檔案管理部門負責制定和完善民主管理檔案管理制度，并組織實施。指導、監(jiān)督各部門民主管理檔案的收集、整理、歸檔工作。集中保管公司民主管理檔案，提供檔案查閱、借閱服務。定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的安全和有效利用。2.各部門負責本部門民主管理活動中文件、資料的收集、整理，并及時移交檔案管理部門。配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，確保檔案的合理使用。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.職工代表大會相關檔案職工代表大會的會議通知、議程、決議、報告等文件。職工代表的選舉材料，包括代表登記表、選舉結(jié)果報告等。職工代表大會提案征集、處理及反饋情況的記錄。會議照片、視頻等影像資料。2.廠務公開檔案廠務公開的實施方案、公開目錄、公開內(nèi)容及公開記錄。職工對廠務公開內(nèi)容的意見和建議，以及處理情況的記錄。廠務公開監(jiān)督檢查的相關材料，包括檢查報告、整改記錄等。3.職工意見征集與反饋檔案職工意見征集的渠道、方式及征集到的意見、建議。對職工意見的分類整理、分析研究情況。針對職工意見的處理措施、反饋結(jié)果及職工滿意度調(diào)查情況。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責民主管理檔案的收集工作，確保文件、資料的及時、完整收集。2.收集的檔案應保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于電子文件，應同時收集其紙質(zhì)版本，并確保兩者內(nèi)容一致。（三）整理方法1.分類根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將民主管理檔案分為職工代表大會檔案、廠務公開檔案、職工意見征集與反饋檔案等類別。在每個類別下，再根據(jù)檔案的形成時間或其他邏輯順序進行細分。2.編號為每一份檔案編制唯一的編號，編號應體現(xiàn)檔案的類別、年度和順序號。例如：職工代表大會檔案20XX001，表示20XX年度的第1份職工代表大會檔案。3.裝訂對紙質(zhì)檔案進行整理裝訂，確保文件整齊、牢固，便于查閱和保管。裝訂時應去除文件上的金屬物，采用A4紙規(guī)格的檔案封面和封底。三、檔案的歸檔與存儲（一）歸檔流程1.各部門收集整理好的檔案，應定期移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對、驗收，確認無誤后辦理歸檔手續(xù)。3.歸檔后的檔案應按照分類、編號順序上架存放，便于查找和管理。（二）存儲方式1.紙質(zhì)檔案應存放在專門的檔案柜中，檔案柜應保持清潔、干燥，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的檔案，應采用異地備份的方式，確保數(shù)據(jù)的安全性。（三）存儲期限1.職工代表大會檔案、廠務公開檔案等重要檔案應長期保存。2.職工意見征集與反饋檔案的存儲期限根據(jù)實際情況確定，但一般不少于[X]年。四、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱民主管理檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密或職工個人隱私的檔案，查閱人應嚴格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準不得擅自復制、傳播。（二）查閱流程1.查閱人持經(jīng)審批的《檔案查閱申請表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門工作人員根據(jù)查閱申請表提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人應在規(guī)定的時間內(nèi)完成查閱，并將檔案歸還檔案管理部門。（三）借閱權(quán)限1.因特殊原因需要借閱民主管理檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人、檔案管理部門負責人及公司分管領導審批后借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱流程1.借閱人持經(jīng)審批的《檔案借閱申請表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門工作人員對借閱的檔案進行清點、登記，并向借閱人發(fā)放《檔案借閱登記表》。3.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。4.借閱期滿后，借閱人應按時歸還檔案，檔案管理部門工作人員對歸還的檔案進行檢查，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的存儲期限和實際價值，定期對民主管理檔案進行鑒定。2.鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、確保安全的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員及公司分管領導組成。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、價值、完整性等進行綜合評估，確定檔案是否仍具有保存價值。2.對于已超過存儲期限且無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，報檔案鑒定小組審批。（四）銷毀流程1.經(jīng)檔案鑒定小組批準銷毀的檔案，由檔案管理部門負責組織實施銷毀。2.銷毀檔案時，應采用適當?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復。3.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立民主管理檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：支持將紙質(zhì)檔案和電子文件錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，方便用戶快速查找所需檔案信息。3.借閱管理功能：實現(xiàn)檔案借閱的在線申請、審批、登記和歸還等流程管理。4.統(tǒng)計分析功能：對檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進行統(tǒng)計分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能：設置用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全性和保密性。（三）數(shù)據(jù)維護1.定期對檔案信息管理系統(tǒng)中的數(shù)