PAGE檔案編碼管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案編碼的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，提高檔案管理效率和質(zhì)量，便于檔案的檢索、利用和統(tǒng)計(jì)分析，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及所屬單位形成的各類(lèi)檔案的編碼管理。（三）基本原則1.唯一性原則：每個(gè)檔案編碼在全公司范圍內(nèi)是唯一的，確保檔案標(biāo)識(shí)的唯一性和準(zhǔn)確性。2.系統(tǒng)性原則：編碼應(yīng)具有一定的邏輯結(jié)構(gòu)，反映檔案的分類(lèi)體系和層次關(guān)系，便于分類(lèi)管理和查詢(xún)。3.穩(wěn)定性原則：編碼一經(jīng)確定，應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，避免頻繁變動(dòng)。4.擴(kuò)展性原則：編碼應(yīng)具有一定的擴(kuò)展性，以便適應(yīng)未來(lái)檔案數(shù)量增加和管理需求變化。二、檔案編碼體系（一）編碼結(jié)構(gòu)檔案編碼采用層次碼結(jié)構(gòu)，由檔案門(mén)類(lèi)代碼、年度代碼、保管期限代碼、機(jī)構(gòu)代碼、檔案順序號(hào)等部分組成。（二）編碼說(shuō)明1.檔案門(mén)類(lèi)代碼：根據(jù)國(guó)家檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和公司檔案管理實(shí)際，將檔案分為文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、聲像檔案、電子檔案等門(mén)類(lèi)，分別用不同的字母代碼表示。2.年度代碼：采用公元紀(jì)年，取四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。3.保管期限代碼：根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年），分別用“Y”“C”“D”表示。4.機(jī)構(gòu)代碼：按照公司內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)設(shè)置，賦予各部門(mén)或單位唯一的代碼，采用兩位數(shù)字表示。5.檔案順序號(hào)：在同一門(mén)類(lèi)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)下的檔案，按形成時(shí)間或歸檔順序依次編號(hào)，采用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。（三）編碼示例如“WS2023Y010001”，表示文書(shū)檔案，2023年形成，永久保管，公司辦公室的第1份檔案。三、檔案編碼管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和修訂檔案編碼管理制度。2.負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案編碼工作，對(duì)各部門(mén)檔案編碼工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。3.負(fù)責(zé)檔案編碼的分配、調(diào)整和維護(hù)，確保編碼的唯一性和準(zhǔn)確性。4.負(fù)責(zé)建立檔案編碼與檔案實(shí)體的對(duì)應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)形成檔案的收集、整理和歸檔工作，并按照檔案編碼管理制度的要求進(jìn)行編碼。2.負(fù)責(zé)向檔案管理部門(mén)提交本部門(mén)檔案編碼申請(qǐng)，配合檔案管理部門(mén)做好編碼分配和調(diào)整工作。3.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案編碼的日常維護(hù)和管理，確保檔案編碼的一致性和準(zhǔn)確性。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、編目和上架工作，按照檔案編碼管理制度的要求對(duì)檔案進(jìn)行準(zhǔn)確編碼。2.負(fù)責(zé)檔案編碼的審核和校對(duì)工作，確保檔案編碼的正確性和完整性。3.負(fù)責(zé)檔案編碼信息的錄入和維護(hù)工作，建立檔案編碼數(shù)據(jù)庫(kù)，為檔案查詢(xún)和利用提供支持。四、檔案編碼的分配與使用（一）編碼申請(qǐng)各部門(mén)在檔案形成后，應(yīng)及時(shí)整理歸檔，并填寫(xiě)《檔案編碼申請(qǐng)表》，提交至檔案管理部門(mén)。申請(qǐng)表應(yīng)包括檔案門(mén)類(lèi)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)、檔案名稱(chēng)、數(shù)量等信息。（二）編碼分配檔案管理部門(mén)收到編碼申請(qǐng)后，應(yīng)按照檔案編碼體系和編碼規(guī)則，對(duì)申請(qǐng)編碼進(jìn)行審核和分配。審核通過(guò)后，將分配的檔案編碼通知申請(qǐng)部門(mén)，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記。（三）編碼使用各部門(mén)在檔案整理和歸檔過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照分配的檔案編碼進(jìn)行標(biāo)注和填寫(xiě)。檔案管理人員在檔案接收、整理、編目等環(huán)節(jié)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案編碼，確保檔案編碼的準(zhǔn)確使用。（四）編碼變更檔案在保管過(guò)程中，如因機(jī)構(gòu)調(diào)整、保管期限變更、檔案內(nèi)容調(diào)整等原因需要變更檔案編碼的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案編碼變更申請(qǐng)表》，說(shuō)明變更原因和變更內(nèi)容，提交至檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)審核通過(guò)后，進(jìn)行編碼變更，并在檔案管理系統(tǒng)中更新相關(guān)信息。五、檔案編碼的維護(hù)與更新（一）定期維護(hù)檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案編碼進(jìn)行維護(hù)，檢查編碼的準(zhǔn)確性和完整性，清理無(wú)效編碼和重復(fù)編碼。每年年底，應(yīng)對(duì)檔案編碼進(jìn)行全面核對(duì)和更新，確保檔案編碼與檔案實(shí)體的一致性。（二）動(dòng)態(tài)更新隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案數(shù)量增加，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)調(diào)整檔案編碼體系，增加新的編碼類(lèi)別或擴(kuò)展編碼位數(shù)，以滿(mǎn)足檔案管理的需要。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)對(duì)檔案編碼進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新，確保檔案編碼的適應(yīng)性和有效性。（三）數(shù)據(jù)備份檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案編碼數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，確保編碼數(shù)據(jù)的安全性和完整性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。六、檔案編碼的安全與保密（一）安全管理檔案編碼是公司檔案管理的重要標(biāo)識(shí)，應(yīng)采取安全措施進(jìn)行保護(hù)。檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案編碼的管理，限制無(wú)關(guān)人員對(duì)編碼信息的訪(fǎng)問(wèn)。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止編碼信息泄露和被篡改。（二）保密管理檔案編碼涉及公司的商業(yè)秘密和敏感信息，應(yīng)嚴(yán)格保密。檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，不得將檔案編碼信息泄露給無(wú)關(guān)人員。在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的要求，對(duì)涉及檔案編碼的信息進(jìn)行保密處理。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)檔案編碼管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括編碼申請(qǐng)、編碼分配、編碼使用、編碼維護(hù)等環(huán)節(jié)。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。（二）考核評(píng)價(jià)公司將檔案編碼管理工作納入部門(mén)績(jī)效考核體系，對(duì)檔案編碼管理工作成績(jī)突出的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)檔案編碼管理工作不力，導(dǎo)致