PAGE學(xué)校后勤資料檔案制度一、總則（一）目的為加強學(xué)校后勤資料檔案管理，確保后勤工作的規(guī)范化、科學(xué)化、精細化，提高后勤服務(wù)質(zhì)量和管理水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合學(xué)校實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校后勤部門及其所屬各科室、中心、班組等涉及后勤工作的所有人員，涵蓋后勤保障、物資采購、維修維護、環(huán)境衛(wèi)生、餐飲服務(wù)、安全保衛(wèi)等各項業(yè)務(wù)活動中形成的資料檔案。（三）基本原則1.真實性原則：資料檔案應(yīng)如實反映后勤工作的實際情況，確保內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集、整理后勤工作各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的資料檔案，保證檔案資料的完整性。3.規(guī)范性原則：嚴格按照規(guī)定的格式、內(nèi)容和流程進行資料檔案的記錄、整理、歸檔和保管，確保檔案的規(guī)范性。4.保密性原則：對涉及學(xué)校機密、敏感信息的資料檔案，嚴格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。5.便利性原則：資料檔案的管理應(yīng)便于查詢、使用和維護，提高工作效率。二、資料檔案的分類與編號（一）分類1.后勤保障類：包括學(xué)校水、電、氣供應(yīng)保障記錄，設(shè)備設(shè)施運行維護計劃與記錄，能源消耗統(tǒng)計報表等。2.物資采購類：涵蓋物資采購申請、采購合同、供應(yīng)商信息、物資驗收記錄等。3.維修維護類：包含維修工單、維修記錄、零部件更換清單、維修費用結(jié)算等。4.環(huán)境衛(wèi)生類：如校園清潔消毒記錄、綠化養(yǎng)護計劃與記錄、衛(wèi)生檢查報告等。5.餐飲服務(wù)類：涉及食堂食材采購清單、食品加工過程記錄、餐飲具消毒記錄、食品安全檢查記錄、師生就餐滿意度調(diào)查等。6.安全保衛(wèi)類：包括安全巡查記錄、門禁管理記錄、消防安全檢查報告、突發(fā)事件應(yīng)急處置記錄等。7.其他類：不屬于上述分類的其他后勤相關(guān)資料檔案，如工作計劃、總結(jié)、會議紀要、培訓(xùn)資料等。（二）編號1.采用“年份+類別代碼+流水號”的編號方式。2.年份：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)上述分類，分別用一位大寫字母表示，如“A”代表后勤保障類，“B”代表物資采購類等。4.流水號：按照資料檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號。5.例如，2023年后勤保障類的第5份資料檔案編號為“2023A005”。三、資料檔案的收集與整理（一）收集要求1.各科室、中心、班組應(yīng)明確專人負責(zé)資料檔案的收集工作，確保資料及時、準確、完整地收集。2.對于日常工作中產(chǎn)生的各類文件、記錄、報表等資料，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)收集齊全，不得遺漏。3.涉及多個部門共同完成的工作，主辦部門應(yīng)負責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門，確保資料的全面收集。（二）整理要求1.收集到的資料檔案應(yīng)按照分類標準進行初步分類。2.對每份資料進行審核，確保內(nèi)容真實、準確、完整，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.去除資料中的無關(guān)信息，如重復(fù)頁、空白頁等，對破損、褪色的資料進行修復(fù)或復(fù)制。4.按照資料的重要性、關(guān)聯(lián)性等進行排序，同一類資料應(yīng)按照時間順序排列。四、資料檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的資料檔案應(yīng)及時歸檔，歸檔時應(yīng)填寫《檔案歸檔登記表》，注明檔案編號、名稱、類別、形成時間、歸檔日期等信息。2.檔案管理人員應(yīng)定期對歸檔的資料進行核對，確保歸檔信息準確無誤。3.對于電子資料檔案，應(yīng)按照規(guī)定的存儲路徑進行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查詢。（二）保管1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。3.對紙質(zhì)資料檔案應(yīng)進行分類存放，不同類別、年度的檔案應(yīng)分開存放，并設(shè)置明顯的標識。4.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、完整性等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.電子資料檔案應(yīng)定期進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、資料檔案的查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱資料檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱人員遵守查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱資料檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責(zé)人、檔案管理部門負責(zé)人審核同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損，不得擅自復(fù)印、拍照。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時追究借閱人員的責(zé)任。六、資料檔案的保密與銷毀（一）保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，對涉及學(xué)校機密、敏感信息的資料檔案進行嚴格保密。2.未經(jīng)學(xué)校批準，不得擅自向任何單位或個人提供、泄露檔案內(nèi)容。3.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)提醒查閱、借閱人員遵守保密規(guī)定。（二）銷毀1.對于已失去保存價值的資料檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。2.由檔案管理部門提出銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程徹底、合規(guī)。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀登記表》上簽字確認，并將銷毀情況報告學(xué)校相關(guān)部門。七、資料檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.學(xué)校成立資料檔案管理監(jiān)督小組，定期對后勤資料檔案管理工作進行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組應(yīng)檢查資料檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括資料的收集整理、歸檔保管、查閱借閱、保密銷毀等環(huán)節(jié)。3.通過查閱檔案記錄、實地查看、詢問相關(guān)人員等方式，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出整改意見。（二）考核1.將資料檔案管理工作納入學(xué)校后勤部門績效考核體系，對各科室、中心、班組的資料檔案管理工作進行考核評價。2.考核內(nèi)容包括檔案資料完整性、規(guī)范性、及時性，檔案管理設(shè)施設(shè)備維護情況，檔案查閱借閱服務(wù)質(zhì)