PAGE投資檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司投資檔案資料的管理，確保投資檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司投資決策、項目運(yùn)營及后續(xù)管理提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有投資項目從項目立項、盡職調(diào)查、投資決策、協(xié)議簽署、項目實施到退出等全過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司投資檔案資料實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔、保管和提供利用。2.真實完整原則投資檔案資料應(yīng)如實反映投資項目的實際情況，確保檔案資料的完整性，不得遺漏重要信息。3.分類科學(xué)原則根據(jù)投資項目的特點和檔案資料的性質(zhì)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，確保投資檔案資料的安全，防止信息泄露。二、投資檔案資料的分類與編號（一）分類1.項目立項文件包括項目建議書、可行性研究報告、項目立項批復(fù)等。2.盡職調(diào)查資料涵蓋財務(wù)盡職調(diào)查報告、法律盡職調(diào)查報告、業(yè)務(wù)盡職調(diào)查報告等。3.投資決策文件如投資決策會議紀(jì)要、投資審批文件等。4.協(xié)議合同類投資協(xié)議、股東協(xié)議、合作協(xié)議、融資合同、擔(dān)保合同等。5.項目實施文件項目進(jìn)度報告、資金使用記錄、重大事項變更文件等。6.項目退出文件資產(chǎn)處置協(xié)議、股權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議、清算報告等。7.其他相關(guān)文件包括往來信函、會議記錄、審計報告、評估報告等。（二）編號投資檔案資料編號采用“年份+項目序號+分類代碼”的形式。例如，2023年第5個投資項目的財務(wù)盡職調(diào)查報告編號為“202305C01”，其中“2023”代表年份，“05”代表項目序號，“C01”代表財務(wù)盡職調(diào)查資料分類代碼。分類代碼根據(jù)上述分類進(jìn)行設(shè)定，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。三、投資檔案資料的收集與整理（一）收集職責(zé)1.項目團(tuán)隊負(fù)責(zé)在投資項目各階段及時收集本階段產(chǎn)生的檔案資料，并按照要求進(jìn)行初步整理后移交檔案管理部門。2.相關(guān)部門涉及投資項目的財務(wù)、法務(wù)、業(yè)務(wù)等部門應(yīng)配合項目團(tuán)隊，及時提供各自工作中形成的與投資項目相關(guān)的檔案資料。3.檔案管理部門定期對各項目團(tuán)隊和相關(guān)部門的檔案資料收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案資料及時、完整收集。（二）收集要求1.及時性在投資項目各階段工作完成后，應(yīng)及時收集相關(guān)檔案資料，不得拖延。2.完整性收集的檔案資料應(yīng)涵蓋項目全過程的各類文件，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、數(shù)據(jù)等。3.準(zhǔn)確性確保收集的檔案資料內(nèi)容真實、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)清晰、可靠。（三）整理要求1.分類整理檔案管理部門收到移交的檔案資料后，按照本制度規(guī)定的分類進(jìn)行整理，確保同一項目的檔案資料集中存放。2.編號標(biāo)注對每份檔案資料進(jìn)行編號標(biāo)注，確保編號與分類一致，并在檔案資料上加蓋編號章。3.目錄編制編制詳細(xì)的檔案資料目錄清單，包括檔案資料名稱、編號、日期、來源等信息，便于查找和核對。4.裝訂規(guī)范對于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于長期保存。四、投資檔案資料的歸檔與保管（一）歸檔流程1.初審檔案管理部門對整理后的檔案資料進(jìn)行初審，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對不符合要求的及時反饋給項目團(tuán)隊或相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充完善。2.歸檔初審合格的檔案資料按照分類和編號順序進(jìn)行歸檔，存入專門的檔案庫房或電子存儲系統(tǒng)。3.登記建立檔案資料歸檔登記臺賬，詳細(xì)記錄檔案資料的歸檔日期、名稱、編號、保管期限等信息。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管采用紙質(zhì)檔案庫房保管，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，按照檔案資料的類別和年份進(jìn)行分區(qū)存放，并定期進(jìn)行盤點和檢查。2.電子檔案保管電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，進(jìn)行備份管理，并建立電子檔案索引目錄，便于快速查找和調(diào)用。同時，定期對電子檔案進(jìn)行殺毒和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（三）保管期限1.永久保管涉及公司重大投資決策、核心商業(yè)秘密、重要資產(chǎn)權(quán)益等關(guān)鍵檔案資料，實行永久保管。2.定期保管其他投資檔案資料根據(jù)其重要性和時效性，分別設(shè)定保管期限為10年、15年、20年等。保管期限屆滿后，經(jīng)檔案管理部門鑒定，確無保存價值的，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。五、投資檔案資料的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱投資檔案資料的，應(yīng)填寫《投資檔案資料查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱因?qū)徲?、監(jiān)管、合作等特殊原因需要外部機(jī)構(gòu)查閱投資檔案資料的，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）借閱規(guī)定1.借閱申請公司內(nèi)部人員因工作需要借閱投資檔案資料的，應(yīng)填寫《投資檔案資料借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱用途、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般情況下，借閱期限不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.歸還要求借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案資料，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案資料進(jìn)行檢查，確保資料完整、無損。如發(fā)現(xiàn)資料缺失或損壞，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。（三）查閱與借閱記錄檔案管理部門應(yīng)建立查閱與借閱記錄臺賬，詳細(xì)記錄查閱與借閱人員姓名、部門、查閱或借閱時間、檔案資料名稱及編號等信息，以備查詢和統(tǒng)計。六、投資檔案資料的保密與安全（一）保密措施1.人員管理對涉及投資檔案資料管理的工作人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.場所管理檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理部門辦公區(qū)域應(yīng)采取必要的安全防范措施，防止檔案資料被盜、被篡改。3.信息管理嚴(yán)格控制投資檔案資料的電子信息傳播，對涉及敏感信息的電子文件進(jìn)行加密處理。在對外提供檔案資料時，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行脫敏處理，確保信息安全。（二）安全保障1.設(shè)施建設(shè)檔案庫房應(yīng)配備完善的防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥劑、監(jiān)控設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施正常運(yùn)行。2.應(yīng)急處置制定投資檔案資料安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時的應(yīng)急處置措施，確保檔案資料能夠得到及時有效的保護(hù)。定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。七、投資檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立投資檔案資料鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)人員、法務(wù)人員等組成，負(fù)責(zé)對保管期限屆滿的檔案資料進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案資料的重要性、相關(guān)性、時效性等因素，綜合判斷檔案資料是否仍具有保存價值。對于已失去保存價值的檔案資料，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.編制清單鑒定小組對擬銷毀的檔案資料進(jìn)行逐一核對，編制《投資檔案資料銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案資料名稱、編號、數(shù)量等信息。2.審批簽字《投資檔案資料銷毀清單》經(jīng)鑒定小組全體成員簽字確認(rèn)，并報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.實施銷毀審批通過后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)實施銷毀工作。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等安全可靠的方法，確保檔案資料無法恢復(fù)。4.監(jiān)督記錄銷毀過程應(yīng)進(jìn)