PAGE完善工作檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工作檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司工作檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢(xún)、借閱和使用。二、檔案管理部門(mén)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置公司設(shè)立檔案管理中心，負(fù)責(zé)公司工作檔案的統(tǒng)一管理。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定和修訂檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集、整理公司各部門(mén)及員工在工作中形成的各類(lèi)檔案資料，確保檔案的齊全完整。3.檔案保管：建立檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全。4.檔案鑒定與銷(xiāo)毀：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。5.檔案檢索與利用：建立檔案檢索系統(tǒng)，為公司各部門(mén)及員工提供檔案查詢(xún)、借閱等服務(wù)，提高檔案利用效率。6.檔案統(tǒng)計(jì)與分析：對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。三、檔案分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.行政檔案：包括公司文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、資質(zhì)證書(shū)等。2.人事檔案：包括員工個(gè)人基本信息、勞動(dòng)合同、薪酬福利、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)等。3.財(cái)務(wù)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)，分為市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)檔案、項(xiàng)目管理檔案、客戶(hù)服務(wù)檔案等。5.其他檔案：包括公司榮譽(yù)證書(shū)、獲獎(jiǎng)材料、對(duì)外宣傳資料等。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查詢(xún)，對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用分類(lèi)號(hào)+流水號(hào)的方式，具體編號(hào)規(guī)則如下：1.行政檔案：XZ+年份+流水號(hào)，如XZ2023001。2.人事檔案：RS+年份+流水號(hào)，如RS2023002。3.財(cái)務(wù)檔案：CW+年份+流水號(hào)，如CW2023003。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)分類(lèi)，分別采用不同的編號(hào)前綴，如SY（市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)檔案）、XM（項(xiàng)目管理檔案）、KF（客戶(hù)服務(wù)檔案）等，后面接年份和流水號(hào)，如SY2023004。5.其他檔案：QT+年份+流水號(hào)，如QT2023005。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門(mén)職責(zé)：公司各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)工作檔案的收集和整理，并按照規(guī)定時(shí)間移交檔案管理部門(mén)。2.收集范圍：包括但不限于部門(mén)文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、業(yè)務(wù)合同、客戶(hù)資料、技術(shù)文檔等。3.收集時(shí)間：各部門(mén)應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案資料整理完畢，并移交檔案管理部門(mén)。（二）檔案整理1.分類(lèi)整理：檔案管理部門(mén)按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)整理。2.編號(hào)裝訂：對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，并按照編號(hào)順序裝訂成冊(cè)。3.編制目錄：為每?jī)?cè)檔案編制目錄，注明檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、日期、保管期限等信息，便于查詢(xún)和利用。五、檔案保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.選址要求：檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、防火防盜的地方。2.設(shè)施配備：配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等。（二）檔案保管要求1.分類(lèi)存放：按照檔案分類(lèi)，將檔案存放在相應(yīng)的檔案柜中，便于查找和管理。2.標(biāo)識(shí)清晰：在檔案柜上標(biāo)明檔案類(lèi)別、編號(hào)范圍等信息，便于識(shí)別。3.定期檢查：檔案管理部門(mén)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。4.環(huán)境維護(hù)：保持檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生，控制庫(kù)房的溫度、濕度，為檔案提供良好的保管環(huán)境。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定1.鑒定周期：檔案管理部門(mén)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，一般每五年進(jìn)行一次全面鑒定。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期（16年至50年）、短期（15年以下）。3.鑒定程序：由檔案管理部門(mén)組織相關(guān)人員組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷鑒定。鑒定小組根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提出檔案的存毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)檔案鑒定表。（二）檔案銷(xiāo)毀1.銷(xiāo)毀審批：經(jīng)鑒定小組鑒定后，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清單，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.銷(xiāo)毀方式：檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。3.銷(xiāo)毀記錄：檔案管理部門(mén)對(duì)檔案銷(xiāo)毀情況進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱(chēng)、數(shù)量等信息，并存檔備查。七、檔案檢索與利用（一）檔案檢索檔案管理部門(mén)建立檔案檢索系統(tǒng)，為公司各部門(mén)及員工提供檔案查詢(xún)服務(wù)。檢索系統(tǒng)應(yīng)具備多種檢索方式，如按編號(hào)檢索、按關(guān)鍵詞檢索、按時(shí)間檢索等。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)檢索系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保檢索信息的準(zhǔn)確性和完整性。（二）檔案利用1.借閱申請(qǐng)：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、用途、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門(mén)審批。2.借閱審批：檔案管理部門(mén)根據(jù)借閱申請(qǐng)表，對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審批。對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制借閱范圍和審批程序。3.借閱期限：檔案借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理借閱申請(qǐng)手續(xù)。4.借閱歸還：借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.查閱利用：公司外部人員查閱檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司相關(guān)制度辦理審批手續(xù)。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或復(fù)制。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)檔案信息化管理系統(tǒng)，具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.安全管理：采取安全防護(hù)措施，確保檔案信息化管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行，防止檔案信息泄露。（三）信息化管理要求1.數(shù)據(jù)錄入：檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案整理要求，將檔案信息準(zhǔn)確錄入檔案信息化管理系統(tǒng)。2.數(shù)據(jù)維護(hù)：定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.系統(tǒng)使用：公司各部門(mén)及員工應(yīng)按照規(guī)定使用檔案信息化管理系統(tǒng)，不得擅自修改系統(tǒng)數(shù)據(jù)。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集與整理情況、檔案保管情況、檔案檢索與利用情況等。（二）考核評(píng)價(jià)檔案管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)