PAGE農(nóng)村扶貧檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)農(nóng)村扶貧檔案管理，確保扶貧檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為農(nóng)村扶貧工作提供可靠依據(jù)和歷史憑證，特制定本歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織參與的所有農(nóng)村扶貧項(xiàng)目檔案的歸檔管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映農(nóng)村扶貧工作的實(shí)際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集、整理扶貧工作中形成的各類文件材料，確保檔案的完整性。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和邏輯順序，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類和系統(tǒng)整理，便于查找和利用。4.規(guī)范性原則：檔案的整理、編目、裝訂等應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。二、歸檔范圍（一）綜合管理類1.上級(jí)關(guān)于農(nóng)村扶貧工作的政策文件、指示、通知等。2.本公司/組織制定的農(nóng)村扶貧工作規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。3.農(nóng)村扶貧工作會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。4.農(nóng)村扶貧工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)資料等。（二）項(xiàng)目管理類1.扶貧項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目實(shí)施方案等。2.扶貧項(xiàng)目審批文件、招投標(biāo)文件、合同協(xié)議等。3.扶貧項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的各類文件材料，如項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、資金使用情況報(bào)告、質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.扶貧項(xiàng)目績(jī)效評(píng)估報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。（三）資金管理類1.扶貧資金預(yù)算、決算報(bào)告。2.扶貧資金申請(qǐng)、審批、撥付文件。3.扶貧資金使用憑證、賬目明細(xì)等。4.扶貧資金監(jiān)督檢查報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。（四）幫扶工作類1.貧困戶基本信息檔案，包括家庭人口、收入、致貧原因等。2.幫扶責(zé)任人與貧困戶簽訂的幫扶協(xié)議、幫扶計(jì)劃、幫扶記錄等。3.貧困戶脫貧驗(yàn)收材料，如脫貧申請(qǐng)書(shū)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。（五）其他類1.農(nóng)村扶貧工作中的照片、音像資料等。2.與農(nóng)村扶貧工作相關(guān)的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)勵(lì)文件等。三、歸檔要求（一）文件材料齊全完整應(yīng)收集齊全扶貧工作中形成的各類文件材料，不得遺漏重要文件。對(duì)于同一事項(xiàng)的不同版本、不同稿本的文件，應(yīng)一并歸檔。（二）文件材料真實(shí)有效歸檔的文件材料必須是真實(shí)發(fā)生的，具有法律效力的。嚴(yán)禁將虛假、無(wú)效的文件材料歸檔。（三）文件材料格式規(guī)范歸檔的文件材料應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)公文格式的規(guī)定，紙張應(yīng)采用A4規(guī)格，字跡應(yīng)清晰、工整，簽字蓋章應(yīng)齊全。（四）文件材料分類準(zhǔn)確按照本制度規(guī)定的歸檔范圍和分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)文件材料進(jìn)行準(zhǔn)確分類，不得混淆類別。（五）文件材料編號(hào)清晰對(duì)歸檔的文件材料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、清晰，便于查找和管理。四、歸檔流程（一）收集1.各部門(mén)、各項(xiàng)目組應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集本部門(mén)、本項(xiàng)目在扶貧工作中形成的文件材料，并定期向檔案管理部門(mén)移交。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)、各項(xiàng)目組的文件材料收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保文件材料及時(shí)、完整地收集上來(lái)。（二）整理1.檔案管理人員對(duì)收集上來(lái)的文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。2.整理過(guò)程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無(wú)效的文件材料，對(duì)破損、褪色的文件材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.按照檔案裝訂要求，對(duì)整理好的文件材料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。（三）編目1.編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)成冊(cè)，便于查閱。（四）裝盒1.將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)及題名等信息。2.檔案盒應(yīng)按照一定的順序排列，存放在檔案柜中。（五）上架1.將裝盒后的檔案上架存放，檔案柜應(yīng)按照類別、年度等順序排列，便于查找和管理。2.建立檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案的存放位置，方便查閱。五、檔案保管期限（一）永久保管1.上級(jí)關(guān)于農(nóng)村扶貧工作的重要政策文件、指示、通知等。2.本公司/組織制定的農(nóng)村扶貧工作規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。3.農(nóng)村扶貧工作中的重大決策、重要會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。4.扶貧項(xiàng)目的立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目實(shí)施方案等。5.扶貧項(xiàng)目的績(jī)效評(píng)估報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。6.與農(nóng)村扶貧工作相關(guān)的重要榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)勵(lì)文件等。（二）定期保管1.保管期限為30年的檔案：扶貧項(xiàng)目的招投標(biāo)文件、合同協(xié)議等。扶貧項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的各類文件材料，如項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、資金使用情況報(bào)告、質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。扶貧資金預(yù)算、決算報(bào)告。扶貧資金申請(qǐng)、審批、撥付文件。扶貧資金使用憑證、賬目明細(xì)等。貧困戶基本信息檔案。2.保管期限為10年的檔案：幫扶責(zé)任人與貧困戶簽訂的幫扶協(xié)議、幫扶計(jì)劃、幫扶記錄等。貧困戶脫貧驗(yàn)收材料。農(nóng)村扶貧工作中的照片、音像資料等。六、檔案利用（一）借閱1.因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)按照《檔案借閱申請(qǐng)表》的內(nèi)容，為借閱人員提供檔案，并在《檔案借閱登記簿》上登記借閱情況。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并在復(fù)印件上加蓋檔案管理部門(mén)印章。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。（二）查閱1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案的，可直接到檔案管理部門(mén)查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案管理部門(mén)。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并在復(fù)印件上加蓋檔案管理部門(mén)印章。（三）出具證明1.因工作需要，需檔案管理部門(mén)出具檔案證明的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案證明申請(qǐng)表》，注明證明內(nèi)容、用途等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理出具證明手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容，如實(shí)出具檔案證明，并在《檔案證明登記簿》上登記證明出具情況。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出存毀意見(jiàn)。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案銷毀應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和相關(guān)部門(mén)人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，確保檔案銷毀徹底。3.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)一式兩份，一份隨檔案銷毀，一份留存檔案管理部門(mén)備查。八、檔案信息化管理（一）檔案數(shù)字化1.對(duì)重要的扶貧檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案數(shù)字化應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保電子檔案的質(zhì)量和安全。（二）電子檔案管理1.建立電子檔案管理制度，對(duì)電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用、備份等進(jìn)行規(guī)范管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。3.利用電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案的檢索和利用，提高檔案利用效率。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)、各項(xiàng)目組的檔案歸檔情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.建立檔案管理工作考核制度，將檔案管理工作納入各部門(mén)、各項(xiàng)目組的績(jī)效考核內(nèi)容。（二）外部檢