PAGE檔案材料完善歸檔制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案材料的完整性、準確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保存，特制定本完善歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中形成的各類檔案材料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作。2.真實完整原則：檔案材料應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容的完整性和準確性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.分類科學原則：根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)和時間順序等因素，對檔案進行科學分類，便于管理和查找。4.安全保密原則：加強檔案的安全防護措施，確保檔案的安全保管，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門職責（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立獨立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責公司檔案的全面管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定檔案管理工作的具體實施細則。2.負責公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。5.負責檔案庫房的安全管理，配備必要的安全防護設(shè)備，確保檔案的安全保管。6.開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。8.積極提供檔案利用服務(wù)，為公司的各項工作提供有力支持，同時做好檔案利用登記和統(tǒng)計工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、行政公文、人事檔案、印章管理、證照管理等材料。2.財務(wù)檔案類：涵蓋會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料、資金管理、預(yù)算管理等檔案。3.業(yè)務(wù)檔案類：根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型，分為市場營銷檔案（市場調(diào)研、銷售合同、客戶資料等）、生產(chǎn)管理檔案（生產(chǎn)計劃、工藝流程、質(zhì)量控制等）、采購供應(yīng)檔案（采購合同、供應(yīng)商資料、物資庫存等）、技術(shù)研發(fā)檔案（研發(fā)項目資料、技術(shù)文檔、專利申請等）、項目管理檔案（項目立項、進度跟蹤、驗收報告等）等。4.合同檔案類：各類合同協(xié)議，包括買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議等。5.資質(zhì)榮譽檔案類：公司獲得的各類資質(zhì)證書、榮譽獎項等相關(guān)材料。6.其他檔案類：不屬于上述分類的其他重要檔案材料。（二）檔案編號1.檔案編號采用“分類代碼+年份+流水號”的方式編制。2.分類代碼按照上述檔案分類設(shè)置，用大寫字母表示，如行政檔案類用“XZ”表示，財務(wù)檔案類用“CW”表示等。3.年份采用公元紀年，取四位數(shù)，如“2023”表示2023年。4.流水號為每類檔案按時間順序排列的順序號，用四位數(shù)表示，從“0001”開始編號。5.例如，一份2023年形成的行政檔案中的會議紀要，其編號為“XZ20230001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在工作活動中直接形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.公司員工個人在履行工作職責過程中形成的重要文件、報告、記錄等，應(yīng)及時提交給檔案管理部門歸檔。3.公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等，由承辦部門負責收集，并在合同履行完畢后及時移交檔案管理部門。4.公司獲得的各類資質(zhì)證書、榮譽獎項等原件及相關(guān)申報材料，由經(jīng)辦部門收集后交檔案管理部門歸檔。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確兼職檔案員，負責本部門檔案材料的收集、整理和初步審核工作，并定期向檔案管理部門移交。2.檔案材料應(yīng)在形成后及時收集，確保檔案的完整性和時效性。對于重要緊急的檔案材料，應(yīng)優(yōu)先收集歸檔。3.收集的檔案材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備，載體形式符合要求。對于破損、褪色的檔案材料，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。4.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行收集，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。同時，應(yīng)定期對電子文件進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性，便于檔案的保管和利用。2.按照檔案分類方案，對收集到的檔案材料進行分類整理，同一類別的檔案應(yīng)集中排列。3.每份檔案材料應(yīng)單獨裝訂或編頁，去除金屬物，破損的材料應(yīng)進行修補或裱糊。4.檔案材料應(yīng)編制頁碼，頁碼位置正面在右下角，背面在左下角，空白頁不編號。5.在檔案材料首頁放置檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、頁數(shù)等信息，便于查閱。（四）整理方法1.行政檔案類：按照文件的性質(zhì)和時間順序進行整理，將同一事項的文件集中在一起，依次排列。2.財務(wù)檔案類：按照會計憑證、賬簿、報表等類別分別整理，每類檔案應(yīng)按照時間順序裝訂成冊，并編制相應(yīng)的目錄。3.業(yè)務(wù)檔案類：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型的特點，按照業(yè)務(wù)流程或項目階段進行整理，將相關(guān)的文件材料組成一個有機整體。4.合同檔案類：按照合同簽訂時間順序進行整理，每份合同單獨裝訂，并在合同首頁附上合同目錄和相關(guān)附件。5.資質(zhì)榮譽檔案類：按照資質(zhì)證書和榮譽獎項的類別分別整理，將證書原件和申報材料一并歸檔。6.其他檔案類：根據(jù)檔案材料的具體內(nèi)容，參照上述分類方法進行整理。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對整理好的檔案材料進行初步審核，確保檔案內(nèi)容完整、準確、分類合理后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案材料移交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到檔案材料后，按照檔案分類編號規(guī)則進行再次審核和編號，并將檔案材料裝入檔案盒或檔案柜，在檔案盒或檔案柜上標明檔案類別、編號、年度等信息。3.檔案管理部門將歸檔后的檔案材料按照類別和編號順序上架存放，建立檔案存放索引，便于查找和管理。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為30年、10年。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件，公司章程、規(guī)章制度，年度財務(wù)決算報告，重要的合同協(xié)議，公司獲得的具有重大歷史意義和長期利用價值的資質(zhì)證書、榮譽獎項等。3.保管期限為30年的檔案主要包括一般性的行政文件、財務(wù)報表、業(yè)務(wù)檔案、合同檔案等。4.保管期限為10年的檔案主要包括短期業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料、一般性的工作記錄等。5.檔案保管期限的確定，由檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值和現(xiàn)實利用需求等因素進行綜合判定，并報公司領(lǐng)導(dǎo)批準。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。同時，應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的完整無缺。4.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案的存儲環(huán)境應(yīng)滿足防火防潮等要求。5.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入檔案庫房。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，成員包括各業(yè)務(wù)部門負責人和檔案管理人員。鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標準1.依據(jù)檔案保管期限表，對到期檔案進行鑒定，判斷檔案是否仍具有保存價值。2.對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)從以下幾個方面進行綜合評估：檔案內(nèi)容是否已無現(xiàn)實利用價值，是否已被其他文件材料替代。檔案的歷史價值是否已被充分挖掘和利用，是否有新的研究或參考需求。檔案的法律憑證作用是否已消失，是否不再具有法律效力。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)、個人隱私等敏感信息的檔案，在鑒定時應(yīng)特別謹慎，確保信息安全。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對到期檔案進行逐卷鑒定，提出存毀意見，并填寫檔案鑒定銷毀清冊，一式三份，一份留存檔案管理部門，一份交公司領(lǐng)導(dǎo)審批，一份作為銷毀依據(jù)。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，檔案管理部門負責組織檔案銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案鑒定銷毀清冊上簽字確認，并將銷毀情況報告公司領(lǐng)導(dǎo)。同時，檔案管理部門應(yīng)將檔案鑒定銷毀清冊歸檔保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱重要檔案或涉及公司機密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.公司外部單位或個人查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，說明查閱目的和范圍，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案原件或復(fù)印件。查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人等信息。2.對于電子檔案的查閱，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限和程序，提供電子檔案的查閱服務(wù)，并確保電子檔案的安全和保密。3.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理